Soms vraagt het bedrijfsmanagement medewerkers om hun eigen prestatierapporten te maken. Op deze manier kunnen ondernemers een beeld krijgen van hoe medewerkers hun eigen werk evalueren. Maak je geen zorgen als je wordt gevraagd om het rapport te maken. Maak van deze gelegenheid gebruik om uw succes op het werk te demonstreren door zo goed mogelijk te rapporteren over uw werkvoortgang, prestaties en prestaties.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiden op het schrijven van een rapport
Stap 1. Controleer eerst het rapportformaat dat door het bedrijf wordt gebruikt
De formaten van prestatierapporten variëren afhankelijk van de behoefte. Sommige bedrijven vragen om rapporten per e-mail te versturen. Andere bedrijven bepalen het beleid voor het opstellen van rapporten op basis van bepaalde criteria voor verdere bespreking.
- Als het bedrijf een standaardformaat biedt, maakt u een rapport volgens dat formaat. Volg de richtlijnen zo goed mogelijk, zodat u een volledig rapport levert, zodat u niet slordig overkomt. Soms vragen bedrijven werknemers om formulieren in te vullen of schriftelijke rapporten op te stellen in de vorm van essays.
- Probeer erachter te komen wat u moet melden vóór de deadline voor het indienen van het rapport. Op deze manier kunt u een jaar lang alle prestaties rapporteren volgens de opgegeven criteria. Zorg ervoor dat uw prestatie voldoet aan de opgegeven criteria.
Stap 2. Overhaast het rapport niet
Om de beste prestaties te laten zien, moet u proberen rapporten in goede grammatica op te stellen en zonder typefouten te corrigeren. U moet verschillende concepten voorbereiden en vervolgens de beste kiezen.
- Neem de verzoeken van het bedrijf serieus, want de resultaten van de functiewaardering vormen een belangrijk onderdeel van de werkgeschiedenis van elke werknemer. Als er bepaalde records in uw werkgeschiedenis zijn en u moet concurreren met andere werknemers, is het prestatierapport bepalend.
- Maak een kort prestatierapport in een professionele taalstijl. Om een beknopt rapport te maken, vat je al je beste prestaties van het jaar samen, zodat je rapport niet meer dan twee pagina's lang is, in plaats van elk item in detail te beschrijven. Geef prioriteit aan de prestaties die u het belangrijkst vindt en lever ondersteunend bewijs. Kies echter de echt nuttige informatie, want niemand wil een rapport van 30 pagina's lezen.
Stap 3. Maak er een gewoonte van om tijdens het werk goed te stylen
Om het schrijven van een rapport makkelijker te maken, verzamelt u eerst alle belangrijke documenten. Het is een goed idee om vroeg in het jaar te beginnen met het verzamelen van documenten.
- Voeg verschillende documenten toe waaruit het succes van het werk blijkt, zolang het maar in het formaat is dat door het bedrijf is bepaald. Kies het juiste documentvoorbeeld zodat u de beste prestaties kunt laten zien. Bereid ook de doelen voor die bij de vorige evaluatie zijn gesteld.
- Verzamel notities met suggesties en feedback van leidinggevenden wanneer u een voortgangsevaluatie halverwege het jaar maakt (als het bedrijf een evaluatie uitvoert). De input die u het hele jaar door krijgt, kan worden gebruikt bij het maken van rapporten om de informatie die u presenteert specifieker en nuttiger te maken.
Stap 4. Weet wat het bedrijf van je verwacht
Voordat u begint met het schrijven van een rapport, moet u de vraag kunnen beantwoorden: “Wat verwacht het bedrijf van u?” Vraag het je baas als je het antwoord niet weet. Probeer de relatie tussen prestatie-evaluatie en de doelen die u moet bereiken te begrijpen, zodat de bedrijfsdoelen kunnen worden gerealiseerd.
- Maak prestatierapporten op basis van functiebeschrijvingen, zodat u ze systematisch kunt schrijven. Controleer echter eerst of er functiebeschrijvingen zijn gewijzigd en of alle werkdoelen in de functiebeschrijvingen staan.
- Beschrijf elke taak op basis van de acties die u moet ondernemen en leg vervolgens uit dat u erin bent geslaagd de door het bedrijf gestelde doelen te bereiken. Daarvoor heeft u recht op uitleg over wat het bedrijf van u verwacht. Anders zijn prestatie-evaluaties vaak subjectief en leiden ze tot ongegronde kritiek.
Deel 2 van 3: Schrijf de juiste informatie in het rapport
Stap 1. Informeer de beste prestaties
Maak geen middelmatige prestatierapporten. Maak van deze gelegenheid gebruik om alle taken te melden die u met de beste resultaten hebt voltooid. Vertel me alles en wees trots op je prestaties!
- Rapporteer eerst de beste prestaties die de meeste impact hebben op de prestaties van het bedrijf, vooral belangrijke zaken die het bereiken van de bedrijfsdoelen ondersteunen en die tijdens de laatste prestatie-evaluatie zijn besproken. Beschrijf niet al het werk dat je in een jaar hebt gedaan.
- Probeer echter informatie op een beleefde en professionele manier over te brengen. Gebruik positieve woorden en beledig of verneder collega's niet. Focus op je eigen prestaties.
- Vergeet niet om prestaties aan het begin van de te evalueren periode te melden. Werknemers zijn meestal meer gefocust op de dingen die ze aan het einde van de periode doen.
Stap 2. Onthul de tastbare voordelen van uw werk
Iedereen kan een rapport maken met clichés en alledaagse dingen, maar een rapport zal van hogere kwaliteit zijn als het wordt ondersteund door echt bewijs.
- Presenteer specifieke feiten, cijfers, data en andere ondersteunende gegevens. Bijvoorbeeld: werk je als social media accountmanager voor een bedrijf, lever dan een rapportage aan in de vorm van kwantitatieve gegevens (aantal accounts dat op “Vind ik leuk” heeft geklikt, reacties heeft achtergelaten, etc.). Zoek naar andere gegevens die uw geloofwaardigheid kunnen vergroten.
- Vergelijk uw prestaties met bedrijfsdoelen en -doelstellingen om te laten zien dat u een waardige werknemer bent.
Stap 3. Maak een lijst en bespreek werkdoelen
U moet een zeer specifiek rapport opstellen als basis voor het bepalen van de werkdoelen voor het volgende jaar. Breng ook een zelfontwikkelingsplan over, namelijk de dingen die je wilt bereiken.
- Leg uit hoe je dit doel kunt bereiken. Maak een lijst van de doelen die u moet bereiken op basis van de resultaten van de prestatie-evaluatie die aan het begin van de periode is uitgevoerd en hoe goed u deze hebt behaald.
- Schrijf ook in het rapport als je gevraagd wordt een taak buiten de functieomschrijving uit te voeren of als je het initiatief neemt om meer te gaan werken.
Stap 4. Bespreek je basiscompetenties
In het algemeen heeft het bedrijf de basiscompetenties bepaald die elke medewerker moet hebben om goed te kunnen werken. Informeer en leg dit uitgebreid uit.
- Laat zien dat uw competentie hoger is dan de normen die door het bedrijf worden gesteld.
- Gebruik het woord "competentie" volgens de standaardvoorwaarden van het bedrijf om te bewijzen dat er een concreet verband bestaat tussen uw prestaties en bedrijfsdoelstellingen. Beschrijf uw prestaties in dezelfde bewoordingen.
Stap 5. Beoordeel verstandig
Voordat u een prestatie-evaluatie ondergaat, kan u worden gevraagd om uzelf te beoordelen. Om de juiste waarde te bepalen, moet u begrijpen wat het betekent.
- Een A wordt meestal gegeven aan medewerkers die leiderschap tonen en in staat zijn om binnen het bedrijf verandering teweeg te brengen. Medewerkers die boven de doelstelling presteren en zich voorbeeldig gedragen, krijgen doorgaans het cijfer B.
- Medewerkers die doelen halen en zich goed gedragen, krijgen doorgaans een C. De waarde van D geeft aan dat de prestatie onder de doelstelling ligt en als onvoldoende wordt beschouwd. De waarde van E weerspiegelt slechte prestaties omdat werknemers niet goed werken. Zoek naar volledige informatie om ervoor te zorgen dat elke waarde wordt gedefinieerd en hoe u de waarde kunt bepalen volgens de bedrijfsvoorschriften.
Stap 6. Stel het rapport zo goed mogelijk samen
Soms vragen bedrijven werknemers om prestatierapporten in een bepaalde volgorde te maken. Als dit niet is opgegeven, genereert u het rapport in de volgende volgorde:
- Begin met een positieve en overtuigende openingszin. Deze zin is het belangrijkste onderdeel van het jaarlijkse prestatieverslag.
- Schrijf daarna uw prestaties op, samen met gedetailleerde ondersteunende gegevens. Stel voor elke prestatie de vraag "waarom?" Zo kunt u aantonen dat uw bijdrage relevant is en respect verdient. Maak nooit een prestatierapport met negatieve woorden.
- Als er doelen zijn die niet worden bereikt of bepaalde aspecten die u moet verbeteren, schrijf ze dan niet aan het einde van het rapport zodat het begin en het einde van het rapport positieve dingen bevatten. Het laatste deel van het rapport is het belangrijkste omdat het het gemakkelijkst te onthouden is. Dus noteer de dingen die je moet verbeteren in het midden van het rapport.
Deel 3 van 3: De juiste woorden gebruiken
Stap 1. Richt u op het maken van een rapport dat uw eigen werkprestaties beschrijft
Zoals we weten, heeft u dit rapport gemaakt omdat u werd gevraagd uzelf te evalueren. Veel mensen nemen echter negatieve dingen op en praten over andere mensen.
- Gebruik prestatierapporten niet uit zelfverdediging. Wees zo positief mogelijk, bijvoorbeeld door te zeggen: "Ik stel altijd een vergaderschema op na overleg met collega's, collega's en klanten, omdat ik hun tijd en hun drukte echt waardeer." Tijd waarderen kan een positieve indruk geven en blijk geven van een wijze mentaliteit.
- Bespreek geen andere mensen, want dit rapport is niet bedoeld om andermans werk of persoonlijkheid te bekritiseren.
- Je hoeft jezelf ook niet met anderen te vergelijken bij het rapporteren van prestaties. Leg uit wat je hebt gedaan zonder collega's naar beneden te halen die niet hetzelfde prestatieniveau hebben bereikt.
Stap 2. Schrijf opbouwende kritiek op uw zwakke punten
Een rapport dat alleen de goede dingen bevat, lijkt misschien onrealistisch, maar je moet heel voorzichtig zijn met het toegeven van fouten.
- Geef jezelf een kritiek in een apart gedeelte om te laten zien hoe oprecht je met dit probleem omgaat. Bijvoorbeeld: “Ik geef zoveel prioriteit aan werk en wil de beste resultaten behalen dat ik denk dat ik minder om mijn collega's geef. Ik zal mijn communicatieve vaardigheden blijven verbeteren om dit probleem aan te pakken.” Deze uitspraken kunnen een positief beeld van de auteur geven (een perfectionist die zich op het werk concentreert is een goede zaak) en toont het vermogen om zich bewust te zijn van de eigen zwakheden.
- Noem de aspecten die verbetering behoeven. Vul niet het hele rapport met verbeterplannen. Concentreer u op het uitleggen van de prestaties, maar u moet enkele aspecten opsommen die verbeterd of verbeterd moeten worden. Bekritiseer uzelf echter niet te veel, want u zult worden gezien als een gebrek aan zelfvertrouwen.
- Demonstreer een positieve mindset door verbeterplannen te presenteren. Wees positief en actiegericht. Beschrijf uw plan in constructieve woorden. In plaats van alleen maar een verhaal te vertellen over je mislukking, zeg je dat je op een bepaald aspect wilt verbeteren en welke acties je gaat ondernemen.
Stap 3. Stel carrièremogelijkheden voor
Als je de kans wilt krijgen om een training bij te wonen of uitgenodigd te worden voor een vergadering, dan is een prestatierapport een goede manier om dat over te brengen. Stel geen compensatie voor via dit rapport.
- Deel ook uw mening over het doen van innovatieve projecten die gunstig zijn voor het bedrijf.
- Probeer erachter te komen waarom uw baas u heeft gevraagd om een melding te maken, of u met anderen wilt overleggen, de verdeling van bonussen wilt bepalen, enzovoort.
Stap 4. Gebruik volledige zinnen
Veel medewerkers proberen zoveel mogelijk informatie op te schrijven, zodat rapporten rommelig lijken. Laat uw rapport er niet uitzien als een door elkaar gegooid briefje.
- Vermijd bijvoorbeeld het gebruik van de uitdrukking "herziene inhoud" omdat deze te kort is. Het is een goed idee om volledige zinnen te gebruiken om het onderwerp dat u bespreekt uit te leggen of om puntsgewijs informatie over te brengen.
- Naast uw directe leidinggevende kan uw melding ook door iemand anders worden gelezen, bijvoorbeeld door een hogere leidinggevende. Geef daarom duidelijke en gedetailleerde informatie, in plaats van ervan uit te gaan dat iedereen al weet wat je probeert te zeggen of te doen.
Stap 5. Wees positief en eerlijk
Zelfs als er dingen zijn die moeten worden opgelost, kunt u ze later laten gebeuren. Focus op de toekomst, niet op mislukkingen uit het verleden.
- Geef geen negatieve, klagende, knorrige of arrogante indruk. Toon een positieve houding, kan in een team werken en leg je prestaties nederig uit.
- Als er dingen zijn die je niet leuk vindt aan het bedrijf, schrijf ze dan niet op in het rapport. Grijp deze kans om te bewijzen waarom u nodig bent door het bedrijf.
Stap 6. Bewijs het, praat niet alleen
Probeer in uw rapport specifieke informatie te verstrekken, niet alleen algemene verklaringen.
- Bijvoorbeeld: in plaats van te zeggen: “Ik ben een betrouwbare medewerker. Ik kwam op kantoor aan en was op tijd in de vergaderruimte.” u kunt beter nauwkeurige aanwezigheidsgegevens en specifiek bewijs leveren dat u respect verdient.
- Lever bewijs (inclusief cijfers) ter ondersteuning van algemene uitspraken om uw rapport nuttiger en geloofwaardiger te maken.
Lees de link:
Tips
- Maak van tevoren rapportages. Stel niet uit tot je geen tijd meer hebt.
- Toon een positieve instelling!
- Lees het prestatierapport van vorig jaar nog eens door, zodat u zich de doelstellingen en werkdoelen die u heeft gesteld goed kunt herinneren.
Waarschuwing
- Doe niet alsof of lieg niet.
- Geef geen negatieve informatie over collega's in prestatierapporten.
