Tegenwoordig is e-mail een van de meest gebruikte communicatiemiddelen, naast sms-, telefoon- en instant messaging-toepassingen. Het verzenden van e-mail is een veel voorkomende activiteit geworden, dus veel mensen vergeten hoe ze een goede e-mail moeten schrijven. Een goede e-mail toont professionaliteit en eerlijkheid in het bericht dat het overbrengt, daarom moet u weten hoe u een e-mailbericht moet opmaken.
Stap
Stap 1. Schrijf het onderwerp van de e-mail
Het onderwerp van het e-mailbericht dient als een korte samenvatting van de inhoud van het bericht. Het onderwerp van uw e-mail moet goed zijn gericht, zodat het de ontvanger in slechts enkele woorden een idee kan geven van de inhoud van de e-mail.
- Als je bijvoorbeeld een zakelijke e-mail stuurt, maak er dan geen lang onderwerp van met te veel details, zoals 'Ik hou van je auto. Het is een mooie blauwe, mooie banden ook'.
- Leg uit wat u bedoelt door de e-mail in een onderwerp te sturen, zoals 'Geïnteresseerd in het kopen van een blauwe sedan'.
Stap 2. Gebruik de juiste begroetingen
Begin de e-mail niet meteen met wat je wilt zeggen. Gebruik algemene begroetingen zoals 'Goedemorgen/middag' of 'Gegroet'. Je wilt toch zeker niet overstelpt worden met vragen van mensen die je niet kent? Welnu, dezelfde etiquette geldt ook voor e-mail.
Om de begroeting persoonlijker te maken, kunt u de achternaam van de ontvanger in de begroeting opnemen
Stap 3. Schrijf de hoofdtekst van het bericht
Afhankelijk van het type en de ontvanger van het bericht, kunt u het bericht schrijven zoals u dat wilt.
- Als u een e-mail schrijft aan iemand die u goed kent, kunt u de e-mail op een persoonlijke toon schrijven. Als u echter een zakelijke e-mail schrijft, probeer dan de meest professionele taal te gebruiken die mogelijk is.
- Let ook op het formaat van het bericht. Gebruik geen moeilijk leesbare type, grootte en opmaak en vermijd hoofdletters. In cyberspace betekenen hoofdletters woede.
Stap 4. Voeg een afsluitende begroeting toe -- beëindig de e-mail niet alleen
Een afsluitende begroeting zoals "Groeten" of een andere geschikte begroeting kan worden gebruikt.
U moet een afsluitende begroeting kiezen die overeenkomt met uw e-mail. Je wilt zeker geen "Gegroet" aan het einde van een zakelijke e-mail schrijven, want dat zou onbeleefd zijn, toch?
Stap 5. Handtekening toevoegen
Zelfs als uw e-mailadres uw naam bevat in elke e-mail die u verzendt, raden we u aan een handtekening te gebruiken voor elke e-mail die u verzendt. U kunt platte tekst of afbeeldingen (zoals logo's, merken enz.) in uw handtekening gebruiken.
Gebruik de optie "Handtekening" op de web-e-mailclient of serviceprovider die u hebt gebruikt om de handtekening te maken
Tips
- Naast het opmaken van uw e-mail, moet u ook een geschikt e-mailadres gebruiken. Je jeugdvriend e-mailen via "[email protected]" kan nog steeds goed zijn, maar je moet die e-mail niet gebruiken om zakelijke e-mails naar je baas te sturen.
- Gebruik goede internetetiquette bij het schrijven van e-mails. Stuur geen spam-e-mails of berichten naar onbekende contacten.
- Controleer uw e-mail voordat u verzendt om te voorkomen dat meerdere berichten naar dezelfde ontvanger worden verzonden. Als u meerdere e-mails verzendt, kunnen uw berichten worden gemarkeerd als spam.
