Een bedrijfsproces is een systeem dat een bedrijf gebruikt om zijn doelen te bereiken. Dit proces kan ook worden geïnterpreteerd als de stappen die worden genomen om waarde voor klanten te genereren. Managers analyseren bedrijfsprocessen om te beoordelen hoe goed ze draaien. De manager analyseert eerst de lopende processen. Daarna kan het management wijzigingen vaststellen om bestaande processen te verbeteren. Procesverbeteringen kunnen bedrijven helpen tijd te besparen, kosten te verlagen of producten te creëren die meer geschikt zijn voor klanten.
Stap
Deel 1 van 2: Bepalen hoe bedrijfsprocessen tot stand komen
Stap 1. Definieer bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen verwijzen naar de activiteiten die medewerkers dagelijks uitvoeren om organisatiedoelen te bereiken. Dit proces weerspiegelt de acties van het bedrijf om bepaalde doelen te bereiken. Het bedrijfsproces moet alle variaties of uitzonderingen op het proces bevatten. Om te begrijpen hoe u een bedrijfsproces analyseert, moet u overwegen hoe een bedrijfsproces tot stand komt.
- Houd rekening met de omvang van de taak. U werkt bijvoorbeeld het proces bij dat wordt gebruikt om facturen naar klanten te verzenden. De reikwijdte van de taak verwijst naar hoe breed de reikwijdte van de uit te voeren taak is. Neem in dit geval aan dat het bereik alle facturen zijn die naar een klant worden verzonden. Je stelt vast dat er in een maand gemiddeld 200 facturen naar klanten worden gestuurd.
- Geef het gewenste resultaat op. Bedenk wat dit proces probeert te bereiken. In dit geval wilt u dat de facturen nauwkeurig naar elke klant worden verzonden zodra het product is verzonden. U stuurt een fysieke kopie van de factuur bij het plaatsen van de bestelling. U stuurt elke klant ook een elektronische factuur per e-mail.
- Maak een lijst van de subprocessen die zich in het proces bevinden. Hoe specifieker een proces, hoe makkelijker het te analyseren en te verbeteren is.
- Documenteer bedrijfsprocessen. U kunt het proces documenteren als een lijst met stappen en overwegen deze in een stroomdiagram weer te geven. Processen lopen vaak door meerdere afdelingen in grote organisaties. Het proces voor het maken van facturen zou bijvoorbeeld betrekking hebben op de afdelingen facturering en boekhouding.
- Definieer de verschillende afdelingen of entiteitsfuncties in het proces, samen met alle inputs en outputs. Het maken van een loonstrook vereist bijvoorbeeld input van de productieafdeling om het aantal en de uren van de gewerkte werknemers te achterhalen, de HR-afdeling om tarieven en salarisverlagingen te achterhalen, enz.
- Maak een lijst van alle uitzonderingen op het proces. Bijna alle zakelijke procedures zullen uitzonderingen en variaties hebben. U kunt bijvoorbeeld bepaalde klanten grote kortingen laten krijgen. Deze klant bestelt producten in grote hoeveelheden. Door een grote korting te geven, trekken de factureringsmedewerkers het in de facturatiesoftware berekende kortingsbedrag af. Grote kortingen moeten handmatig worden ingevoerd om een nauwkeurige factuur te maken.
Stap 2. Documenteer het bedrijfsproces en denk na over het type bedrijfsproces dat u wilt creëren
Het scheiden van verschillende bedrijfsprocessen per type zal helpen bij de analyse van bedrijfsprocessen en procesverbetering. Als twee processen van hetzelfde type zijn, kunnen de procesupgrades vergelijkbaar zijn. Een bepaald proces kan een operationeel, ondersteunend of beheersproces zijn.
- Operationele processen verwijzen naar de dagelijkse taken van het leveren van producten aan klanten. Het proces van het maken van facturen voor klanten kan worden opgenomen in het operationele proces. Het is erg belangrijk om nauwkeurige facturen naar klanten te sturen, zodat betalingen zo snel mogelijk kunnen worden geïnd.
- Ondersteunende processen verwijzen naar de operationele ondersteuningsactiviteiten van uw bedrijf. De afdeling Human Resources is een voorbeeld van een bedrijfsondersteuningsgebied. Deze afdeling ondersteunt afdelingsmanagers bij het interviewen en werven van nieuwe medewerkers. Hoewel Human Resources niet direct betrokken is bij klanten, ondersteunen zij wel de afdeling operations.
- Elke organisatie heeft management nodig om de algemene bedrijfsrichting van het bedrijf te leiden. Het proces van het plannen en uitvoeren van de begroting is een beheersproces. Alle bedrijven zouden een formeel budgetteringsproces moeten hebben. Bij dit proces moet het management het budget van het bedrijf bespreken met de financieel manager.
Stap 3. Analyseer bedrijfsprocessen om symptomen van procesinefficiëntie te vinden
Bedrijfsprocessen bestaan uit inputs (inputs) en outputs (outputs). Arbeid, energie, materialen en kapitaalgoederen worden beschouwd als inputs. Inputs zijn activa die worden gebruikt om inkomsten en winst te genereren. Aan de andere kant is de output een fysiek product of dienst. Inputs komen het proces binnen en produceren outputs. U moet een analyse uitvoeren om te zoeken naar de inefficiënties van dit proces.
- Uw proces moet inputs efficiënt gebruiken om output te produceren. U beheert bijvoorbeeld een filiaal van een reparatiewerkplaats. Uw input is arbeid, apparatuur en onderdelen. Uw output is autoreparatieservices voor klanten.
- Een lange reparatietijd of werkachterstand is een indicatie van procesinefficiëntie. Het probleem kan te wijten zijn aan het feit dat het reparatieschema van sommige klanten te dichtbij is.
- Indicaties van procesinefficiëntie zijn ook te zien als de kosten voor het vervangen van onderdelen het budget ver te boven gaan. In dit geval kan het probleem specifiek zijn voor de inkoopafdeling of de onderdelen van de leverancier.
- Bepaal op basis van de gesignaleerde problemen welke processen verbetering behoeven. U moet verschillende bedrijfsprocessen prioriteren. Kies het proces dat de meeste impact heeft op uw bedrijf. U wilt bijvoorbeeld eerst de runtime corrigeren. Door de lange verwerkingstijd verliest het bedrijf klanten. Geef prioriteit aan het verbeteren van het proces.
Deel 2 van 2: Bedrijfsproces analyseren
Stap 1. Praat met sleutelfiguren over processen binnen het bedrijf
Als je eenmaal hebt bepaald welk proces verbeterd moet worden, bespreek je het proces met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan. Neem de tijd om belangrijke deelnemers te interviewen en vraag om verbeteringen die kunnen worden aangebracht.
- Vraag naar de acties van het personeel en waarom.
- Bepaal de invoer die nodig is om elke taak uit te voeren en waar u elke invoer krijgt. Als het bedrijf denimjeans produceert, moet je weten wie de denimleverancier is en hoe vaak de grondstoffen naar het bedrijf worden gestuurd.
- Identificeer de output van elke taak en wie ze zal ontvangen. Als u een werkplaats beheert, moet het werkplaatspersoneel hun werk documenteren. Het reparatiepersoneel moet de informatie doorgeven aan de facturatieafdeling, die vervolgens een factuur voor de klant genereert.
- Vraag om suggesties voor het aanpakken van inefficiënties in processen die uw personeel aantreft.
Stap 2. Maak voor elk proces een bedrijfsstroomschema
Processtroomdiagrammen kunnen u helpen bij het beschrijven van bedrijfsprocessen. U kunt de documentatie uit uw procesbespreking gebruiken om een stroomschema te maken. Dit stroomdiagram moet alle stappen bevatten die nodig zijn om een bepaald bedrijfsproces te voltooien.
- Het is belangrijk op te merken dat een stroomschema voor bedrijfsprocessen alleen gedefinieerde procedures mag bevatten die werknemers moeten volgen.
- Stroomdiagrammen kunnen handmatig of met software worden getekend. Word- en spreadsheetprogramma's met kaartfaciliteiten kunnen worden gebruikt om stroomdiagrammen te maken. U kunt ook gespecialiseerde software vinden voor het maken van stroomdiagrammen.
- Flowcharts zijn erg handige tools om de bedrijfsprocessen die voor je liggen duidelijk te zien. Deze tool maakt het identificeren en corrigeren van inefficiënties veel gemakkelijker.
- Nadat er wijzigingen in het proces zijn aangebracht, bekijkt u de resultaten opnieuw en kijkt u of het proces is verbeterd aan uw verwachtingen. Als dat niet het geval is, herhaalt u het analyseproces en probeert u de gebieden te identificeren die verbetering behoeven. Bedrijfsprocesanalyse is een voortdurende activiteit in uw bedrijf.
Stap 3. Houd een brainstormsessie om procesverbeteringen te vinden
Bij veel processen is meer dan één afdeling binnen uw bedrijf betrokken. Groepssessies zullen procesinefficiënties identificeren die van invloed zijn op meer dan één afdeling. Deze sessies kunnen ook informatie valideren die is verstrekt tijdens persoonlijke interviews met deelnemers.
- Vat de ontvangen informatie samen en deel deze met procesdeelnemers. Dit omvat deelnemers die wel en niet eerder zijn geïnterviewd. Vraag om feedback van iedereen. Deze feedback biedt aanvullende richtlijnen voor uw analyse.
- Informatie die van deelnemers aan het proces wordt ontvangen, moet u een duidelijk beeld geven van hoe het proces werkt en wat het probleem is.
- Interpersoonlijke discussie wordt de basis voor het aanbrengen van veranderingen in een proces. Veranderingen kunnen kostenreducties, procescyclustijdreducties, procesvereenvoudigingen of serviceverbeteringen voor klanten zijn.
