Het schrijven van een e-mail is eigenlijk vrij eenvoudig, maar er is een algemeen formaat waar je op moet letten. Ken ook het verschil tussen officiële en informele e-mails. Hier zijn dingen die u moet weten.
Stap
Methode 1 van 5: Basisstappen voor het verzenden van e-mail
Stap 1. Maak een e-mailadres aan
Als u nog geen e-mailadres heeft, moet u zich registreren bij een e-mailserviceprovider voordat u doorgaat. Gelukkig kun je met veel gratis webgebaseerde e-mailservices een e-mailadres krijgen zonder geld uit te geven. Enkele van de meest populaire web-e-maildiensten zijn:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo Mail
Stap 2. Klik op "Opstellen" of "Nieuw
Voordat u een e-mail opstelt, moet u een nieuwe, lege mailbox openen om deze op te stellen. De manier waarop u de mailbox opent, hangt af van de service die u gebruikt, maar meestal is er een knop bovenaan de pagina met een label zoals 'Opstellen', 'Nieuw' of 'Nieuw bericht'.
Als u niet weet hoe u een nieuw bericht moet maken, kijk dan op de ondersteuningspagina van uw e-mailservice voor meer informatie over hoe u dit in detail kunt doen
Stap 3. Noteer het e-mailadres van de ontvanger
U hoeft uw e-mailadres niet op te schrijven, maar u moet wel het e-mailadres noteren van de persoon die uw e-mail zal ontvangen.
- Meestal kunt u eenvoudig een spatie gebruiken om meerdere e-mailadressen van elkaar te scheiden, maar voor sommige services moet u meerdere e-mailadressen scheiden met een komma of een ander leesteken. Als de service die u gebruikt het gebruik van deze leestekens vereist, had de serviceprovider begeleiding moeten geven.
- Voer het e-mailadres van de primaire ontvanger in het veld "Aan:" in. De primaire ontvanger is meestal de persoon voor wie het bericht is bedoeld, of waarnaar in de hoofdtekst van de e-mail wordt verwezen.
- Typ een ander e-mailadres in het veld "CC:". Deze kolom is de kolom "kopiëren". Ontvangers worden meestal in het kopieerveld ingevoerd als de e-mail niet specifiek aan de ontvanger van de kopie is gericht, maar dingen bevat die hij of zij zou moeten weten.
- Gebruik het veld "BCC:" om e-mailadressen te verbergen. Als u niet wilt dat ontvangers zien aan wie een e-mail is geadresseerd, typt u het adres van de ontvanger in het veld "blind copy".
Stap 4. Schrijf een informatieve titel
Bij elke e-mailservice kunt u de titel/het onderwerp van uw e-mail in het vak "Onderwerp" schrijven.
-
De titel van je e-mail moet kort zijn, maar geef de ontvanger een idee van de inhoud van de e-mail.
- Een informele e-mail aan een vriend kan bijvoorbeeld de titel 'Hoe gaat het met u?' hebben, maar als u een opdracht per e-mail hebt verzonden, kan de e-mail de titel 'Wiskundeopdracht' hebben.
- Vragen aan docenten of leidinggevenden kunnen ook de titel "Vragen over …" hebben, gevolgd door een kort label met uitleg over het onderwerp dat u stelt.
- Houd er rekening mee dat naamloze berichten worden weergegeven in de inbox van de ontvangers met het label '(geen onderwerp)'.
Stap 5. Schrijf de hoofdtekst van uw e-mail
De hoofdtekst van de e-mail moet in het grote tekstvak onder het titelveld worden geschreven.
- Een e-mail moet over het algemeen een begroeting, bericht en afsluiting bevatten.
- Aangezien e-mail bedoeld is voor snelle communicatie, moet u er over het algemeen voor zorgen dat uw e-mail niet te lang is.
Stap 6. Druk op de knop "Verzenden"
Nadat u klaar bent met het opstellen van de e-mail, leest u de e-mail opnieuw om er zeker van te zijn dat u geen grammaticale of spelfouten heeft gemaakt en dat het bericht het onderwerp ter sprake brengt dat u wilt behandelen. Wanneer uw e-mail klaar is om te worden verzonden, klikt u op "Verzenden" in het berichtvenster om de e-mail naar de ontvanger te verzenden.
Methode 2 van 5: Een onofficiële e-mail schrijven
Stap 1. Weet wanneer je informele e-mails moet sturen
Niet-officiële e-mails moeten worden geadresseerd aan mensen om wie u geeft, waaronder vrienden, familie en partners. Als uw e-mail niet officieel is en u stuurt deze naar iemand die u goed kent, dan kunt u een informele e-mail sturen.
Het enige goede moment om een formele e-mail naar vrienden of familie te sturen, is wanneer u een groepsbericht stuurt met een formele toon, zoals een verzoek om donaties of een advertentie. Omdat de e-mail ook wordt verzonden naar mensen die niet erg dicht bij je staan, moet je de toon aanpassen om die mensen te plezieren
Stap 2. Schrijf een informele titel
U hoeft geen titel te schrijven, maar u moet uw e-mail een titel geven. Schrijf een titel die kort, bondig en vriendelijk is.
- Als je bijvoorbeeld een e-mail naar een oude vriend schrijft, kun je een titel gebruiken die je aan het lachen maakt, of een simpele titel als "Lang niet gezien!".
- Als u een e-mail schrijft met een specifiek doel, noteer dan uw doel. Als je bijvoorbeeld een e-mail schrijft over een bijeenkomst, geef je e-mail dan een titel waarin het evenement wordt genoemd.
Stap 3. Overweeg om de naam van de ontvanger in de e-mail te vermelden
Voor informele e-mails is dit niet strikt noodzakelijk, maar het kan nog steeds een beleefde manier zijn om een bericht te beginnen.
-
Uw begroeting kan zo simpel zijn als de naam van de ontvanger:
Bob,
-
U kunt ook een vriendelijke begroeting opnemen:
- "Hallo Bob!"
- "Meneer Bob,"
- "Morgen, Bob!"
Stap 4. Schrijf de e-mail duidelijk, maar gebruik een informele taalstijl
De inhoud van uw e-mail moet gemakkelijk te begrijpen zijn, maar op een informele gesprekstoon.
- Lees de e-mail en vraag jezelf af of deze e-mail lijkt op wat ik zou zeggen als ik persoonlijk zou spreken? Als het antwoord ja is, heb je de juiste toon gevonden voor informele e-mails.
- Gebruik afkortingen. Afkortingen maken geen deel uit van formeel schrijven. maar vaak gebruikt in alledaagse gesprekken. Daarom is de afkorting geschikt voor informele e-mails.
- Gebruik desgewenst jargon. U kunt internettaal gebruiken, zoals: "thx" voor "thank you". "Titi DJ" voor "wees voorzichtig onderweg", "s7" voor "mee eens", enz.
- Gebruik ook emoticons indien nodig:).
Stap 5. Overweeg om uw naam aan het einde van de e-mail te schrijven
Net zoals een begroeting, afsluiting of handtekening niet echt nodig is voor informele e-mails, kunnen ze een goede manier zijn om een bericht af te sluiten.
-
Uw e-mailafsluiting kan slechts een naam zijn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Je kunt ook een beetje creatief zijn met e-mailafsluitingen:
- 'Dat is lang geleden! Jen.'
- "Deze e-mail wordt automatisch verwijderd. 3…2…1…"
Methode 3 van 5: Een officiële e-mail schrijven
Stap 1. Weet wanneer het tijd is om een officiële e-mail te sturen
U moet een formele e-mail gebruiken wanneer u berichten schrijft aan mensen die u niet goed kent, zoals bazen, collega's, klanten en klanten, instructeurs en gemeenschaps-/politieke leiders.
-
Houd er rekening mee dat u het gevoel kunt hebben dat een formele e-mail niet nodig is wanneer u e-mails naar de bovenstaande mensen schrijft, als u eenmaal een relatie met die persoon hebt. Als een formele e-mail te stijf aanvoelt, schrijf dan een 'semi-formele' e-mail.
- In semi-formele e-mails mag je stijl wat meer ontspannen zijn, maar je mag nog steeds geen internettaal gebruiken.
- U moet nog steeds een handtekening plaatsen op semi-formele e-mails, maar u hoeft niet al uw contactgegevens op te geven onder uw naam.
Stap 2. Schrijf een informatieve titel
De titel van uw e-mail moet kort maar nauwkeurig zijn. Ga direct naar het probleem dat u aankaart.
-
Bijvoorbeeld:
- Wanneer u uw professor e-mailt over een essayopdracht, schrijft u 'Essayvragen'.
- Wanneer u solliciteert naar een baan die u kent uit de advertentie, schrijft u "Sollicitatie voor managementpositie (uit advertentie)".
- Als je een e-mail schrijft waarin je de klantenservice om hulp vraagt of een technisch probleem meldt, schrijf dan "Probleem met onderdeel #000000".
Stap 3. Schrijf een formele begroeting
De formele begroeting moet "Geachte/Geachte" bevatten, gevolgd door de naam van de ontvanger. Gebruik de achternaam van de ontvanger en de juiste titel en beëindig de begroeting met een punt.
-
Bijvoorbeeld:
- "Geachte heer Smith"
- "Beste mevrouw Jones"
- "Beste dokter Evans"
Stap 4. Zorg ervoor dat de inhoud van de e-mail op doel en nauwkeurig is
Zorg ervoor dat het niet meer dan een paar alinea's lang is en dat de inhoud echt bedoeld is om het onderwerp van de e-mail te behandelen. Gebruik formele taal en zorg ervoor dat uw spelling en grammatica correct zijn.
- Vermijd het gebruik van afkortingen.
- Gebruik geen internettaal of emoticons.
Stap 5. Gebruik een passende slotbegroeting
De meest voorkomende slotbegroeting is 'Groeten', maar er zijn ook verschillende andere afsluitende begroetingen die u kunt gebruiken. Gebruik een beleefde slotbegroeting en eindig met een komma.
-
Andere afsluitende begroetingen die u kunt gebruiken, zijn onder meer:
- Met vriendelijke groet,
- Bedankt,
- Beste wensen,
Stap 6. Vermeld indien nodig contactgegevens in uw handtekening
Vermeld uw volledige naam onder de e-mailafsluitbegroeting. Onder uw naam wilt u mogelijk uw titel en contactgegevens opnemen die mogelijk vereist zijn.
- Uw eventuele functie moet de functie en naam bevatten van het bedrijf/de instelling waar u werkt.
- Vermeld ten minste een telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. U kunt ook een postadres en een website toevoegen.
Methode 4 van 5: Soorten onofficiële e-mail
Stap 1. Schrijf een e-mail naar een vriend die is verhuisd
Als uw vrienden, familie of partner onlangs zijn verhuisd, schrijf dan een e-mail om te informeren naar hun toestand. Vraag hoe hun migratieproces verloopt, hoe hun nieuwe omgeving is, enzovoort.
Stap 2. E-mail een vriend die je nooit een e-mailadres heeft gegeven
Als je het e-mailadres van een vriend van iemand anders krijgt, is het erg belangrijk om de e-mail te schrijven en ervoor te zorgen dat het e-mailadres van je vriend correct is. Vergeet ook niet uit te leggen wie je bent.
Stap 3. Leer e-mails naar mannen te schrijven
Als je een vrouw bent en het is de eerste keer dat je een e-mail aan een man schrijft, kun je je angstig voelen, vooral als de man een man is die je misschien leuk vindt. Probeer een e-mail te schrijven die er ontspannen uitziet, maar toch slim en kalm.
Zelfs als het er gevaarlijk uitziet, kun je een e-mail schrijven om je liefde te uiten
Stap 4. Leer e-mails naar vrouwen te schrijven
Als je een man bent die voor het eerst een vrouw e-mailt, vind je het proces misschien te moeilijk. Kalmeer jezelf en schrijf een bericht dat er casual maar netjes uitziet.
Stap 5. Schrijf een sollicitatiemail
Als je grappig wilt overkomen op de ontvanger van de e-mail, gebruik dan dezelfde taal als de verleidelijke taal die je gebruikt in het bijzijn van de ontvanger. Je kunt ook emoticons of uitdrukkingen zoals 'knuffels en kusjes' gebruiken.
Je kunt ook verleidingsmails schrijven naar mensen die je kent op datingsites. Als je deze e-mail schrijft, moet je er zowel verleidelijk als informatief uitzien, zodat hij weet wie je bent
Stap 6. Schrijf een liefdesmail
In dit digitale tijdperk zijn liefdesmails net zo belangrijk als liefdesbrieven. Als je partner daarbuiten is en je je liefde wilt uiten, is de snelste manier om dit te doen per e-mail.
Methode 5 van 5: Soorten formele e-mails
Stap 1. Verstuur je sollicitatie via e-mail
Wanneer u uw sollicitatie en cv e-mailt, moet u uitleggen op welke vacature u solliciteert, waarom u de baan wilt en welke kwalificaties u heeft die u geschikt maken voor de baan. Voeg ook je cv toe als bijlage.
- Je kunt ook een e-mail schrijven om te solliciteren voor een stage. Leg uit wat voor soort stage je wilt en hoe het je kan helpen je carrièredoelen te bereiken. Vermeld ook de redenen waarom je moet worden geselecteerd voor de stage.
- Stuur een vervolgmail als je geen antwoord krijgt over de functie waarvoor je solliciteert.
Stap 2. Weet hoe je docenten e-mailt
Professoren e-mailen kan ontmoedigend zijn, maar het is nog steeds net zo moeilijk als het verzenden van een andere formele e-mail. Je professor kan het druk hebben, dus maak de vragen zo duidelijk mogelijk.
Als je goed bekend bent bij de docent, kun je hem ook een verzoek om een aanbevelingsbrief mailen
Stap 3. Stuur een "query" e-mail
Deze e-mail is een e-mailverzoek aan de redacteur voor acceptatie van een werk voor publicatie. U moet uw werk uitleggen zodat uw redacteur het werk begrijpt.
Stap 4. Gebruik e-mail om contact op te nemen met personeel
Als u denkt dat er iets mis is met de HR van uw bedrijf, kunt u dit het snelst oplossen door een e-mail te sturen naar de juiste persoon in het personeelsbestand. Zorg ervoor dat uw e-mail het probleem goed beschrijft.
Waarschuwing
Verstrek geen wachtwoorden, gebruikersnamen of persoonlijke informatie zoals creditcardnummers en TIN in e-mails.
