Door hun aard is e-mail niet zo formeel als een geschreven brief. Er zijn echter momenten waarop u een meer formele toon moet gebruiken bij het schrijven van e-mails. Bedenk wie de ontvanger is en kies vervolgens de juiste begroeting. Daarna kun je een begroetingsformaat bedenken en een openingszin schrijven.
Stap
Deel 1 van 3: Rekening houden met ontvangers
Stap 1. Bepaal hoe formeel je moet zijn
Zelfs als u een "formele" e-mail schrijft, hangt de mate van formaliteit af van de persoon die deze ontvangt. Zo is de mate van formaliteit van een e-mail aan een docent niet hetzelfde als een e-mail voor een sollicitatie.
Gebruik voor de zekerheid bij het eerste contact een meer formele toon
Stap 2. Zoek de naam van de ontvanger
Doe wat onderzoek om ontvangers te vinden die u niet kent. Als u de naam kent, wordt de begroeting persoonlijker, zelfs als u een formele techniek gebruikt.
Stap 3. Volg het voorbeeld van de ontvanger
Als de ontvanger u eerst e-mailt, kunt u de begroeting die hij gebruikt kopiëren. Als hij bijvoorbeeld "Hallo" en uw voornaam gebruikt, kunt u in dezelfde stijl antwoorden door "Hallo" en zijn voornaam te gebruiken.
Deel 2 van 3: Groeten kiezen
Stap 1. Gebruik "Geachte"
Groeten "Lieve." (gevolgd door de naam van de ontvanger) wordt om de een of andere reden heel vaak gebruikt. Deze begroeting is formeel zonder aanmatigend te zijn, en zo vertrouwd dat het niet veel aandacht krijgt, en dat is prima. Je wilt geen begroeting die opvalt omdat hij niet op zijn plaats is.
Stap 2. Probeer "Met vriendelijke groet" als u de naam van de ontvanger niet weet
Deze begroeting wordt relatief formeel gebruikt in zakelijke e-mails, vooral als u de naam van de ontvanger niet weet. Het is echter een goed idee om indien mogelijk eerst de naam op te zoeken.
U kunt ook "Aan wie het kan aangaan" gebruiken als de e-mail erg formeel is en u de naam van de ontvanger niet kent. Deze begroeting maakt mensen echter soms beledigd omdat ze niet persoonlijk is
Stap 3. Overweeg "Hallo" of "Hallo" in een minder formele e-mail
E-mails lijken over het algemeen minder formeel dan brieven. U kunt dus een begroeting als "Hallo" gebruiken in een nogal formele e-mail. Als je bijvoorbeeld een e-mail schrijft aan een docent, vooral een die je kent, is het nog steeds gepast om hallo te zeggen.
Stap 4. Gebruik geen "Hey"
Hoewel 'Hallo' acceptabel is in semi-formele e-mails, is 'Hé' een ander verhaal. Deze begroeting is heel ongedwongen, zelfs in directe spraak. Dus je moet het vermijden. Zelfs als je je baas goed kent, vermijd het gebruik van "Hey" in e-mails die aan hem of haar zijn gericht.
Stap 5. Gebruik indien nodig titel in plaats van naam
Soms, wanneer u een e-mail naar iemand schrijft, weet u alleen hun positie in het bedrijf of de organisatie. Gebruik in dit geval gewoon de titel in plaats van de naam, zoals 'Geachte. HR-manager, “Geachte. Wervingscommissie' of 'Geachte. Professor.
Stap 6. Voeg een aanhef toe om de e-mail formeler te maken
Voeg indien mogelijk “Meneer”, “Vader”, “Moeder”, “Dr.” toe. of "Professor" voor de naam van de ontvanger voor een meer formele indruk. Gebruik ook uw achternaam of volledige naam, niet alleen uw voornaam.
Deel 3 van 3: Een e-mail opstellen en starten
Stap 1. Plaats de begroeting in de eerste regel
De bovenste rij wordt ingenomen door de begroeting die u hebt geselecteerd, gevolgd door de naam van de ontvanger. Gebruik indien mogelijk een titel of titel, zoals "Mr", "Moeder" of "Dr.", gevolgd door uw voor- en achternaam.
Stap 2. Gebruik komma's
Over het algemeen moet u een komma gebruiken na de begroeting. In een formele brief kunt u een dubbele punt gebruiken, maar dit is meestal te formeel voor een e-mail. Een komma is voldoende, maar u kunt een dubbele punt gebruiken als u een openingsbrief in een e-mail schrijft.
Stap 3. Ga verder naar de volgende regel
Salam heeft een eigen plek aan de top. Druk daarna op de Enter-toets om door te gaan naar de volgende regel. Als u spaties gebruikt voor nieuwe alinea's in plaats van zinnen in te laten springen, plaatst u een lege regel tussen de begroeting en de eerste alinea.
Stap 4. Stel jezelf eventueel voor in de openingszin
Stel jezelf voor de eerste e-mail voor, zelfs als je de ontvanger in het echt kent. Door persoonlijke informatie te verstrekken, worden ontvangers aangemoedigd om uw e-mail te lezen.
- Bijvoorbeeld: "Mijn naam is Jessica Hartono en ik ben de marketingdirecteur bij ABC Company." Je kunt jezelf ook voorstellen aan de ontvanger, zoals "Mijn naam is Rama Susanto en ik volg je marketingcursus (Marketing 101 elke dinsdag- en donderdagmiddag)."
- Als je de ontvanger al kent en hem of haar een e-mail hebt gestuurd, gebruik dan gerust de eerste zin als begroeting. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor zo'n snelle reactie" of "Ik wens u een goede gezondheid".
Stap 5. Schrijf de hoofdtekst van de e-mail
De meeste formele e-mails raken de kern van de zaak. Dit betekent dat de eerste en tweede zin moeten aangeven waarom u naar de ontvanger schrijft. Denk eraan, wees zo kort mogelijk over je doel.
