Introductiebrieven worden het meest gebruikt in zakelijke communicatie, om contact te leggen, informatie op te vragen of een overzicht te maken van een nieuw product of dienst. Over het algemeen schrijf je een introductiebrief aan iemand die je niet persoonlijk kent, wat het een beetje moeilijk maakt qua gevoel of stijl. U kunt echter een paar snelle tips leren om uw brief zo beknopt, leesbaar en effectief te maken als uw gewenste introductie.
Stap
Deel 1 van 3: De preambule schrijven
Stap 1. Richt uw brief waar mogelijk aan een specifieke persoon
Een inleidende brief dient zo goed mogelijk te worden gericht aan iemand die hem voorleest. Als u naar een algemeen account of een inlenend bedrijf verzendt en het niet zeker weet, kunt u de brief richten aan 'Alle betrokkenen' of de aanwervende manager of specifieke titelhouder.
Begin uw brief met het vermelden van uw functie, titel of rol en de reden voor het schrijven van de brief. Meestal hoeft u uw naam niet in de brief te vermelden, omdat uw naam op de handtekening komt te staan
Stap 2. Formuleer duidelijk je doelen
U moet de reden voor het schrijven van de brief zo vroeg mogelijk doorgeven. Wat wil je? Waarom heb je de brief geschreven? Als dit soort vragen ooit in het hoofd van een baas of bedrijf opduiken, is de kans groot dat je brief in de prullenbak belandde in plaats van een sollicitatiegesprek te krijgen.
Stop de jacht: "Ik schrijf om te informeren naar een nieuwe vacature voor financieel toezichthouder" of "Ik schrijf om een nieuwe productfunctie te beschrijven die mijn bedrijf onlangs heeft uitgebracht" zijn echt effectieve doelverklaringen om een van de eerste zinnen te zijn. brief
Stap 3. Creëer een passend gevoel of stijl voor de brief
Bij het schrijven van een inleidende brief is het het beste om een consistente en competente stijl te hebben die vreemd klinkt of te hoogdravend of technisch klinkt. Voor een inleidende brief moet je brief professioneel zijn, maar niet koud of stijf. Het is noodzakelijk om een element van menselijke warmte in de brief op te nemen, terwijl de algehele inhoud professioneel blijft.
- Een veelgemaakte fout die onervaren schrijvers maken, is dat ze wanhopig proberen afkortingen te vermijden die de indruk wekken dat de brief een vertaling is en geen geschreven brief. Gebruik afkortingen/samentrekkingen, laat het vloeiend klinken als een gesprek, maar toch professioneel. Laat de letter je vertegenwoordigen.
- Probeer niet slim te klinken door veelgebruikte woorden te vervangen door die in de thesaurus/woordenboek. Dit is geen masterscriptie, maar een introductiebrief. Gebruik precieze en beknopte woorden.
Stap 4. Creëer een persoonlijke connectie
Leg uit hoe je de baan, de vacature of het bedrijf waar je naar op zoek bent, hebt leren kennen en creëer een connectie. Bij het lezen van een introductiebrief moet de werkgever of wervingscoördinator een duidelijk beeld hebben van wie je bent, waarom je de baan wilt en of je al dan niet geschikt bent voor de baan. Als deze connectie sterk genoeg is, word je uitgenodigd voor een gesprek en krijg je de kans om de baan te krijgen.
Als je connecties hebt met iemand die voor het bedrijf werkt of je bent zelfs doorverwezen om te solliciteren, of zelfs als je iemand kent die hulp heeft gehad van je bureau bij zijn werk, is het een goed idee om jezelf vanuit de brief voor te stellen. Dit kan iemands geheugen prikkelen ("Oh, dit is de persoon waar Joko het over had!"), of hem vanaf het begin herinneren
Deel 2 van 3: De inhoud van een brief schrijven
Stap 1. Verbind uw kwalificaties met de aangevraagde functie
Als u uw kwalificaties, competenties of bekwaamheid om een baan of project aan te pakken probeert te beschrijven, is het een goed idee om in een paar zinnen een duidelijke link te leggen en uit te leggen hoe uw ervaring zich verhoudt tot uw bekwaamheid om dit te doen, of het nu een nieuwe functie, een overplaatsing of een nieuwe baan, helemaal nieuw.
- Beschrijf uw ervaring in het veld of de industrie zoals aangegeven in de referentie in de brief. Als u uw introductiebrief hebt gericht zoals eerder vermeld, zal deze zich richten op een soort professioneel of industrieel gebied. Het is een goed idee om specifieke vaardigheden en ervaring op te nemen om de brief effectiever te maken.
- Een baan willen is niet hetzelfde als de kwalificaties voor de baan hebben. Als je in je inleiding uitlegt dat je gebeld wilt worden voor een sollicitatiegesprek omdat je je er echt bij voelt passen, hoef je dat niet vijftig keer te herhalen. Schrijven dat je "deze baan echt nodig hebt" maakt je nog geen opvallende kandidaat.
Stap 2. Wees zo specifiek mogelijk
Stel een tijdstip vast waarop u elkaar persoonlijk kunt ontmoeten, of vertel wat u later in uw antwoord op uw brief hoopt te zien. Als je tijdens een sollicitatiegesprek meer wilt vertellen over je kwalificaties, zeg dat dan gewoon. Als je de baan echt wilt, zeg dat dan gewoon. Leer alles over het wervingsproces of het sollicitatieproces dat je hebt geschreven en vraag vervolgens naar de volgende fase van het proces.
Richt uw sollicitatiebrief op een specifiek functieniveau. Het type baan of functie hoeft niet expliciet te worden vermeld, maar houd er rekening mee naar wat voor soort resultaten u op zoek bent om de brief relevant te houden
Stap 3. Neem geen informatie op die al op je cv staat
Het is een slecht idee om titels, onderscheidingen en bekende namen in een brief te zetten. Het herhalen van gemakkelijk zichtbare informatie op een cv verspilt ruimte in de brief. Schrijf geen informatie op die elders snel en gemakkelijk te verkrijgen is. Je schrijft om jezelf te verkopen en kansen te creëren.
Stap 4. Schrijf met als doel een sollicitatiegesprek te krijgen
Misschien krijg je geen baan of zo, alleen door de kracht van een brief. Het schrijven van een brief brengt u bij uw voordeur, een kans om uzelf en uw capaciteiten te bewijzen om de persoon of werknemer te zijn die de brieflezer nodig heeft. Om deze reden is het een goed idee om meteen ter zake te komen, je te concentreren op je kwalificaties en je connectie met de functie en je op te werken naar de volgende fase in het proces, of dit nu het sollicitatiegesprek of een andere wervingsfase is.
Herhaal de belangrijkste informatie in het afsluitende gedeelte. Voordat je de brief afsluit met een begroeting, is het een goed idee om kort te herhalen wat je direct wilt
Deel 3 van 3: Brieven herzien en verfijnen
Stap 1. Herzie en corrigeer uw brief
Na het schrijven van een briefontwerp, is het noodzakelijk om uw brief opnieuw te bekijken en deze te verbeteren van de zinsstructuur, enzovoort. Alle goede schrijvers weten dat een werk pas voltooid kan worden genoemd als het is herzien. Als je eenmaal klaar bent met het schrijven van de brief, is het moeilijkste deel voorbij, maar er is nog tijd om het te verfijnen en te verfijnen.
- Reviseren is meer dan typfouten uitwissen of spelfouten corrigeren. Bekijk je brief nog eens en zorg ervoor dat er een overeenkomst is tussen het onderwerp en het werkwoord, de betekenis duidelijk is en dat je brief het beoogde doel bereikt.
- Zodra u denkt dat uw schrijven klaar is, kunt u beginnen met het controleren en zoeken naar de 'laatste belangrijke dingen', de last-minute dingen zoals het corrigeren van typefouten, spelfouten en het opmaken van uw brief.
Stap 2. Maak een eenvoudige en beknopte brief
Over het algemeen mag een introductiebrief niet langer zijn dan de voorkant van de pagina, of tussen de 300 en 400 woorden. Wat de reden ook is, de kans is groot dat je iemand schrijft die op een bepaalde dag met veel papier te maken heeft en die geen lange, overbodige introductiebrief wil zien. Jammer dat je harde werk in de prullenbak belandt, dus houd het kort. Concentreer u alleen op het proberen de belangrijkste informatie in uw brief over te brengen.
Stap 3. Formatteer de brief zoals het hoort
Brieven moeten op de juiste manier op de pagina worden georiënteerd, met een specifieke inleiding, hoofdtekst en een beknopte afsluiting. Als je een korte alinea schrijft zonder contactgegevens of begroetingen, krijg je de baan niet, of kom je niet bij de introductie.
- Voeg een passend cv of cv toe als bijlage bij de introductiebrief. De introductiebrief moet de eerste zijn in het aanvraagpakket.
- Voeg goede contactgegevens toe. Breng de laatste wijzigingen aan in de introductiebrief en zorg ervoor dat u belangrijke contactgegevens hebt opgenomen, meestal in de rechterbovenhoek van het briefhoofd. Voeg een e-mailadres, telefoonnummer en andere basiscontactgegevens toe.
Stap 4. Overweeg om notities op te nemen
Sommige docenten schrijven zakelijke brieven en communicatiedeskundigen stellen voor om de meest relevante of dringende informatie in een notitie of notitie in de brief toe te voegen. De reden is dat dit vaak goed werkt in termen van hoe mensen communicatie in de vorm van een brief verwerken. In plaats van belangrijke informatie aan het einde te plaatsen, kan een belangrijke opmerking of notitie effectiever zijn. Hoewel dit voor sommigen misschien informeel klinkt, kan het een effectieve manier zijn om belangrijke informatie te benadrukken en uw brief te laten opvallen.
