Begrijpen hoe je een goede brief schrijft, is een van de basisvaardigheden die op verschillende gebieden kunnen worden toegepast, zowel op het gebied van zaken, academici als persoonlijke relaties. Zoals u al weet, zijn brieven een veelgebruikte communicatiemethode die wordt gebruikt om informatie, goodwill of gewoon de genegenheid van de afzender voor de ontvanger van de brief over te brengen. Lees dit artikel om erachter te komen hoe je een goede en correcte brief schrijft!
Stap
Methode 1 van 2: Een formele brief schrijven
Stap 1. Begrijp het juiste moment om een formele toonbrief of een formele brief te schrijven
Over het algemeen zijn formele brieven gericht aan mensen met wie u alleen professionele relaties hebt, zoals zakenrelaties of bepaalde overheidsdiensten, in plaats van aan mensen met wie u persoonlijke relaties hebt.
- Vervolgens kan de officiële brief worden getypt met tekstverwerkingssoftware, zoals Microsoft Word, OpenOffice of Text Edit, en vervolgens worden afgedrukt voordat deze wordt verzonden. Als de brief direct ontvangen moet worden of als de ontvanger de e-mail liever ontvangt, raden we aan om de brief per e-mail te versturen.
- Als de ontvanger je huidige baas of collega is, wil je misschien een minder rigide formaat gebruiken. Over het algemeen kunnen dergelijke brieven per e-mail worden verzonden en hoeven ze niet vergezeld te gaan van een adres bovenaan de brief.
Stap 2. Schrijf uw adres en de datum waarop de brief is geschreven bovenaan de brief
Vermeld in het bijzonder uw naam en adres in de linkerhoek van de brief. Als het een officiële zakelijke brief is, vermeld dan de naam en het adres van het bedrijf of plak het briefhoofd van het bedrijf op dezelfde plaats. Geef daarna een opening van twee regels voordat u de datum van schrijven van de brief schrijft.
- Voeg de volledige datum toe in het juiste formaat, zoals 19 september 2021. Het is het beste om een minder formeel formaat zoals 19-sept-2021 of 19/9/21 te vermijden.
- Het is niet nodig om de datum op de per e-mail verzonden brief te vermelden.
Stap 3. Vul de naam en het adres van de ontvanger van de brief in
Als de brief niet per e-mail is verzonden, laat dan een pauze van twee regels achter en vermeld de contactgegevens van de ontvanger in de lege ruimte. Vermeld in het bijzonder elk van deze informatie op een aparte regel:
- Volledige naam en titel van de ontvanger van de brief
- Naam van organisatie en bedrijf, indien van toepassing
- Volledig adres van de ontvanger van de brief (voeg indien nodig twee of meer extra regels toe)
Stap 4. Voeg een begroeting toe
Pauzeer een regel en voeg vervolgens een begroeting toe, zoals 'Geachte', gevolgd door uw naam als ontvanger van de brief. Als u wilt, kunt u uw volledige naam, achternaam of alleen voornaam opnemen. Vermeld indien nodig ook het officiële adres of de titel van de persoon.
- Als u alleen de functie van de persoon op kantoor kent, maar de naam niet weet, schrijf dan gerust "Geachte gezondheidsmanager:" of een soortgelijke zin. Over het algemeen kan de naam van de persoon die de functie vervulde echter zijn online gezocht, zodat u het eerst kunt proberen.
- Als u de ontvanger van de brief niet echt kent, noch zijn of haar positie kent, schrijft u gewoon "Geachte heer/mevrouw:" of gewoon "Geachte:." Dergelijke begroetingen klinken echter hoogdravend en ouderwets en moet worden vermeden, indien mogelijk.
Stap 5. Schrijf je brief
Formele brieven moeten worden geopend met een duidelijke doelverklaring (SOP). Vermijd in het bijzonder afkortingen en gebruik formele vragen, zoals "Bent u geïnteresseerd in …" in plaats van "Bent u geïnteresseerd in …?" Lees vervolgens de hoofdtekst van de brief opnieuw, met of zonder de hulp van iemand anders, om er zeker van te zijn dat er geen spel- of grammaticale fouten in staan.
Als u een formele zakelijke brief schrijft, zorg er dan voor dat de hoofdtekst van de brief altijd kort en bondig is. Ondertussen, als de brief is gericht aan een familielid of goede vriend om nieuws uit te wisselen, gebruik dan een meer ontspannen en/of vloeiende zin. Het is echter een goed idee om ervoor te zorgen dat uw brief niet langer is dan één pagina
Stap 6. Voeg een afsluitende begroeting toe
Een afsluitende begroeting is over het algemeen inbegrepen om de brief positief af te sluiten en een diepere band op te bouwen met de ontvanger van de brief. Voeg daarom na het schrijven van de laatste alinea een afsluitende begroeting toe die past bij het type brief. Probeer voor een formele brief een afsluitende begroeting toe te voegen, zoals 'Met vriendelijke groet', 'Gegroet' of 'Veel succes'. Zet vervolgens uw volledige naam eronder, zoals beschreven in de volgende richtlijnen:
- Laat voor formeel getypte letters ongeveer vier spaties tussen uw slotaanhef en uw volledige naam. Druk vervolgens de brief af en plaats uw handtekening in blauwe of zwarte inkt op de lege ruimte.
- Vermeld in formele e-mails uw volledige naam net onder de slotbegroeting.
- Als u wilt, kunt u de begroeting vóór uw naam opnemen, vooral in een formele brief. Als u bijvoorbeeld getrouwd bent, vermeld dan de naam "Bu Amanda Surya" onder de slotbegroeting.
Stap 7. Vouw de brief (optioneel)
Als de brief in de post zit, probeer hem dan in drieën te vouwen. De truc is om de onderste helft naar het midden te vouwen totdat deze 2/3 van het lettergebied bedekt, en vervolgens de bovenste helft naar het midden te vouwen totdat er geen open lettergebied meer is. Op die manier past het letter-formaat op de meeste enveloppen die op de markt verkrijgbaar zijn.
Stap 8. Schrijf het adres van de ontvanger op de voorkant van de envelop (optioneel)
Zoek het midden van de envelop en schrijf daar het volledige adres van de ontvanger, zoals:
- De heer Joko Susilo
- Jl. ABC nr. 123
- Jakarta, 12345
Stap 9. Schrijf het retouradres op de achterkant van de envelop (optioneel)
Met deze methode kan het postkantoor zonder extra kosten post die ze om welke reden dan ook niet kunnen verzenden, naar uw adres retourneren. Gebruik dezelfde methode als toen u het adres van de ontvanger van de brief schreef, maar voeg daar gewoon een bijnaam toe in plaats van uw volledige naam.
Methode 2 van 2: Informele brieven schrijven
Stap 1. Bepaal het officiële niveau van de brief
Kortom, de toon van de brief hangt af van de mate van verbondenheid van uw relatie met de ontvanger van de brief. Volg deze richtlijnen om de formaliteit van uw brief te identificeren:
- Als de brief is gericht aan een ver familielid, ouder familielid of sociale partner, probeer dan een semi-formele toon te gebruiken. Als de persoon je al een e-mail heeft gestuurd, stuur hem dan een e-mail. Zo niet, dan is het handmatig schrijven van brieven de veiligste optie.
- Als de brief is gericht aan een goede vriend of familielid, schrijf hem dan handmatig of stuur hem via e-mail.
Stap 2. Begin de brief met een begroeting
De gebruikte begroeting is erg afhankelijk van de nauwe relatie tussen u en de ontvanger van de brief, evenals het niveau van formaliteit van de brief. Enkele mogelijkheden die u kunt overwegen:
- Als de brief semi-formeel is, gebruik dan gerust een begroeting zoals 'Hallo'. Volg daarna de begroeting met de bijnaam van de ontvanger als jullie twee niet te ver uit elkaar zijn in leeftijd, of de naam van de ontvanger die begint met een begroeting zoals "Meneer" of "Mevrouw" als de ontvanger veel ouder is dan u.
- Als de brief informeel is, kunt u ook een begroeting gebruiken zoals 'Hallo' of een meer informele begroeting zoals 'Hoi' of 'Hey'. Volg de begroeting met de naam van de ontvanger.
Stap 3. Begin met het schrijven van de hoofdtekst van de brief
Ga naar de volgende regel en begin met schrijven. Als de brief bedoeld is als een persoonlijk communicatiemiddel, probeer dan te beginnen met het bevestigen van de informatie van de ontvanger. U kunt bijvoorbeeld formele zinnen gebruiken zoals: "Ik hoop dat het goed met u gaat" of informele zinnen zoals "Hoe gaat het met u?" Gebruik in het bijzonder de woorden die u zou zeggen als de ontvanger van de brief voor jij.
Stap 4. Maak een lijst van de dingen die gecommuniceerd moeten worden
Aangezien de belangrijkste rol van de brief als communicatiemiddel is, verzoeken wij u om dingen op te nemen waarvan u denkt dat de ontvanger van de brief die moet weten, zoals details van gebeurtenissen die zich in uw leven hebben voorgedaan. Als de brief bijvoorbeeld aan je grootmoeder is, schrijf dan niet alleen: "Bedankt voor het cadeau!" Laat in plaats daarvan zien hoeveel het cadeau voor je betekent, zoals zeggen: 'Vannacht konden mijn vrienden en ik niet slapen omdat we het spel speelden dat oma had gestuurd. Bedankt!" Wat het onderwerp van de brief ook is, de nadruk moet vooral liggen op de wens om informatie te delen.
Begrijp informatie die niet mag worden opgenomen. Kortom, een brief die is geschreven als een uiting van woede of een poging om om genade te smeken, mag niet worden verzonden. Als je al zo'n brief hebt geschreven, maar niet zeker weet of je hem moet verzenden, laat hem dan een paar dagen liggen. Misschien kunnen die paar dagen je beslissing veranderen
Stap 5. Beëindig de brief
Om een informele brief te beëindigen, gebruikt u een afsluitende begroeting die de hechte relatie met de ontvanger weerspiegelt. Als de brief is geadresseerd aan een echtgenoot, vriend of naast familielid, gebruik dan een afsluitende begroeting zoals "Groeten", "Liefdesgroeten" of gewoon "Beste". Ondertussen, voor een semi-formele brief, voel je vrij om een warme, maar nog steeds vrij formele, afsluitende begroeting te gebruiken, zoals 'Gegroet' of 'Gegroet'.
- Ooit gehoord van de term "valediction"? Afscheid is in feite een formele uitdrukking in het Engels die in de oudheid vaak werd gebruikt als een begroeting bij het sluiten van een brief. Als je een Engelse brief aan een vriend schrijft en deze op een gekke manier wilt afsluiten, gebruik dan gerust deze methode. Plaats bijvoorbeeld een afsluitende begroeting in de vorm van een afscheidsgroet, zoals: "Ik blijf, zoals altijd, uw toegewijde dienaar", eindigend met uw naam.
- Als je informatie wilt toevoegen nadat de brief is geschreven, gebruik dan het onderschrift P. S, wat in het Engels Postscript betekent ("na schrijven").
Stap 6. Verstuur de brief
Stop de brief in een envelop, plak er een postzegel op, vermeld het adres van de ontvanger en verstuur hem onmiddellijk via het postkantoor.
Tips
- Probeer de hoofdtekst van de brief te concentreren op een onderwerp dat de ontvanger zal interesseren.
- Over het algemeen worden begroetingen altijd gevolgd door een komma. In formele letters is de gebruikte interpunctie echter meestal een dubbele punt in plaats van een komma.
- Gebruik altijd beleefde taal en goede argumenten bij het schrijven van een klachtenbrief. Als u dit doet, vergroot u de kans op een positieve reactie.
- Als u een zeer formele brief wilt afdrukken, raden we u aan papier te gebruiken dat iets zwaarder is dan standaard kopieerpapier.
- Als je een formele of semi-formele e-mail wilt sturen, gebruik dan altijd een professioneel klinkend e-mailadres. E-mails verzonden door "sweetstar189" zullen zeker niet zo serieus worden genomen als e-mails verzonden door "jeni.sandra", toch?
- Schrijf brieven altijd met een blauwe of zwarte inktpen.
- Controleer of het vermelde adres correct is.
- Begin een alinea altijd met een zin die ingesprongen is geschreven of getypt.
- Controleer de inhoud van uw brief nog eens, minstens twee keer.
- Als de brief handmatig is geschreven, zorg er dan voor dat je altijd een balpen gebruikt die geen inkt lekt.
