Om een lijst of tabel met gegevens van Word naar Excel te verplaatsen, hoeft u geen afzonderlijke stukjes gegevens naar de cellen van een Excel-spreadsheet (werkblad) te verplaatsen. U kunt uw document eenvoudig goed opmaken in Word, waarna het hele document met slechts een paar klikken in Excel kan worden geïmporteerd.
Stap
Methode 1 van 2: Lijsten converteren
Stap 1. Begrijp hoe het Word-document wordt geconverteerd
Om een document in Excel te importeren, worden bepaalde tekens gebruikt om te bepalen welke gegevens de cellen in het Excel-werkblad zullen invoeren. Door een paar opmaakstappen uit te voeren voordat u importeert, kunt u het uiterlijk van het werkblad bepalen en de hoeveelheid handmatige opmaak die moet worden gedaan, minimaliseren. Dit is vooral handig als u een lange lijst uit een Word-document in Excel importeert.
Deze methode werkt het beste als er meerdere vermeldingen in de lijst staan, elk met een vergelijkbare indeling (een lijst met adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, enz.)
Stap 2. Zorg ervoor dat het document geen opmaakfouten bevat
Voordat u het conversieproces start, moet u ervoor zorgen dat elk item op dezelfde manier is opgemaakt. U moet eventuele interpunctiefouten corrigeren of vermeldingen die niet overeenkomen opnieuw rangschikken. Dit is om ervoor te zorgen dat het proces van gegevensoverdracht soepel verloopt.
Stap 3. Geef de opmaaktekens weer in het Word-document
Door normaal verborgen tekens weer te geven, kunt u bepalen wat de beste manier is om elk item te scheiden. U kunt opmaaktekens weergeven door op de knop Alineamarkeringen weergeven/verbergen op het tabblad Start te klikken of door op Ctrl+⇧ Shift+* te drukken.
De meeste lijsten hebben één alineamarkering aan het einde van elke regel, of aan het einde van een regel, of in een lege regel tussen items. U gebruikt dit teken om het onderscheidende karakter van de cellen in Excel in te voeren
Stap 4. Vervang de alineamarkeringen tussen items om extra spaties te verwijderen
Excel gebruikt spaties tussen items om rijen te definiëren, maar u moet ze op dit punt verwijderen om te helpen bij het opmaakproces. Maak je geen zorgen, je voegt het binnenkort weer toe. Deze stap werkt het beste als u één alineamarkering aan het einde van de invoer heeft en één markering in de ruimte tussen de invoer (twee opeenvolgende spaties).
- Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen.
- Typ ^p ^p in het veld Zoeken. Dit is de code voor twee opeenvolgende alineamarkeringen. Als elk item een enkele regel is en er geen lege regels tussen staan, gebruik dan slechts één ^p.
- Voer het scheidingsteken in het veld Vervangen in. Zorg ervoor dat dit teken geen teken in het document is, zoals ~.
- Klik op Alles vervangen. U zult merken dat deze items zichzelf combineren, maar laat het staan zolang het scheidingsteken op de juiste plaats staat (tussen elk item)
Stap 5. Scheid elk item in afzonderlijke kolommen
Nu verschijnen de vermeldingen in afzonderlijke regels. U moet de gegevens specificeren die in elke kolom zullen verschijnen. Als elke vermelding op de eerste regel bijvoorbeeld een naam is, op de tweede regel een adres en op de derde regel een land en postcode, doet u het volgende:
- Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen.
- Verwijder een van de ^p-tekens in het veld Zoeken.
- Vervang het teken in het veld Vervangen door een komma,.
- Klik op Alles vervangen. Hiermee worden de resterende alineasymbolen vervangen door een kommascheidingsteken, waardoor elke regel in een kolom wordt gescheiden.
Stap 6. Wijzig het scheidingsteken om het formatteringsproces te voltooien
Nadat u de twee bovenstaande stappen voor Zoeken en Vervangen hebt voltooid, ziet de lijst er niet langer uit als een lijst. Ze staan allemaal op dezelfde regel en hebben een komma tussen elk stuk gegevens. De stap Zoeken en vervangen retourneert de gegevens in een lijstvorm, maar heeft nog steeds komma's die de kolommen definiëren.
- Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen.
- Typ ~ (of welk teken dan ook dat u aan het begin hebt gekozen) in het veld Zoeken.
- Typ ^p in het veld Vervangen.
- Klik op Alles vervangen. Hierdoor worden alle vermeldingen weer in afzonderlijke groepen verdeeld, gescheiden door komma's.
Stap 7. Sla het bestand op als een tekstbestand zonder opmaak
Het invoerformaat is compleet en u kunt dit document opslaan als tekstbestand. Dit wordt gedaan zodat Excel uw gegevens kan lezen en ontleden zodat deze in de juiste kolommen verschijnen.
- Klik op het tabblad Bestand en selecteer Opslaan als.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Opslaan als type en selecteer Platte tekst.
- Geef het bestand een naam en klik vervolgens op Opslaan.
- Als het venster Bestandsconversie verschijnt, klikt u op   OK;.
Stap 8. Open het bestand in Excel
Omdat het bestand in platte tekst is opgeslagen, kunt u het openen in Excel.
- Klik op het tabblad Bestand en selecteer Openen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Excel Alle bestanden en selecteer Tekstbestanden.
- Klik op Volgende > in het venster Wizard Tekst importeren.
- Selecteer Komma in de lijst met scheidingsteken. U kunt zien hoe de items worden gescheiden in het voorbeeld onderaan. Klik op Volgende >.
- Selecteer de gegevensindeling voor elke kolom en klik vervolgens op Voltooien.
Methode 2 van 2: Tabellen converteren
Stap 1. Maak een tabel in Word en voer er vervolgens gegevens in
Voor een lijst met gegevens in Word kunt u deze converteren naar een tabelindeling en de tabel vervolgens naar Excel kopiëren. Als uw gegevens al in tabelindeling zijn, gaat u verder met de volgende stap.
- Selecteer alle tekst die in een tabel moet worden omgezet.
- Klik op het tabblad Invoegen en klik vervolgens op de knop Tabel.
- Selecteer Tekst naar tabel converteren.
- Voer het aantal rijen per rij met gegevens in de kolom Aantal kolommen in. Als er lege rijen tussen elke rij met gegevens staan, voegt u er een toe aan het kolomtotaal.
- Klik op   OK;.
Stap 2. Controleer het tabelformaat
Word maakt een tabel op basis van uw instellingen. Controleer of de tabel correct is.
Stap 3. Klik op de kleine + knop die in de linkerbovenhoek van de tabel verschijnt
Deze knop verschijnt als je met je muis over de tafel gaat. Als u op deze knop klikt, worden alle gegevens in de tabel geselecteerd.
Stap 4. Druk op
Ctrl+C om gegevens te kopiëren. U kunt ook op de knop Kopiëren op het tabblad Start klikken.
Stap 5. Open Excel
Nadat de gegevens zijn gekopieerd, kunt u Excel openen. Als u de gegevens in een bestaand werkblad wilt plaatsen, opent u het werkblad. Plaats de cursor in de cel waarvan u de cel linksboven in de tabel wilt maken.
Stap 6. Druk op
Ctrl+V om gegevens te plakken.
Elk van de cellen uit de Word-tabel wordt in een aparte cel in het Excel-werkblad geplaatst.
Stap 7. Scheid eventuele resterende kolommen
Afhankelijk van het type gegevens dat u importeert, is er mogelijk wat extra opmaak nodig. Als u bijvoorbeeld stadsadressen, landcodes en postcodes importeert die zich in één cel bevinden, kunt u deze automatisch splitsen in Excel.
- Klik op de kolomkoppen die u wilt splitsen. Met deze stap wordt de hele kolom geselecteerd.
- Selecteer het tabblad Gegevens en klik op de knop Tekst naar kolommen.
- Klik op Volgende > selecteer vervolgens Komma in de kolom Scheidingstekens. Als u het bovenstaande voorbeeld gebruikt, scheidt deze stap de stad van de landcode en postcode.
- Klik op Voltooien om de wijzigingen op te slaan.
- Selecteer de kolommen die nog moeten worden verdeeld en herhaal dit proces. Selecteer spatie en niet komma als scheidingsteken. Deze stap scheidt de landcode van de postcode.
