Een factuur, of vaak ook een factuur genoemd, is een document met details over de geleverde diensten en een betalingsverzoek dat wordt ingediend bij de persoon die de aankoop heeft gedaan. Als u bijvoorbeeld een tuinman bent en planten hebt toegevoegd aan de homepage van een klant, vermeldt u de details van uw diensten op de factuur om betaling te verkrijgen.
Stap
Deel 1 van 3: Een formaat kiezen
Stap 1. Maak een professionele factuur
Als u regelmatig facturen schrijft, is het een goed idee om een factuursjabloon te maken die u kunt wijzigen telkens wanneer u een nieuwe factuur naar een klant stuurt. Deze sjabloon is vooral handig voor aannemers of anderen die doorlopend diensten verlenen. U kunt factuursjablonen maken met uw favoriete tekstverwerkingsprogramma of er op internet naar zoeken.
- Een factuur bevat meestal een titel met uw naam of uw bedrijf, adres en telefoonnummer, evenals een bedrijfslogo, samen met details van de geleverde diensten, het te betalen bedrag en betalingsinstructies.
- Facturen worden meestal elektronisch gemaakt, genummerd en opgeslagen op een computer. Zo heb je altijd een kopie van je factuur en hoef je je geen zorgen te maken dat je je factuurpapier kwijtraakt. Zorg er echter voor dat u altijd een back-up van uw factuurbestand maakt met een online bestandsopslagservice, zoals Google Drive of Dropbox. Op die manier heb je nog steeds een kopie van je facturen als de harde schijf van je computer uitvalt.
- Kies een nummeringssysteem waarmee u uw documenten gemakkelijk kunt ordenen. Een optie is om de aanmaakdatum te gebruiken. Dus "FTR311216" is een factuur die op 31 december 2016 is gemaakt. Als u meer dan één factuur per dag maakt, voert u de initialen van de leverancier in.
Stap 2. Selecteer het facturenboek
Factuurboeken kunnen worden gekocht bij boekhandels of stationaire winkels. Dit boek bevat spaties om de geleverde diensten en verschillende betalingsinformatie op te sommen. Elke keer dat u een betalingsrekening schrijft, hoeft u alleen maar de lege ruimte in te vullen.
- Factuurboeken zijn handig voor mensen die facturen schrijven voor de goederen die ze verkopen. Als u bijvoorbeeld zelfgemaakte taarten verkoopt, is het wellicht gemakkelijker om een betalingsfactuur te schrijven in plaats van elke keer dat u iets verkoopt een factuur op uw computer te maken.
- Kies een factuurboek met een laag dito papier achter elke blanco factuur, zodat jij en je klant elk één exemplaar kunnen krijgen.
- U hebt echter nog steeds een veilige opslagruimte nodig. Bewaar een kopie van de factuur in een brandwerende kluis.
Stap 3. Gebruik een online betalingssysteem
Met PayPal of Square kunt u facturen verzenden. De service is echter betalend (2,9% + US $ 30 cent per factuur vanaf januari 2017), maar het gemak van elektronisch betalen maakt deze methode betrouwbaarder.
- Selecteer vanuit uw PayPal-account bovenaan de menuoptie "Verzenden en aanvragen". Selecteer vervolgens "Facturen maken en beheren" (facturen maken en beheren). Klik ten slotte op de knop "Maken" om een nieuwe factuur aan te maken.
- U moet het e-mailadres van de klant weten om het gedeelte 'Factuur aan:' van de factuur in te vullen. PayPal of Square factureert het account met dat e-mailadres.
Stap 4. Download een app voor aangepaste facturen
Met factureringsapps zoals Invoice2go kunt u facturen vanaf uw telefoon verzenden en volgen en automatische betalingsherinneringen instellen. Klanten kunnen online betalen met een creditcard of bankpas.
Stap 5. Maak facturen aan met boekhoudsoftware
Als u boekhoudsoftware gebruikt om uw bedrijf te beheren, moet een factureringssysteem worden opgenomen. QuickBooks heeft bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijke knop "Factuur" op het dashboard die u door het proces leidt. Uw klanten hebben geen directe betalingsopties, maar u kunt de factureringsstatus samen met andere bedrijfsgegevens controleren.
Deel 2 van 3: Inclusief basisinformatie
Stap 1. Voeg bedrijfsinformatie toe
Of u nu factureert op een computer of een facturenboek gebruikt, schrijf de bedrijfsnaam bovenaan. Vermeld de volgende informatie net onder uw bedrijfsnaam:
- Volledig adres van het bedrijf
- Telefoonnummer bedrijf
- E-mailadres of contactgegevens
Stap 2. Schrijf de datum op
U en de klant moeten de datum van de factuur kennen. Dit komt omdat de vervaldatum van de betaling meestal gebaseerd is op de aanmaakdatum van de factuur.
Stap 3. Eventueel factuurnummer
U hebt de factuurnummers opeenvolgend nodig op basis van het aantal transacties met de klant. Als u bijvoorbeeld in 3 verschillende evenementen een taart aan dezelfde klant heeft verkocht, krijgt de factuur voor de derde verkoop nummer 3.
- Als u een stationair in de winkel gekocht factuurstrookje gebruikt, moet de factuur al genummerd zijn.
- Als je boekhoudsoftware of PayPal gebruikt, wordt de rekening ook automatisch genummerd.
Stap 4. Schrijf de klantgegevens op
Vermeld de naam van de klant of klant of bedrijf. Als u aannemersdiensten verleent aan klanten, moet u ook het adres en telefoonnummer van het bedrijf vermelden.
Deel 3 van 3: Specifieke dingen schrijven
Stap 1. Schrijf een beschrijving van de geleverde diensten
Omvat alle werkzaamheden, diensten of producten die de klant levert. Als u meer dan één dienst aanbiedt, vermeldt u ze allemaal op een lijst. Neem de volgende informatie over de dienst of het product op in de gerelateerde lijst:
- Diensten of producten geleverd. Bijvoorbeeld: "1 verjaardagstaart met Thomas-versieringen."
- Leveringsdatum service
- Servicekosten
- Nadat elk product of elke dienst is vermeld, berekent u het totaal en voegt u het uiteindelijke gefactureerde bedrag toe.
Stap 2. Specificeer de specifieke betalingsvoorwaarden
Als u wilt dat de rekening vóór een bepaalde datum wordt betaald, vermeldt u die informatie. Voer details in met betrekking tot het type betaling dat wordt geaccepteerd, of dit nu contant, cheque of creditcard is.
Bereken ook de belasting die bij de kosten wordt opgeteld. Zoek naar de toepasselijke belastingtarieven in uw land, zodat u het gefactureerde bedrag nauwkeurig kunt bepalen
Stap 3. Geef aanvullende informatie op
Schrijf onderaan de factuur een beschrijving van het retourbeleid. U kunt ook van deze gelegenheid gebruik maken om de klant te bedanken en andere producten of diensten op te noemen die u ook aanbiedt.
