Het brengen van seminars is een goede gelegenheid om kennis en ervaringen met anderen te delen. Veel mensen voelen zich nerveus en angstig als het gaat om spreken voor een publiek, maar dit kan worden overwonnen met veel oefening en zoveel mogelijk voorbereiding. Om het seminar goed te laten verlopen, moet u contact opnemen met de organisator om de duur van het seminar en de te behandelen onderwerpen te weten te komen. Bereid seminarmateriaal voor in de vorm van dia's met een reeks informatie. Geef ook een diavoorstelling weer met foto's of afbeeldingen. Wanneer u als spreker voor een publiek verschijnt, toont u vertrouwen door oogcontact te maken, de juiste lichaamstaal te gebruiken en met duidelijke articulatie te spreken.
Stap
Methode 1 van 3: Eerste voorbereidingen treffen
Stap 1. Ontdek het verloop van het seminar
Bespreek als eerste voorbereiding met de organisatoren verschillende zaken met betrekking tot de uitvoering van het seminar en de te bespreken onderwerpen. Probeer erachter te komen wat de verwachtingen van de organisatoren zijn, want seminars kunnen op verschillende manieren worden gegeven, bijvoorbeeld: u wordt gevraagd om een paper te bespreken die is uitgedeeld voordat het seminar begint of om een presentatie te geven zonder veel interactie met het publiek.
Vraag de organisator: “Wordt het seminar gehouden als een lezing die zich richt op het uitleggen van onderzoeksresultaten of zal het meer interactie hebben met het publiek?”
Stap 2. Bedenk wie het publiek voor het seminar zal zijn
Bereid seminarmateriaal voor op basis van de interesses en behoeften van het publiek door uit te zoeken wie het seminar zal bijwonen. Als je je publiek nog niet kent, vraag de organisatoren dan om informatie over hun educatieve achtergrond en ervaring. Als je al eerder met het publiek hebt gewerkt, gebruik dan wat je weet om materialen voor te bereiden en pas je presentatiestijl aan om hen te helpen, vooral om je voor te bereiden.
- Bijvoorbeeld: wanneer je een wetenschapsseminar geeft voor specialisten, hoef je geen jargon te gebruiken omdat je de stof direct dieper en gedetailleerder kunt bespreken.
- Afhankelijk van de aanwezigen kunt u controversiële onderwerpen bespreken of het publiek om hun mening vragen.
- Kom vroeg naar de seminarlocatie, zodat u nog met enkele deelnemers kunt praten en de situatie in de ruimte kunt observeren voordat het seminar begint. Vraag een van de deelnemers: "Waarom wil je dit seminar bijwonen?"
Stap 3. Ontdek welke presentatietools beschikbaar zijn en welke tools je moet instellen
Zorg ervoor dat je de apparaten in de kamer kunt bedienen, bijvoorbeeld: een goede beheersing van het PowerPoint-programma en weet hoe je dia's automatisch kunt laten veranderen zonder op het toetsenbord of de muisknop te klikken. Als je een microfoon wilt gebruiken, leer dan eerst hoe je deze moet gebruiken en pas het volume aan.
Bijvoorbeeld: om tijdens een presentatie een slideshow te kunnen laten zien, zorg er dan voor dat er een goed werkende projector in de ruimte staat
Stap 4. Bereid dia's en beelden voor die de aandacht van het publiek trekken
Stel je, voordat je presentatiemateriaal samenstelt, voor hoe een visuele weergave eruit zal zien die gemakkelijk te begrijpen is voor het publiek. Als u een dia wilt laten zien, bereid dan een informatieve dia voor met duidelijke afbeeldingen en gemakkelijk leesbare tekst. Gebruik grote lettertypen en duidelijke vormen. Voeg niet te veel afbeeldingen toe en schrijf zo min mogelijk tekst.
- Houd er rekening mee dat het publiek 1-2 minuten nodig heeft om elke dia volledig te lezen. Bereid dus niet zoveel slides voor dat je de presentatie niet af kunt maken. Presenteer in plaats daarvan afbeeldingen ter ondersteuning van de informatie die u mondeling aan uw publiek overbrengt.
- Gebruik andere visuele displays, bijvoorbeeld: maquettes, posters, flyers of brochures. In plaats van je te fixeren op de dia's, kanaliseer je je creativiteit door deze faciliteiten te gebruiken en ze aan te passen aan het management van het seminar.
Stap 5. Verspreid indien nodig presentatiemateriaal vóór het seminar
Als je een seminar wilt organiseren waarin de nadruk ligt op de bespreking van papers, stel dan aan de organisatoren voor dat elke deelnemer een paar dagen van tevoren een paper heeft ontvangen. Zo kunnen ze vragen en opmerkingen voorbereiden. U kunt ook rechtstreeks naar meer complex materiaal gaan, ervan uitgaande dat uw publiek een bepaald niveau van begrip heeft.
Als de verspreide paper nog in uitvoering is, neem deze dan op in de conceptpaper en breng de informatie opnieuw over aan het begin van het seminarie. Op die manier weet je publiek dat je klaar bent om opbouwende kritiek en input te accepteren
Stap 6. Oefen met het geven van het seminar volgens het materiële kader
Als je klaar bent met het opmaken van de omtrek en dia's, oefen dan van tevoren. Laat vrienden en familieleden zich voordoen als deelnemers aan het seminar als simulatie. Maak een video-opname van je presentatieoefening en speel deze daarna nog een keer af zodat je kunt bepalen wat er nog verbeterd moet worden. Oefen zo vaak als je kunt totdat je de presentatiestof goed onder de knie hebt en echt klaar bent om het seminar te geven.
Elke keer dat u klaar bent met oefenen, maakt u aantekeningen van dingen die goed zijn gegaan en wat verbeterd moet worden
Stap 7. Kom vroeg op de seminarlocatie aan
Maak tijd vrij zodat u vroeg op de seminarlocatie bent om de indeling van de kamer te zien. Neem de tijd om presentatiemateriaal te uploaden en fotokopieën van papieren of brochures te verspreiden. Neem daarnaast de tijd om kennis te maken met de organisatoren van het seminar om te coördineren.
Als je 15-30 minuten van tevoren arriveert, is er nog genoeg tijd om dingen te doen die moeten worden gedaan voordat je aan het seminar begint
Methode 2 van 3: Seminarmateriaal leveren
Stap 1. Stel jezelf voor aan het publiek
Open het seminar door op het podium of voor de zaal te gaan staan en jezelf voor te stellen. Beschrijf kort uw professionele ervaring en waarom u een seminar over het te behandelen onderwerp wilt houden. Dit kan de interesse van het publiek om naar u te luisteren vergroten en het wederzijds vertrouwen tussen de spreker en het publiek bevorderen.
Als iemand anders je heeft voorgesteld, leg dan kort uit waarom je zo enthousiast was over het hosten van dit seminar en bedank de organisatoren voor het feit dat ze je de kans hebben gegeven om voor een publiek te spreken
Stap 2. Maak een presentatie op basis van het materiaal dat is voorbereid
Presenteer de stof in volgorde op basis van logisch denken. Zelfs als je al het materiaal uit je hoofd hebt geleerd, noteer dan de belangrijke informatie kort op papier of notitiekaarten om mee te nemen naar je presentatie. U kunt deze noten gebruiken om het tempo van uw toespraak in te stellen. Gebruik deze richtlijnen bij het geven van seminars: "Vertel het publiek wat je wilt zeggen, leg uit wat je hebt uitgelegd, zeg wat je hebt uitgelegd."
Bijvoorbeeld: als je een seminar geeft met een onderwerp dat chronologisch wordt besproken, bijvoorbeeld: de geschiedenis van het uitbreken van de tweede wereldoorlog, zorg er dan voor dat je veel informatie hebt gegeven voordat je in chronologische volgorde uitleg geeft
Stap 3. Presenteer het materiaal zonder naar de visuele middelen te kijken
Seminars geven wordt makkelijker als je de slides leest. Gebruik in plaats daarvan een dia ter ondersteuning van de belangrijke informatie die wordt uitgelegd. Als je veel oefent, kan het gebruik van dia's laten zien of je een goed seminar geeft.
Als u bijvoorbeeld een foto van Lincoln laat zien, gebruik dan de dia als ondersteuning bij het uitleggen van de achtergrond van Lincolns professionele en persoonlijke leven. Deze informatie hoeft niet naast de foto te worden geschreven
Stap 4. Breng het seminar volgens een vooraf bepaald schema
Als je eenmaal je bereidheid hebt uitgesproken om een seminar te organiseren, zoek dan uit hoe lang je hebt om te praten en bereid het materiaal vervolgens voor volgens de toegewezen tijd. Beëindig de presentatie op tijd of maximaal 5 minuten vertraging, meer niet. Als de tijd om is, kom dan direct tot een conclusie en zeg dat je het in de vraag-en-antwoordsessie verder gaat uitleggen.
Bijvoorbeeld: zeg tegen het publiek: "Ik moet de presentatie beëindigen omdat de tijd dringt, maar ik zal dit onderwerp blijven bespreken in een vraag-en-antwoordsessie."
Stap 5. Beantwoord de vragen zo goed mogelijk
Begin met antwoorden door de gestelde vraag te herhalen, zodat het hele publiek het onderwerp hoort dat u wilt bespreken. Denk voordat je spreekt over het antwoord na terwijl je een zin maakt. Geef zoveel mogelijk antwoorden die worden ondersteund door het materiaal dat u zojuist hebt beschreven en voeg informatie toe die u vanwege tijdgebrek of andere omstandigheden niet kon overbrengen.
- Na het beantwoorden, bedank de vraagsteller voor de gestelde vraag. Als een deelnemer de Q&A-sessie domineert, zeg dan dat hij of zij na afloop van het seminar weer met je kan praten.
- Als je een vraag niet kunt beantwoorden, zeg dan: "Deze vraag is heel goed, maar ik kan hem nog niet beantwoorden."
Methode 3 van 3: Demonstreer vaardigheid en vertrouwen
Stap 1. Maak goed oogcontact
Kijk terwijl je spreekt de ruimte rond terwijl je tijdens je presentatie oogcontact maakt met het hele publiek. Als je merkt dat je maar in één richting kijkt, kijk dan ergens anders. Richt je niet alleen op het publiek dat achterin of voorin zit. Kijk in plaats daarvan naar alle deelnemers aan het seminar, zodat u hun reactie op wat u te zeggen hebt kunt opvangen.
Stap 2. Spreek duidelijk en charismatisch
Gebruik trainingsvideo's om erachter te komen of uw stem trilt of niet hard genoeg is. Spreek hardop zodat u de microfoon niet hoeft te gebruiken. Houd uw presentatie ook rustig en spreek elk woord duidelijk uit, zodat iedereen kan begrijpen wat u zegt.
Schrijf: "Spreek duidelijk" in de marges van de overzichtsnotities om u eraan te herinneren de geluidskwaliteit tijdens uw presentatie te behouden
Stap 3. Kalmeer als er iets misgaat
Als je de verkeerde informatie overbrengt, weet het publiek het misschien niet. Om alle zorgen weg te nemen, moet u toegeven dat u verkeerd geïnformeerd was voordat u verder ging met uw presentatie om het vertrouwen van het publiek in u te herstellen.
Bijvoorbeeld: zeg tegen het publiek: “Sorry, ik heb de gegevens in kolom 3 niet aangepast aan de huidige positie. Een nauwkeuriger aantal zou zijn…'
Stap 4. Gebruik goede lichaamstaal
Bedien je vingers en onderarmen zodat je niet nerveus overkomt omdat je constant met een balpen of ander voorwerp aan het spelen bent. Let op hoe je af en toe stapt en loopt, maar maak geen bewegingen die je publiek afleiden. Denk er bij het oefenen van lichaamstaal aan of uw bewegingen het publiek zullen afleiden van het presentatiemateriaal. Probeer dan de beweging te verminderen of te vermijden.
