Voel je je overweldigd door het moeten vervullen van een groot aantal verantwoordelijkheden in een beperkte tijd? Persoonlijke en professionele verantwoordelijkheden die elkaar overlappen, kunnen stress veroorzaken, vooral als je door extreme drukte vaak iets belangrijks vergeet. Om dat te voorkomen, waarom zou u niet proberen een nette en overzichtelijke takenlijst te maken? Via deze lijst kunt u gemakkelijker prioriteiten stellen, onvoltooide taken bijhouden en de dagelijkse productiviteit verhogen.
Stap
Deel 1 van 3: Activiteitsdetails samenvatten
Stap 1. Bepaal de meest geschikte media
Als je je telefoon meer gebruikt dan je agenda, probeer dan een takenlijst op te schrijven in je telefoon-app. Aan de andere kant, als je niet de hele dag naar je telefoon of computerscherm wilt staren, probeer het dan op een stuk papier of een speciale agenda te schrijven. Als het niet is afgestemd op uw voorkeuren, zal de takenlijst waarschijnlijk minder effectief zijn.
Er zijn zelfs apps zoals Any.do, Wunderlist en Pocket Lists die u kunt downloaden en gebruiken om uw dagelijkse activiteiten effectiever te beheren
Stap 2. Maak een lijst van alles wat je nodig hebt om gedaan te krijgen
Het arrangement kan worden gevuld met minder belangrijke dingen zoals "Bad" tot belangrijke dingen zoals "Afwerkingsmateriaal voor de presentatie van volgende week" of "Op zoek naar mama's verjaardagscadeau volgende maand". Zoals u kunt zien, zijn de drie taken van verschillende aard, belangrijkheid en duur. Haast u in dit stadium niet om ze te categoriseren; schrijf gewoon alle taken, verantwoordelijkheden of activiteiten op die in je opkomen.
- Schrijf gerust alles wat in je opkomt op papier. Door dit te doen, voelt u zich meer opgelucht en helpt u om geen verantwoordelijkheden te vergeten.
- Deze lijst is uw belangrijkste takenlijst.
Stap 3. Vraag indien nodig anderen om hulp
Na het samenstellen van een lijst met activiteiten die moeten worden voltooid, besluit u of u anderen om hulp wilt vragen of niet. Sterker nog, je moet niet aarzelen om iemand anders om hulp te vragen als je je echt overweldigd voelt of een zeer beperkte tijd hebt! Vermijd de drang om dingen alleen te regelen! Als de taak aan iemand anders kan worden gedelegeerd, doe het dan gerust!
Deel 2 van 3: Activiteiten beheren
Stap 1. Groepeer de taken in de hoofdlijst in categorieën
U kunt bijvoorbeeld categorieën 'verantwoordelijkheid op het werk' en 'verantwoordelijkheid thuis' maken. Als u dit doet, kunt u uw aandacht en energie beter op elke taak concentreren. U kunt bijvoorbeeld meer tijd besparen door de categorie 'verantwoordelijkheid thuis' niet aan te vinken wanneer u op het werk bent.
Om de productiviteit te maximaliseren, stelt u zich voor dat u al uw taken in een gangpad voor u plaatst. Als je dat eenmaal hebt gedaan, probeer dan afleidende geluiden te elimineren en probeer je aandacht te richten op een specifieke reeks taken. Met andere woorden, maak je die dag geen zorgen meer over onnodige taken of verantwoordelijkheden
Stap 2. Maak een lijst met activiteiten voor slechts één dag
Als u dit doet, kunt u uw verantwoordelijkheden beheren in overeenstemming met hun prioriteiten. Daarnaast voel je je ook niet belast omdat je "geen" verantwoordelijkheden hebt die morgen, volgende week of zelfs volgende maand af moeten zijn! Focus op wat je binnen 24 uur kunt voltooien. Idealiter zou het aantal activiteiten dat u op één dag moet voltooien, niet meer dan tien of zelfs vijf activiteiten moeten zijn.
- Als je niet weet waar je moet beginnen, probeer dan je bedtijd te versnellen. Welke taken moeten er op dat uur echt gedaan worden? Zodra je het hebt gevonden, voeg je het toe aan je prioriteitenlijst!
- Gebruik de belangrijkste takenlijst als referentie voor uw dagelijkse taken. Nadat je een to-do-lijst of dagelijkse taak hebt gemaakt, kun je meteen je belangrijkste to-do-lijst kwijt!
Stap 3. Schat de duur van elke taak of verantwoordelijkheid
Denk realistisch! Als je niet genoeg tijd besteedt of te geobsedeerd bent om elke taak zo snel mogelijk af te krijgen, is de kans groter dat je wordt aangevallen door meer stress. Geloof me, je zult niet productief kunnen werken als je constant in de war bent. Meet daarom objectief en realistisch de duur van elke taak en plan uw activiteitenschema op basis van die schatting.
Wacht ongeveer 10-15 minuten tussen elke verantwoordelijkheid. Je kunt eigenlijk niet zonder pauze van de ene taak naar de andere gaan, toch?
Stap 4. Maak een takenlijst om het er interessanter uit te laten zien
Ook al voelt het minder belangrijk, deze acties kunnen je kijk op de takenlijst daadwerkelijk in een positievere richting veranderen! Probeer een takenlijst in uw favoriete kleur te schrijven of te typen, deze op interessant gekleurd karton te plakken of op uw telefoon te ontwerpen. Doe wat nodig is om uw motivatie te vergroten om de verschillende verantwoordelijkheden erin te vervullen!
Deel 3 van 3: Toezeggingen nakomen
Stap 1. Noteer de deadline voor elke taak die op de hoofdtakenlijst staat
Geloof me, als je dit doet, wordt het gemakkelijker voor je om een dagelijkse takenlijst samen te stellen, vooral omdat de verantwoordelijkheden die zich opstapelen ertoe leiden dat je taken vergeet die als minder belangrijk worden beschouwd of als spoedeisend worden beschouwd. Maak een dagelijkse lijst door te verwijzen naar de deadlines van elke taak die in de hoofdlijst wordt vermeld!
- Als een taak of verantwoordelijkheid geen deadline heeft, probeer er dan zelf een te stellen.
- Zonder een duidelijk en gestructureerd plan kunnen onbeduidende verantwoordelijkheden gemakkelijk worden vergeten.
Stap 2. Zet de lijst op een plek waar je hem vaak kunt zien
Het heeft geen zin om een takenlijst samen te stellen als je het papier in een la legt en het vergeet. Zet de lijst daarom altijd op een plek waar je hem vaak ziet! Op die manier vergeet je het niet en ben je gemotiveerder om snel alle verantwoordelijkheden erin te vervullen.
Neem de lijst overal mee naartoe. Plak zo nodig een kopie op de badkamerspiegel of stop hem in je tas. Zorg ervoor dat u ze gemakkelijk kunt zien en openen
Stap 3. Geef iemand een kopie van je takenlijst
U kunt het bijvoorbeeld aan een ouder, vriend, echtgenoot of collega geven; belangrijker nog, zorg ervoor dat de persoon uw voortgang kan volgen. Als iemand anders de takenlijst kent, zul je nog meer terughoudend zijn om uitstelgedrag te vertonen, toch?
