Soms voelt het alsof de hele wereld in een oogwenk instort. Veel verantwoordelijkheden op het werk en op school, in combinatie met huishoudelijke taken en verplichtingen aan vrienden en familie - soms komt er een moment dat 24 uur gewoon niet genoeg is. Door te leren hoe u effectief prioriteiten kunt stellen, kunt u een efficiëntere werknemer worden, tijd en moeite besparen en stress vermijden. Leer hoe u uw taken kunt indelen in specifieke categorieën en moeilijkheidsgraden, en ga ermee aan de slag als een professional. Zie stap 1 voor meer informatie.
Stap
Deel 1 van 3: Een takenlijst maken
Stap 1. Bepaal het tijdsbestek voor de lijst die u wilt ontwerpen
Ga je een erg drukke week tegemoet? Gekke dag? Er kunnen momenten zijn dat het moeilijk zal zijn om te ademen als u nadenkt over alles wat u voor het einde van het jaar moet doen. Ongeacht het soort commitment dat je hebt, kies een tijdsbestek voor de lijst met prioriteiten die je wilt ontwerpen, zodat je kunt beginnen met het stellen van prioriteiten en het vertalen van de stress die je creëert in zinvolle actie.
- Korte termijn doelen bevatten over het algemeen dingen met een verscheidenheid aan categorieën. Misschien heb je aan het eind van de dag wat werk te doen, boodschappen die je moet doen voordat je naar huis gaat, en verantwoordelijkheden thuis die ook wachten op je thuiskomst. Je kunt een lijst maken van stressoren, namelijk alles wat er de komende uren moet gebeuren.
- Langetermijndoelen omvat grotere ambities die moeten worden opgesplitst in stappen die ook prioriteit moeten krijgen. Je kunt "solliciteren naar de universiteit" op je takenlijst voor de lange termijn zetten, waarbij verschillende kleine activiteiten betrokken zullen zijn. Acties om grote ambities af te breken, zoals het voorbeeld hierboven, zullen het proces vereenvoudigen en vereenvoudigen.
Stap 2. Schrijf alles op wat je moet doen
Begin het op te splitsen en op te schrijven wat je echt moet doen met de dingen die in je leven aanwezig zijn. Noteer in een stress-inducerend tijdsbestek alle taken - zowel grote als kleine - die moeten worden voltooid en schrijf ze op. Houd de projecten bij die moeten worden uitgevoerd, de beslissingen die moeten worden genomen en de taken die moeten worden uitgevoerd.
Stap 3. Categoriseer de dingen die je moet doen
Het is misschien wat je nodig hebt om een lijst van alles in afzonderlijke categorieën op te splitsen, namelijk het ontwerpen van afzonderlijke takenlijsten voor de verschillende gebieden van je leven. Huiswerk kan in de ene categorie vallen, terwijl werkprojecten of schoolprojecten in een andere categorie vallen. Als je een redelijk druk sociaal leven hebt, zullen er in de weekenden veel activiteiten zijn die je moet voorbereiden en prioriteren. Maak voor elk gebied aparte lijsten.
Als u ervoor kiest om alles in één lijst te houden, kunt u een enkele lijst maken met al uw huishoudelijke taken en verantwoordelijkheden, werkverplichtingen en dingen die nodig zijn voor uw sociale leven. Als je je overweldigd voelt als je ernaar kijkt, kan het misschien helpen om alles op te schrijven en het naast anderen te plaatsen om het belang van bepaalde taken boven andere te bepalen
Stap 4. Rangschik de lijst in een bepaalde volgorde
Identificeer de belangrijkste of dringende activiteiten op de lijst en herschrijf de lijst door deze bovenaan te plaatsen. Het komt allemaal neer op jou en de onderwerpen op de lijst. Daarom kunt u schoolactiviteiten op werkprojecten schrijven of omgekeerd.
Als ze allemaal even urgent en belangrijk zijn, maak dan een lijst in willekeurige volgorde en rangschik ze alfabetisch of willekeurig. Wat belangrijk is, is dat je de voltooide taken actief op de lijst afvinkt
Stap 5. Maak de lijst altijd zichtbaar
Dit geldt vooral voor lange termijn lijsten, bewaar je lijst ergens die altijd zichtbaar is zodat je hem kunt gebruiken als herinnering aan de dingen die gedaan moeten worden, vergeet niet om altijd de dingen aan te kruisen of af te strepen gedaan.
- Als je een analoge lijst op een stuk papier maakt, hang deze dan ergens waar je hem meestal altijd ziet, bijvoorbeeld op de koelkastdeur of het prikbord bij de voordeur, of je kantoormuur.
- Een andere manier is dat u de lijst op uw bureaublad open kunt houden terwijl u aan andere dingen werkt, zodat de lijst altijd vers in uw geheugen blijft. Dan kun je de dingen in de lijst waar je aan hebt gewerkt verwijderen.
- Post-it-notities kunnen ook effectieve herinneringen zijn om in huis te blijven hangen. Als je Post-it-notities op het televisiescherm plakt die je eraan herinneren om schrijfopdrachten te maken, word je eraan herinnerd om belangrijke taken uit te voeren in plaats van tijd te verspillen aan iets minder productiefs.
Deel 2 van 3: Prioriteit geven aan uw project
Stap 1. Sorteer op het belang van elke taak
Wat is het belangrijkste op je lijst? Over het algemeen kunt u besluiten dat werk/schooltaken voorrang hebben op sociale en huishoudelijke taken, hoewel er ook andere zaken kunnen zijn. Je moet bijvoorbeeld eten en douchen, terwijl het wassen van kleding een andere dag kan worden gedaan terwijl je een belangrijk werkproject voltooit.
Definieer verschillende niveaus van criteria, misschien drie, om de taken of items op uw lijst te sorteren. Het belang van taken is gerangschikt volgens criteria hoog, gemiddeld en laag. Het verdelen van taken of items op een lijst op basis van deze criteria is waarschijnlijk de beste en eenvoudigste manier om het belang van de taken te rangschikken. Wees wijs bij het beslissen.
Stap 2. Rangschik de urgentie van elke taak
Houd rekening met de deadlines die u hebt gesteld en uw vermogen om met deadlines te werken. Wat moet er in het begin gebeuren? Wat moet er aan het eind van de dag gebeuren? Wat zijn de dingen of taken die je kunt uitstellen om te voltooien?
Het is belangrijk om rekening te houden met de tijd die nodig is om elke taak te voltooien, zelfs als het nodig is om voor bepaalde dingen een tijd in te stellen. Als je denkt dat elke dag trainen een prioriteit is, maar je hebt wat werk te doen, stel dan een trainingstijd van 30 minuten in en zoek ruimte om het op te nemen
Stap 3. Rangschik de hoeveelheid inspanning die nodig is voor elke taak
Het kan nodig zijn om aan het eind van de dag een postkantoor te doen, maar het is geen al te moeilijke taak. Organiseer alles op uw lijst volgens de moeilijkheidsgraad van uitvoering, zodat u weet hoe u het moet organiseren in vergelijking met andere taken.
Het gebruik van criteria zoals Moeilijk, Gemiddeld en Gemakkelijk om ze te rangschikken kan een effectieve manier zijn, in plaats van ze met elkaar te vergelijken. Maak je niet al te veel zorgen over het arrangement voordat je elk item een eigen beoordeling geeft
Stap 4. Vergelijk alle taken en stel de lijst samen
Zet bovenaan een lijst met de belangrijkste en meest urgente taken die ook de minste inspanning vergen om uw werk binnen de toegewezen tijd te voltooien en te maximaliseren.
Deel 3 van 3: Werken aan lijstitems
Stap 1. Doe één ding tegelijk en doe het totdat het klaar is
Door de items op de lijst te doorlopen door elke taak te sorteren en beetje bij beetje uit te voeren, wordt de taakuitvoering moeilijk. Na een paar uur zul je zien dat de lijst hetzelfde is als aan het begin: hij is nog niet helemaal af. In plaats van beetje bij beetje aan elk item te werken, doe je het ene ding tot het einde en ga je na een korte pauze verder met het volgende. Werk niet aan iets anders op de lijst totdat u klaar bent met de dingen bovenaan en het belangrijkste.
Een andere manier is dat u kunt zoeken naar projecten uit verschillende lijsten die effectief kunnen samenwerken. Hoewel het geen goed idee is om tegelijkertijd wiskundenotities te lezen en geschiedenispapieren te schrijven, wilt u misschien bij de wasserette zitten en wachten tot uw kleren droog zijn tijdens het studeren om tijd te besparen bij belangrijke taken
Stap 2. Bepaal wat kan worden gedelegeerd en wat kan worden overgelaten
Als het internet in je huis uitvalt, is het misschien verleidelijk om naar de bibliotheek te gaan, wat wifi-literatuur te zoeken, zodat je het probleem vanaf het begin kunt diagnosticeren, maar dit is niet mogelijk als je het avondeten moet bereiden, waardering twintig kranten morgen, dag, en vijftig andere dingen doen. Is het anders niet beter om contact op te nemen met de kabelmaatschappij?
Soms kunt u bepaalde dingen die u niet zelf hoeft te doen van de hand doen of taken delegeren die uiteindelijk uw tijd verspillen. Je kunt duur nieuw afrasteringsdraad kopen, of je kunt oude draad verwoed zoeken op het autokerkhof en er een paar uur doorheen spitten in de hete zon. Maar als het wat geld blijkt te besparen, kan het efficiënter zijn om nieuwe draad te kopen
Stap 3. Wijzig de verschillende items en taken op uw lijst
Door de verschillende activiteiten die u doet om te schakelen, blijft u energiek tijdens het uitvoeren van die taken en kunt u sneller naar de volgende taak gaan. Verander uw takenlijst met uw takenlijst om de meest effectieve werknemer te worden die u kunt zijn. Neem een korte pauze tussen de taken en doe een andere. Zo blijf je energiek en efficiënt.
Stap 4. Begin met de minst wenselijke of moeilijkste taken
Afhankelijk van het karakter dat je hebt, is het een goed idee om een baan te beginnen die je niet zo leuk vindt. Het hoeft niet altijd de moeilijkste klus of het belangrijkste te zijn, maar het vroeg gedaan krijgen zodat je iets anders kunt doen dat leuker is, is over het algemeen effectiever voor sommige mensen.
Je Engelse essay is misschien belangrijker dan je wiskundehuiswerk, maar als je echt een hekel hebt aan wiskunde, is het een goed idee om het eerst af te maken, zodat je alle tijd die je nodig hebt alleen aan essays kunt besteden. Geef je volledige aandacht aan de taak
Stap 5. Geef in sommige gevallen prioriteit boven urgentie
Je bevindt je misschien in een situatie waarin je maar 10 minuten hebt om door de stad naar de bibliotheek te gaan om de nieuwste Game of Thrones-schijf op te halen die je hebt besteld, waardoor dit het meest dringende item op je lijst is. Maar eigenlijk kun je die tijd beter besteden aan belangrijkere taken, zoals het maken van je Engelse essay. Je krijgt meer tijd voor jezelf door het ophalen van de dvd uit te stellen tot de volgende dag, wanneer je er meer tijd voor hebt.
Stap 6. Vink de taken op de lijst aan nadat je ze hebt voltooid
Veilig! Terwijl je je takenlijst doorloopt, neem je de tijd om alle taken als voltooid te markeren, ze uit het bestand te verwijderen of ze van het papier te knippen met een roestig zakmes en de afsnijding te verbranden. Neem even de tijd om jezelf te belonen voor elke kleine prestatie die je hebt bereikt. Je hebt het succesvol afgerond!
Apparatuur
- Potlood
- Papier
- Markeerstiften
Tips
- Overweeg een lange taak op te splitsen in meerdere kortere taken. Korte taken zijn minder ontmoedigend en gemakkelijker uit te voeren.
- Neem de tijd om te rusten, te ontspannen en nieuwe geesten op te doen.
- Vraag om hulp. Delegeer een deel van je lijst aan familie of vrienden.
- Wees realistisch over wat er in een bepaalde tijd kan worden bereikt.
- Bij schoolprojecten moeten zaken die meer waard zijn of snel gedaan moeten worden bovenaan de lijst.
- Als twee taken hetzelfde belang of dezelfde urgentie hebben, geef dan prioriteit aan de taken die de minste inspanning vergen.
- Taken die meer inspanning vergen, moeten langer opzij worden gezet om te voltooien.
- Maak tijd vrij voor het onverwachte.
- Een half uur tot een uur per taak is voldoende tijd om je op een bepaalde taak te concentreren voordat het tijd is om te pauzeren.
- Gebruik WordPad of een spreadsheet op je computer, zodat je geen kopie hoeft te maken van de lijst die je hebt ontworpen.
- Help en leer anderen. Als je je opdrachten voortijdig af hebt, bied dan aan om familie of vrienden te helpen en les te geven. Je ouders kunnen je belonen met extra zakgeld.
- Elimineer of stel sommige taken uit die minder belangrijk zijn en meer inspanning vergen om te voltooien.
- Je moet kunnen profiteren van de tijd die je hebt en plannen voor de toekomst hebben, daarnaast is het erg belangrijk om een goede houding te behouden en het voltooien van taken niet uit te stellen.
Andere tips
- Maak effectief gebruik van de tijd die je hebt, plan vooruit en stel het niet uit.
- Denk aan de mantra "Ik kan, ik moet en zal!" en klaag niet over de werkdruk.
- Geduld en hard werken zullen zeker succes opleveren.
Waarschuwing
- Uw veiligheid en die van anderen is de eerste prioriteit bij alle taken die moeten worden uitgevoerd.
- Je persoonlijke leven, geluk en integriteit zouden bovenaan je prioriteitenlijstje moeten staan.
