Misschien moet je een evenementverslag schrijven om het succes van een evenement te beoordelen door de resultaten te vergelijken met de doelstellingen. Dit rapport is vereist door het bedrijf of de persoon die het evenement organiseert om te bepalen of er wijzigingen moeten worden aangebracht. Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat een succesvol evenementverslag goed geschreven is. Je hebt het nodig als je een ander evenement organiseert!
Stap
Deel 1 van 3: Gebeurtenisrapporten samenstellen
Stap 1. Bepaal de presentatiestijl en het formaat voor elk publiek
Gebeurtenisrapporten kunnen worden geniet, geniet, in de vorm van PDF-bestanden, PowerPoint-presentaties, enzovoort.
- Zorg ervoor dat het gebeurtenisrapport is georganiseerd in duidelijke secties. U moet bepalen hoe u de resultaten van het evenement kunt vergelijken met de doelstellingen ervan. Vat de belangrijkste resultaten van de uitgevoerde evenementen samen.
- Pas evenementrapporten aan de behoeften en interesses van elke sponsor en publiek aan. Denk aan de doelen van de sponsors. Tot op zekere hoogte zijn sponsors de belangrijkste doelgroep voor evenementverslagen. Ze willen de geschiktheid van het gesponsorde evenement beoordelen. Zorg er dus voor dat je weet wat ze willen en wat hen het meest interesseert.
- Pas evenementrapporten aan om ook te voldoen aan specifieke behoeften met betrekking tot unieke evenementen en sponsors. Schrijf een rapport niet alsof het gericht is op één type publiek. Senior executives en financiële managers zijn ook een ander publiek voor je evenementverslag.
Stap 2. Creëer een proces om de informatie te monitoren die nodig is tijdens het evenement
Je kunt niet alleen vertrouwen op het geheugen.
- Monitor belangrijke informatie voor, tijdens en na het evenement om specifiekere en vooral effectievere rapporten te maken. Met deze methode kunt u ook rapporten samenstellen volgens een tijdlijn.
- Overweeg om doorlopende gegevensverzameling uit te voeren met de hulp van meerdere mensen, indien nodig (inclusief stagiaires). In wezen moet rapportage niet wachten op de voltooiing van het evenement.
Stap 3. Vat het rapport samen op hoofdlijnen
Een van de problemen met gebeurtenisrapporten is dat ze de neiging hebben om weinig van de agenda te dekken of zich te concentreren op zoete uitspraken. Doe dat niet. Het is een goed idee om de kernpunten duidelijk en analytisch te benadrukken.
- Selecteer enkele belangrijke onderdelen van het evenement om in meer detail te bespreken. Zoek de drie dingen die het meest succesvol zijn gebeurd en de drie punten die het meest verrasten.
- Vul het rapport niet met onbelangrijke details, zoals het lunchmenu of een uitgebreide samenvatting van de hele keynote-presentatie. Je moet de dingen die belangrijk zijn erin opnemen.
Deel 2 van 3: De juiste inhoud in het rapport plaatsen
Stap 1. Schrijf een samenvatting
Het gebeurtenisrapport moet een overzicht bevatten dat een verkorte versie is van het volledige rapport. Zie de samenvatting als een inleiding tot het gebeurtenisrapport.
- U kunt twee rapporten maken, een samenvatting voor mensen die geïnteresseerd zijn in de uitkomst van het evenement, en een meer gedetailleerd rapport voor mensen die betrokken zijn bij de voorbereiding, uitvoering en sponsoring van het evenement.
- In de samenvatting moet u de belangrijkste objecten en resultaten bespreken en erop focussen. De samenvatting moet kort zijn, slechts een pagina of twee. Het rapport moet de belangrijkste elementen van het evenement samenvatten en een korte interpretatie van de gegevens bevatten
Stap 2. Neem diepe visuele hulpmiddelen op in uw rapporten
Vaak zijn rapporten effectiever als ze grafieken bevatten die statistische trends illustreren, in plaats van simpelweg een heleboel cijfers aan de lezer te rapporteren.
- Als het evenement een nieuw product bevat, raden we je aan een foto van dat product toe te voegen. Foto's die het moment tijdens het evenement laten zien, kunnen de lezer van het verslag helpen om een idee te krijgen van het evenement dat wordt gehouden. Probeer foto's te maken die de betrokkenheid van de sponsor bij het evenement laten zien om in het verslag te documenteren. Nogmaals, deze taak kan niet wachten op de voltooiing van het evenement.
- U kunt ook monsters, reproducties en andere voorbeelden die ter plaatse voorkomen, opnemen. Rapporteer het aantal mensen dat gesponsorde coupons heeft ontvangen, enz. Documenteer de on-site en off-site blootstelling gegenereerd door het evenement, in de media, aan het publiek, voor sponsors.
Stap 3. Documenteer alle reclame en media-aandacht
We raden u aan om de vergelijking van de resulterende media met de vermelde doelstellingen van het evenement te beoordelen.
- Focus op gedrukte advertenties en artikelen die de naam en advertentie van de sponsor bevatten, naast het aantal dagelijkse krantendistributies en advertentiebeoordelingen.
- Documenteer televisiecommercials, openbare aankondigingen, tariefkaart- en beoordelingskaartwaarden en berichtgeving.
- Vergeet radiodocumentatie, tariefkaartadvertenties, cijfers voor advertenties en promoties, gecontroleerde rapporten, enzovoort niet.
Stap 4. Voeg een verklaring toe van het doel van het evenement
Je moet de doelstellingen van het evenement relateren aan het resultaat, dus zorg ervoor dat je een herinnering toevoegt aan de oorspronkelijke missie en doelstellingen van het evenement.
- U kunt een programmalijst van evenementen opnemen. U moet ook bespreken wie de belangrijkste deelnemers zullen zijn tijdens het evenement. Houd het echter kort.
- Zorg ervoor dat je veel tijd besteedt aan het registreren en bespreken van de specifieke kernresultaten van het evenement en deze te matchen met de geregistreerde resultaten. Wees realistisch en verzacht geen dingen die niet werken zoals ze zouden moeten.
Stap 5. Voeg financiële informatie uit het gebeurtenisrapport toe
U moet een gedetailleerde bespreking geven van het lopende budget en de werkelijke uitgaven van het evenement. Zorg ervoor dat u een vergelijking van uw budget met de werkelijke uitgaven opneemt, en benoem ook enkele dingen die goed gingen en gebieden die verbeterd moeten worden
- U dient ook eventuele kosten te specificeren, waaronder kosten van marketing- en promotieactiviteiten, personeelskosten en sponsoringskosten. We raden u aan een gedetailleerde begroting te maken. Financiële managers en senior executives willen graag bewijs zien om uw uitgavenconclusies te ondersteunen.
- Inclusief inkomensberekeningen, bijvoorbeeld van tickets, sponsors en tentoonstellingen. Zorg er echter voor dat u de werkelijke omzet vergelijkt met de prognoses.
Stap 6. Voeg statistieken toe die relevant zijn voor de lezer
Laat uw rapport niet vol zitten met zoete informatie. Het aantal mensen dat het evenement heeft bijgewoond, is een van de gegevens die u moet opnemen. We raden u aan meetbare gegevens op te geven in rapporten.
- Statistieken en andere gerelateerde gegevens die kunnen worden opgenomen, zoals het aantal verkopen en het aantal bezoekers op een bepaalde stand. Het gebeurtenisrapport zal geloofwaardiger zijn als de verstrekte gegevens volledig zijn. Voeg informatie over deelnemers/bezoekers toe. Vermeld demografische gegevens, bezoekersaantallen en onderzoeksresultaten van bezoekers (bijvoorbeeld koopgedrag).
- Rapporteer het aantal mensen dat heeft gereageerd op gesponsorde campagnes en op donaties aan non-profitorganisaties. Documenteer de economische impact en medezeggenschap.
Stap 7. Voeg kwalitatieve elementen toe die de gegevens contextualiseren
Je rapport moet enkele statistieken bevatten, maar je hebt ook citaten van mensen nodig om contextgerelateerde feedback te geven.
- Verzamel feedback en feedback van deelnemers en leden van het evenementteam, zodat de beoordeling van het succes van een evenement niet alleen afkomstig is van schrijvers van evenementrapporten. Dit maakt uw melding geloofwaardiger.
- Overweeg ook om onderzoek van derden op te nemen. Waarde hechten aan media-aandacht is een voorbeeld van wat derden kunnen onderzoeken.
- Ruimtewaarde en evenementvoorbereiding. U moet de tijd nemen om de effectiviteit van de site en de voorbereiding te beoordelen vanuit het oogpunt van iemand anders. Bespreek hoe u de ruimte kunt gebruiken voor conferenties, evenementen, enz.
Deel 3 van 3: Het gebeurtenisrapport invullen
Stap 1. Maak op tijd een gebeurtenisrapportage
Probeer het verslag zo snel mogelijk na het evenement te schrijven en te publiceren. Zorg ervoor dat je dit in je agenda plant om er zeker van te zijn dat het op tijd is. Sommige mensen raden aan het rapport 30 dagen na het evenement te publiceren, maar anderen beweren dat het rapport slechts een paar dagen na het evenement moet worden gepubliceerd.
- Wanneer de deadline is, zorg er dan voor dat u deze niet mist. Misschien schrijft u een evenementverslag voor een bureau dat wordt aangevraagd door een bepaalde klant. Besteed aandacht aan alle verzoeken.
- In wezen verwacht uw publiek een gedegen en tijdig rapport. Maak dus rapporten die aan de verwachtingen voldoen en wacht niet te lang om verouderd te raken.
Stap 2. Bekijk je gebeurtenisrapport
Zorg ervoor dat het gebeurtenisrapport goede grammatica gebruikt en vrij is van spelfouten, interpunctie en andere fouten.
- Zorg ervoor dat je antwoorden niet oppervlakkig zijn. Als algemene regel moet u de schrijftechniek 'show, don't tell' gebruiken. Dit betekent dat u enkele specifieke voorbeelden moet geven om de algemene punten in het rapport te ondersteunen.
- Vergeet uw publiek niet en zorg ervoor dat het schrijven van het rapport er formeel en professioneel uitziet. Gebeurtenisrapporten zijn geen informele documenten; dit document is belangrijk om de haalbaarheid van de aanschaf van het evenement te bepalen, dus het moet gezaghebbend klinken.
Tips
- Maak meer foto's dan je nodig hebt. Hoe meer keuzes, hoe beter.
- Wanneer u citaten van leiders en planners verzamelt, ga dan niet meteen naar hen toe. Het zijn mensen die er nog lang zijn nadat het evenement is afgelopen. Het is het beste om eerst je vraag aan de mensen in de menigte te stellen, want zij zullen de eersten zijn die vertrekken. Stoor de spreker of evenementleider ook niet als hij of zij het druk heeft. Ze kunnen later worden ondervraagd.
- Houd bij het verzamelen van citaten het gesprek normaal en blijf op natuurlijke wijze vragen stellen totdat de ander bereid is zijn mening te uiten.
- Verzamel meer offertes dan u nodig heeft. Hoe meer hoe beter.
- Een goede foto kan laten zien hoe het evenement is verlopen of hoe mensen op het evenement hebben gereageerd.
- Probeer foto's te maken die het grote geheel van het evenement weergeven, inclusief foto's van het publiek en de sprekers in één afbeelding om de lezers de omvang van het evenement te laten zien.
