Access is een databasemanagerinterface waarmee gebruikers een of meer delen van een Excel-database in het systeem kunnen importeren, zodat ze overeenkomsten tussen of binnen hun velden (velden) kunnen vinden. Omdat een enkel Access-bestand meerdere Excel-spreadsheets kan bevatten, is dit programma ook ideaal voor het verzamelen of analyseren van grote hoeveelheden Excel-spreadsheetinformatie in Access. U hoeft slechts een paar belangrijke stappen uit te voeren.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiden om Excel te importeren in Access
Stap 1. Open beide programma's op de computer
U moet een Microsoft Office-abonnement met Excel en Access aanschaffen en downloaden. U kunt dit alleen doen via de Microsoft-website.
- Nadat het programma is gedownload, klikt u op "Start" in Windows en selecteert u "Alle programma's".
- Klik op "Microsoft Office" en selecteer "Toegang" (of "Excel") in het vervolgkeuzemenu. Misschien is het Excel-spreadsheet per e-mail verzonden of gedownload van een site. Het bestand opent een Office-programma op uw computer.
Stap 2. Ruim het Excel-spreadsheet op voordat u het in Access importeert
Om het u gemakkelijker te maken, raden we u aan een paar eenvoudige stappen uit te voeren voordat u het Excel-bestand in Access importeert. Het belangrijkste is dat de gegevens tussen de te importeren spreadsheets consistent moeten zijn.
- Het is een goed idee om ervoor te zorgen dat de eerste rij van het Excel-spreadsheet de kolomkoppen (of celnamen) bevat en duidelijk en gemakkelijk kan worden begrepen. Voor een kolom die de achternaam van mensen bevat, raden we u bijvoorbeeld aan de kolomtitel "Achternaam" op te geven. Zorg voor duidelijke en nauwkeurige koppen om het gemakkelijker te maken om de kolomkoppen van het ene Excel-blad met het andere te matchen.
- Met Access kunt u twee of meer velden tussen meerdere werkbladen koppelen. Stel dat u een Excel-werkblad heeft met salarisgegevens. Deze spreadsheet bevat de voor- en achternaam, het adres en het salarisbedrag. Stel dat u een blad in Access wilt koppelen aan een tweede Excelblad met informatie over een campagne voor financiële bijdragen. Dit tweede blad bevat de naam, het adres en de donatie van de persoon. Met Access kunt u de ene kolomkop afstemmen op de andere. U kunt bijvoorbeeld Naamtitels koppelen om mensen met dezelfde naam in beide databases te zien verschijnen.
- Scan het Excel-blad om ervoor te zorgen dat elk type gegevens op dezelfde manier wordt verwerkt, en ruim het op voordat u het in Access importeert. Dit is wat in Access een 'relationeel' wordt genoemd. Als uw salarisspreadsheet bijvoorbeeld de eerste, laatste en middelste voornamen in één kolom bevat, maar de tweede spreadsheet alleen voornamen in afzonderlijke kolommen, geeft Access geen overeenkomsten weer. Kolom-/veldkoppen moeten exact overeenkomen.
Stap 3. Verdeel de informatie in kolommen in Excel
Om dit probleem te omzeilen, moet de informatie in Excel in kolommen worden opgesplitst, zodat dit niet resulteert in "geen overeenkomst" in Access.
- U kunt bijvoorbeeld voornaam, middelste initiaal en achternaam splitsen zodat ze elk hun eigen kolom hebben. Als het tweede werkblad op dezelfde manier is gestructureerd, wanneer u bijvoorbeeld achternaam aan achternaam koppelt in Access, verschijnen er resultaten voor dezelfde namen.
- Om een kolom in Excel te splitsen, markeert u de kolom met de informatie die u wilt splitsen. Klik op de "data"-gegevens op de werkbalk in het Excel-programma. Klik op "tekst naar kolommen". Meestal kiest u voor de optie "gescheiden". Klik op volgende (volgende).
Stap 4. Ga verder met het gebruik van de wizard om de convergerende kolommen te splitsen
Nu bent u klaar om het proces uit te voeren om de informatie die in één kolom is samengevoegd in meerdere kolommen te verdelen.
- Kies hoe u de gegevens in de kolom wilt "afbakenen". Dat wil zeggen, elk stukje informatie in een kolom wordt door iets gescheiden. Meestal is dit scheidingsteken een spatie, komma of puntkomma. Vaak is deze informatie eenvoudig gescheiden door een spatie. Zeg bijvoorbeeld in het volgende voorbeeld dat de naam "Budi A. Dodo" in één kolom verschijnt. Voornaam (Budi) en initialen A. worden gescheiden door spaties. Dodo's achternaam en initialen A. zijn ook gescheiden door spaties. Kies dus een spatie in de wizard met scheidingstekens.
- Klik op volgende en vervolgens op voltooien (voltooid). Het programma scheidt Budi, A. en Dodo in drie kolommen. U kunt deze nieuwe kolommen dan nieuwe titels geven om het type informatie aan te geven dat ze bevatten (Achternaam, Voornaam, enz.) Het is het beste om eerst een paar lege kolommen rechts van de gesplitste gegevens te maken, zodat de gegevens worden gepusht naar een nieuwe lege kolom (in plaats van -in plaats van kolommen te overschrijven die al informatie bevatten).
Deel 2 van 3: Excel importeren in Access
Stap 1. Open het Access-programma op uw computer
Ga naar het computerprogrammamenu. ga naar het menu Start, selecteer Microsoft Office en klik op Microsoft Access. U moet een nieuwe lege Access-database openen om Excel te kunnen importeren.
- Selecteer "lege bureaubladdatabase" om een nieuwe database aan te maken in het Access-programma.
- Geef het een nieuwe naam als je wilt. Klik op "maken" (maken).
Stap 2. Importeer het Excel-spreadsheet in Access
De volgende stap is om het Excel-spreadsheet (een of meer) naar de Access-database te slepen.
- Klik eenmaal op "Externe gegevens" in de werkbalk in Access-databasebeheer. Selecteer "Excel". In sommige versies van Access kan deze functie worden gevonden door op "bestand" in de werkbalk en op "Externe gegevens ophalen" te klikken.
- Wanneer "bestandsnaam" verschijnt, klikt u op "bladeren" om het Excel-blad op uw computer te vinden.
- Laat het vakje met de tekst "importeer de brongegevens in een nieuwe tabel in de huidige database" uitgeschakeld. Deze instelling is standaard vooraf ingesteld.
- Wanneer u de spreadsheet vindt die u naar uw computer wilt importeren, klikt u erop. Klik OK". Met deze stap gaat u naar de wizard voor het importeren van Excel in Access.
Deel 3 van 3: De wizard gebruiken om het importproces te voltooien
Stap 1. Doorloop de stappen in de wizard die in Access verschijnt
Voer de stappen in de wizard uit om het importproces van de spreadsheet te voltooien.
- Selecteer het werkblad in het Excel-spreadsheet dat u wilt importeren. Soms maken mensen echter meerdere pagina's in één Excel-spreadsheet, die kunnen worden bekeken door op de labels onder aan de spreadsheet te klikken. Als dit het geval is, moet u de Access-wizard het geselecteerde werkblad vertellen. Klik volgende.
- De volgende pagina heeft een vak waarin wordt gevraagd of de eerste rij van het Excel-blad kolomkoppen heeft. Dit betekent dat de rijen in de spreadsheet die de gegevens in elke kolom vertegenwoordigen (bijvoorbeeld achternaam, adres, salaris, enz.) eerst moeten worden opgeschoond om er zeker van te zijn dat de eerste rij de kolomkop is. Vink vervolgens "ja dat de eerste rij kolomkoppen bevat" aan (ja, de eerste rij bevat wel kolomkoppen). Dit is de eenvoudigste manier. Klik volgende.
- Als uw eerste rij geen kolomkoppen bevat, wordt op de volgende pagina gevraagd of u de zogenaamde "velden" in Access wilt noemen (dit zijn kolomkoppen). Als u niet elk van deze velden heeft ingevuld met duidelijke en gemakkelijk te onthouden namen voordat u importeert (aanbevolen), doet u dat hier.
Stap 2. Voltooi het importproces
Er zijn nog een paar stappen over in het importproces. Op de volgende pagina van de wizard wordt gevraagd of u de primaire sleutel wilt identificeren.
- Deze stap is niet verplicht, maar kan wel. De primaire sleutel houdt in dat het computerprogramma een uniek nummer toekent aan elke regel met informatie. Deze stap kan later handig zijn bij het sorteren van gegevens. Klik volgende.
- Het eindscherm in de wizard heeft een spatie met de initiële naam. U kunt de geïmporteerde Excel-sheet hernoemen (het bestand wordt een "tabel" in Access aan de linkerkant van de pagina wanneer het importeren is voltooid).
- Klik op "importeren" en vervolgens op "sluiten". U ziet een tabel aan de linkerkant van het scherm. Het werkblad wordt nu geïmporteerd in Access.
- Als u meer dan één dataset wilt koppelen, herhaalt u dit proces met een of meer andere spreadsheets. Nu bent u klaar om de gegevens op het blad in Access te matchen.
Waarschuwing
- Als het Excel-bestand afkomstig is van een andere versie van Office dan Access, kan het importproces een beetje moeilijk zijn.
- Nogmaals, we benadrukken dat u de spreadsheet moet opschonen voordat u deze importeert. Een van de redenen is om het bestaan van problemen in de data te analyseren.
- Bewaar altijd een kopie van de originele spreadsheet, zodat dit proces niet hoeft te worden herhaald als u een fout maakt.
- U kunt niet meer dan 255 cellen/vakken in Access importeren.
