Een tewerkstellingsattest (of tewerkstellingsverificatiebrief) is een formele briefwisseling die gewoonlijk door een werkgever aan de verzoekende partij wordt geschreven, met als doel het arbeidsverleden van de werknemer te valideren. Een tewerkstellingsattest is meestal vereist om een lening aan te vragen, een woning te huren, een nieuwe baan aan te vragen of om andere redenen om de werkgeschiedenis te verifiëren. Leg bij het schrijven van een arbeidscertificaat uit wie u bent, geef een eerlijke samenvatting van de taken van de werknemer en verifieer de baan. Dit certificaat moet professioneel briefpapier gebruiken en contactgegevens en handtekening bevatten. Lees de onderstaande instructies om erachter te komen hoe u een volledig en nauwkeurig tewerkstellingsattest maakt.
Stap
Deel 1 van 2: Voorbereiden op het schrijven van een arbeidscertificaat
Stap 1. Bedenk waarom je een tewerkstellingsattest schrijft
De inhoud en toon van de taal van de brief zijn afhankelijk van de ontvanger. Gebruik voor financiële instellingen een professionele taal en voeg financiële informatie toe (bijv. salarissen, commissies, loonsverhogingen en bonussen). Aan de andere kant, als u een arbeidscertificaat schrijft voor een werknemer die solliciteert naar een nieuwe baan, kan de toon van de taal informeler zijn en mag u geen financiële informatie opnemen.
Door het doel en de reikwijdte ervan te begrijpen, kunt u een brief schrijven die past bij de behoeften van de ontvanger
Stap 2. Bedenk wie het moet schrijven
Normaal gesproken wordt een tewerkstellingsattest geschreven door een supervisor. In deze situatie zal de werknemer u als werkgever vragen om een arbeidsovereenkomst voor bepaalde doeleinden te schrijven. Aan de andere kant kunnen werknemers zelf een arbeidsverklaring schrijven. In deze situatie schrijft u als werknemer het zelf en vraagt u de baas om het te ondertekenen of indien nodig te wijzigen. Waar mogelijk moet de werkgever het namens de werknemer schrijven en niet andersom.
- Als u de baas bent die brieven aan medewerkers schrijft, kunt u deze naar uw eigen specificaties structureren en de berichten erin beheren. Bovendien wordt de brief die u schrijft als werkgever als oprecht en eerlijk beschouwd. Het grootste obstakel is echter de tijd die het kost. Als baas heb je natuurlijk een drukke agenda, terwijl de voorbereiding van deze brief tijd kost. Daarom zijn tewerkstellingscertificaten meestal kort en bondig, zodat u niet te veel tijd verspilt, vooral als u dat al hebt gedaan.
- Als u een werknemer bent die zelf schrijft, kunt u bepalen welke informatie u aan de ontvangers moet doorgeven en hoeft u geen tijd te vinden om ideeën met uw baas te delen. Daarnaast wordt de baas ook niet belast door de tijd die voorzien moet worden om het te schrijven (als je het zelf schrijft, kan de baas blij zijn omdat hij het niet zelf hoeft te doen). De baas moet echter altijd tekenen en de kans bestaat dat hij na het lezen van de inhoud van uw brief terughoudend is om dit te doen. Als dat het geval is, moet je het herschrijven of hem overhalen het zelf voor je te schrijven.
Stap 3. Verzamel de nodige informatie
Zodra u de ontvanger kent en wie de brief gaat schrijven, moet u de vereiste informatie in de brief verzamelen.
- Als u de baas bent, praat dan met de werknemer om te zien wat hij of zij wil opnemen. Bespreek wie de ontvanger is, wat het doel van de brief is, welke specificaties moeten worden opgenomen en wanneer deze moet worden verzonden.
- Als u een werknemer bent en de brief zelf schrijft, is alle benodigde informatie al aanwezig, maar u moet eerst met uw baas praten en vragen wat voor brief hij of zij verwacht. Dit zorgt ervoor dat u een brief schrijft die voldoet aan de specificaties van de werkgever en zijn handtekening krijgt.
Deel 2 van 2: Arbeidscertificaat schrijven
Stap 1. Gebruik briefpapier van het bedrijf
Schrijf een arbeidscertificaat op het officiële briefpapier van het bedrijf. Als je een baas bent, is dit papier gratis te gebruiken. Als u werknemer bent, vraag dan eerst of u ze kunt gebruiken. Het officiële briefhoofd van het bedrijf zal uw brief certificeren en de ontvanger in de inhoud doen geloven.
Als u geen officieel briefhoofd heeft, kunt u een computer gebruiken om briefhoofden te maken. De koptekst moet de bedrijfsnaam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres bevatten. Geef ook informatie over de auteur van de brief (en titel) en de datum waarop de brief is geschreven
Stap 2. Richt de brief zo specifiek mogelijk aan de ontvanger
Als u de naam van de ontvanger kent, richt deze dan rechtstreeks aan de betrokkene. Als u niet weet wie de brief gaat lezen, richt deze dan aan de organisatie, met een onderwerpregel die de inhoud van de brief beschrijft.
- Als u bijvoorbeeld het adres en de naam van de ontvanger weet, schrijft u deze net onder de kop. Volg het met een passende begroeting, zoals "Geachte [Mr. Sudirman]."
- Als u niet weet aan wie de brief is gericht, stuur deze dan naar de juiste afdeling met een onderwerpregel die de inhoud van de brief beschrijft. Voor een brief aan een financiële instelling met als doel een lening te krijgen, kunt u bijvoorbeeld een brief naar uw plaatselijke vestiging sturen met als onderwerpregel 'Beschrijving van de werknemer voor het aanvragen van een lening'. Vervolg met een begroeting zoals 'Aan wie bezorgd'.
Stap 3. Beschrijf wie je bent
Leg in de eerste alinea uit wie je bent en wat het doel is van het schrijven van de brief. Vermeld uw functie, anciënniteit en hoe lang u de medewerker kent die het certificaat heeft aangevraagd. Als je een werknemer bent die zelf schrijft, blijf dan schrijven alsof de brief van je baas komt, want hij zal degene zijn die hem ondertekent.
Bijvoorbeeld: "Mijn naam is Budi Jatmiko en ik ben plaatsvervangend hoofd Marketing en Sales bij PT. ABC. Ik heb 12 jaar bij PT. ABC gewerkt en ken deze medewerker al zeven jaar. De afgelopen drie jaar heb ik direct leidinggevende van de werknemer geweest."
Stap 4. Zorg voor verificatie
De volgende paragraaf met inhoud vat de functie van de werknemer samen, inclusief datum van indiensttreding, titel, of de functie tijdelijk of permanent is en of de werknemer daar nog steeds werkt. Deze paragraaf geeft indien nodig financiële informatie over werknemers.
- Bijvoorbeeld: "Deze brief is een bevestiging dat de werknemer hier inderdaad werkt. Hij werkt sinds 7 september 2003 zeven jaar bij PT. ABC. Hij bekleedt de functie van adjunct-directeur verkoop, wat een vaste functie is bij PT. ABC. Tot 7 januari 2011 werkt hij nog steeds met die functie bij PT. ABC."
- Nog een voorbeeld: "Deze brief bevestigt dat de werknemer zeven jaar bij PT. ABC heeft gewerkt. Betrokkene werkte van 7 september 2003 tot 7 januari 2011 bij PT. ABC. Hij bekleedde de functie van plaatsvervangend verkoopdirecteur bij PT. ABC Hij werkte zeven jaar als vaste werknemer bij PT ABC met een salaris van IDR 35 miljoen per maand."
Stap 5. Vat de taken van de werknemer samen
Deze paragraaf beschrijft de taken van de werknemer, die hard nodig zijn in het tewerkstellingsattest voor werknemers die solliciteren naar andere functies. Ook al is het tewerkstellingsattest geen aanbevelingsbrief, er is niets mis met een positieve beoordeling van de werknemer. Deze aanvullende informatie zal uw reputatie als werkgever verbeteren en werknemers helpen bij het vinden van nieuwe banen, onroerend goed of leningen.
Bijvoorbeeld: "De taken van een medewerker bij PT. ABC zijn als volgt: Verantwoordelijk voor de verkoop van radiatoren in de omgeving van Bogor en omgeving. Hij heeft een leidinggevende functie en is verantwoordelijk voor het motiveren van een team van zeven tot negen mensen. Hij moet ervoor zorgen klanttevredenheid, los klachten van klanten op en rapporteer driemaandelijks de voortgang van de verkoop aan het hoofdkantoor."
Stap 6. Vermijd gevoelige of illegale informatie over werknemers
Er zijn bepalingen over wat kan worden opgenomen in verwijzingen naar werk en andere verklaringen aan potentiële werkgevers. Er is een bepaling dat u alleen werknemersgegevens mag opnemen met de desbetreffende toestemming. Er is ook een regel dat u alle informatie over de werknemer in kwestie mag vrijgeven, mits deze eerlijk en te goeder trouw is. Voordat u gevoelige informatie openbaar maakt, moet u controleren wat acceptabel en gepast is om op te nemen, in overeenstemming met de sociale gepastheid en de toepasselijke wetgeving.
Stap 7. Geef uw contactgegevens op
De laatste alinea moet uw (werkgever) contactgegevens bevatten. Deze informatie is nodig als de ontvanger vragen heeft. Zorg ervoor dat u aangeeft dat de ontvanger contact met u kan opnemen.
Bijvoorbeeld: "Als je vragen hebt of meer informatie nodig hebt, neem dan gerust contact met me op via (021) 21215555 of via [email protected]."
Stap 8. Onderteken en verzend
Nadat de brief is geschreven, sluit u deze af met een slotbegroeting, ondertekent u deze en geeft u deze aan de medewerker die erom heeft gevraagd of stuurt u deze zelf naar de ontvanger.
- Sluit de brief af met de groet "Met vriendelijke groet".
- Zet uw handtekening, samen met uw volledige naam en functie.
- Voeg een officiële of verificatiestempel toe die meestal door bedrijven wordt gebruikt voor dit type brief.
Tips
- Bij sommige visumaanvraagprocedures moet u de functie noteren die de werknemer zal vervullen als een visum wordt verleend. Mogelijk moet u het belang van het werk van de werknemer die het visum aanvraagt uitleggen.
- Sommige werkgevers vragen de werknemer om een brief op te stellen, die hij of zij vervolgens ondertekent. Als u werknemers vraagt om hun eigen tekst te schrijven, moet u deze grondig lezen voordat u tekent.
- Sommige bedrijven hebben een specifieke persoon toegewezen om taakverificatie uit te voeren, en er zijn ook bedrijven die een specifieke sjabloon hebben. Neem bij twijfel contact op met de afdeling personeelszaken.
Waarschuwing
- Voer financiële informatie alleen in wanneer de medewerker hierom vraagt. Als u werknemer bent en de brief zelf schrijft, kunt u zoveel gegevens invullen als nodig is.
- Voer geen persoonlijke informatie over werknemers in, tenzij ze dit toestaan.
- Als de werknemer die het tewerkstellingsattest heeft aangevraagd niet meer bij u werkt, geef dan ook geen reden op voor uw vertrek, ook al is er geen zaak of probleem.
