Het plannen, organiseren en genieten van een geweldig feest is een trefzekere manier om vriendschappen op te bouwen en te versterken. Een belangrijke, maar soms over het hoofd geziene factor voor het succes van een feest is de uitnodiging. Met dit artikel verstuur je in een mum van tijd verleidelijke uitnodigingen - en verwelkom je gasten graag -.
Stap
Methode 1 van 6: Algemene richtlijnen voor uitnodigingen
Stap 1. Ontwerp je uitnodiging volgens het thema van het feest
Een uitnodiging voor een discofeestje kan bijvoorbeeld een grote afbeelding van een discobal bevatten. Over het algemeen krijgen mensen de indruk meteen na het zien van de uitnodiging. Eerste indrukken moeten informatief en gelukkig zijn.
Als uw feest geen thema heeft, moeten de uitnodigingen het formaliteitsniveau van het feest weerspiegelen. Als je een formeel evenement wilt, maak dan een eenvoudige stijluitnodiging met een effen rand, mooie letters en een korte redactie. Als uw feest informeel is, maak uw uitnodigingen dan zo levendig als u wilt
Stap 2. Voeg volledige informatie toe die gasten moeten weten
Bevat meestal de tijd en datum van het feest, de locatie, het telefoonnummer waarmee contact kan worden opgenomen, of gasten dit al dan niet moeten bevestigen. Moeten gasten iets meenemen (eten, zwemkleding, etc.)? Is de feesttijd beperkt?
Je kunt over de prijs schrijven als die er is. Zijn er prijzen voor de beste kostuums? Biedt het bier en wijn? Zal het 50 soorten kaas uit Europa serveren? Geef een klein voorproefje van het evenement om hun interesse te wekken
Stap 3. Let op de mate van formaliteit van uw feest
Voor formele feesten zijn meer formele uitnodigingen nodig, zoals brieven. Voor een informeel feest is het naar eigen inzicht: telefoon, e-mail of sociale media kunnen worden gebruikt.
Officiële evenementen worden over het algemeen vroeg aangekondigd, meestal 2 weken van tevoren
Stap 4. Bepaal het aantal mensen dat u wilt uitnodigen
Er zijn verschillende dingen om rekening mee te houden bij het ontwerpen van de feestcapaciteit en het aantal gasten:
- Hoe groot is de kamer? Is uw woning geschikt voor 10, 50 of 200 personen?
- Mogen uw gasten vrienden meenemen? Hoeveel?
- Hebben de vrienden die uw gasten meebrengen uw goedkeuring nodig?
- Hoeveel eten en drinken geef je? Heb je rekening gehouden met de aanwezigheid van vrienden die door vrienden zijn meegebracht?
- Als uw feest wordt gehouden in een club, bar, hotel, verhuurlocatie, etc., beperkt de verhuurder dan het aantal personen dat op de locatie kan worden ondergebracht?
Methode 2 van 6: Uitnodigingen verzenden
Stap 1. Zorg ervoor dat je de uitnodigingen twee of drie weken van tevoren verstuurt
Brieven die per post worden verzonden, hebben tijd nodig om te verwerken, te verzenden, te lezen en te beantwoorden.
Als het te vroeg wordt verzonden, denken mensen misschien: "Ik heb nog niet eens nagedacht over het ontbijt van morgen, laat staan volgende maand!" Als het te dichtbij komt, hebben mensen al een plan. Ongeveer 2 weken is een goede tijd
Stap 2. Zorg dat je de laatste en juiste adressen van de genodigden hebt
Verkeerd adres of spelling kan ertoe leiden dat een goede vriend afwezig is! Als u twijfelt over het adres van een persoon, neem dan contact op met de persoon om dit te bevestigen.
Stap 3. Versier je uitnodigingen op de juiste manier
Verzonden uitnodigingen zijn een kans om indruk te maken op mensen, maar overdrijf het niet voor een informeel feestje; dit kan intimiderend zijn voor gasten. Je nodigt ze uit om plezier te hebben!
Zorg ervoor dat er iets interessants op de envelop staat dat uw nieuwsgierigheid prikkelt. Uw uitnodiging is geen brief die het weggooien waard is
Methode 3 van 6: Gasten via de telefoon uitnodigen
Stap 1. Als je het telefoonnummer niet hebt van de persoon die je wilt uitnodigen, vraag het hen dan
Het is niet nodig om het clandestien te doen; stuur gewoon een bericht online. Als je hun online contacten niet hebt, vraag dan een vriend om hulp die informatie heeft.
Stap 2. Bel op het juiste moment
Ze zullen minder enthousiast reageren als je belt terwijl ze in een vergadering zitten of eten.
- Voor of na het avondeten is een veilige tijd. Over het algemeen zijn mensen meer ontspannen tussen 17.00 of 18.00 uur, of na 19.00 uur. Schat hun etenstijd in (andere cultuur, andere tijd) en neem voor of na contact met hen op. Een week van tevoren bellen is een goed moment.
- Voorkom te laat bellen. Bel voor 21:30 of 22:00 uur. Maak mensen niet wakker met het nieuws van een feestuitnodiging.
Stap 3. Verstuur de uitnodiging via een generiek telefoongesprek
Chat met de mensen die je wilt uitnodigen terwijl je je feestplannen deelt. De manier waarop u informatie overbrengt, kan mensen aanmoedigen om uw feest bij te wonen!
- Begin met algemene vragen. "Hoe gaat het met je?", "Hoe gaat het met je werk?" en "Hoe gaat het met je gezin?" is een goede opening. Kies de juiste pauze of verandering van onderwerp om over uw feest te praten.
- Nadat je je feestplannen hebt verteld, kun je ook meteen alle vragen van je vrienden beantwoorden en zelfs hun enthousiasme afmeten aan je toon.
Stap 4. Zorg ervoor dat gasten belangrijke informatie over uw feest onthouden
Verbale informatie vergeet je gemakkelijk, het is ook goed als belangrijke zaken via e-mail, sms of post worden verstuurd. Verbale informatie kan worden verdrongen door andere informatie die later komt, zelfs als uw gasten oprecht geïnteresseerd zijn om naar het feest te komen.
Bevestig hun rol. Soms kan het betrekken van hen bij een evenement (zoals het brengen van eten) ervoor zorgen dat ze zich herinneren en zelfs uitkijken naar wanneer het feest arriveert
Stap 5. Als gasten ze niet meteen kunnen geruststellen, spreek dan een tijd af om weer contact met ze op te nemen
Je smeekt ze niet om te komen; U hoeft alleen maar te zorgen dat het aantal mensen aanwezig is om het best mogelijke plan te maken.
Als ze na opnieuw contact nog steeds geen zekerheid kunnen bieden, negeer hun aanwezigheid. Als ze komen, prima; zo niet, niet jouw schuld. Het feest wordt nog steeds gehouden en zeker levendig
Methode 4 van 6: Live uitnodigingen verzenden
Stap 1. Benader je gasten op het juiste moment
Verstuur uitnodigingen als je ze ontmoet. Misschien doe je activiteiten alleen? Zo niet, maak dan een planning voor activiteiten samen of spreek af. Hoe minder tijd ze hebben wanneer ze elkaar ontmoeten, hoe beter ze zullen reageren op uw benadering.
Stap 2. Laat gasten kiezen
Nodig gasten niet uit op een manier waardoor ze zich verplicht voelen om aanwezig te zijn. Uw feest moet levendig en vrolijk zijn voor de gasten. Als ze niet aanwezig kunnen zijn, zullen ze medelijden hebben, niet schuldig! !
Zeg bijvoorbeeld in plaats van "Je komt volgende week naar mijn feestje toch?", "Hé *zegt zijn naam*, ik heb volgende week een feestje. Het zou geweldig zijn als je kunt komen!”
Stap 3. Zorg ervoor dat ze alle informatie hebben die ze nodig hebben
Net als een telefonische uitnodiging vergeet u ook mondelinge informatie gemakkelijk. Zorg ervoor dat u de tijd en plaats vermeldt, het evenement en of er items zijn die ze moeten meenemen.
- Om te voorkomen dat gasten de feestinformatie vergeten, kunt u uitnodigingen versturen. Dit is erg handig als herinnering.
- Als alternatief kunt u de feestinformatie op een stuk papier noteren of een sms sturen, enz.
Stap 4. Chat met je gasten
U kunt hun interesse wekken om aanwezig te zijn door middel van een persoonlijke uitnodiging. Dit zal vooral effectief zijn in groepen. Hoe enthousiaster en gedetailleerder je de informatie overbrengt, hoe kleiner de kans dat ze het vergeten en hoe meer aandacht ze aan jou besteden en ze worden ook enthousiast.
- Beschrijf de sfeer van je feest en hoe enthousiast je bent. Je kunt zeggen: “Ik kan niet wachten; het feest moet heel levendig zijn!” Gebruik tone of voice en lichaamstaal in gesprekken om meer geruststellend te zijn.
- Als je nog steeds niet zeker bent van het schema voor het feest, vraag dan uitgenodigde gasten om advies. Ze zullen enthousiaster zijn om te komen als ze betrokken zijn bij uw feest.
Stap 5. Wees voorbereid op de mogelijkheid dat u sommige ongenode mensen beledigt, maar ze horen het wanneer u anderen uitnodigt
Zorg ervoor dat alleen de genodigden het gesprek hierover horen.
Als dit gebeurt, vertel de mensen die je hebt uitgenodigd dat je maar een paar mensen kunt uitnodigen. Vraag hen daarom deze uitnodiging geheim te houden. Ze zullen zich beslist bevoorrecht voelen om in de speciale uitnodiging te worden opgenomen
Methode 5 van 6: Uitnodigingen verzenden via e-mail
Stap 1. Maak een e-uitnodiging
Er zijn veel online diensten waarmee u leuke en aantrekkelijke e-uitnodigingen kunt maken. Elektronische uitnodigingen zijn een leuke en gratis manier om gasten uit te nodigen. En houd je gasten geïnteresseerd!
- Elektronische uitnodigingen worden verzonden naar het gebruikelijke e-mailadres, alleen met foto's, geluid en soms een korte animatie. Elektronische uitnodigingen kunnen worden gebruikt voor semi-formele evenementen als ze goed zijn ontworpen.
- Als u liever een gewone e-mail verzendt, voeg dan indien nodig belangrijke informatie, aanvullende berichten en afbeeldingen toe. Lees voor meer informatie Hoe u een e-mail naar een vriend schrijft.
Stap 2. Bezoek een gratis site die uitnodigingen via e-mail aanbiedt
Evite, Socializr en MyPunchBowl zijn populaire keuzes. Kies degene die het beste past bij het thema en/of de sfeer van uw feest, en zorg ervoor dat u alle belangrijke details vermeldt!
Er zijn zoveel sites voor e-uitnodigingen. Als de ene niet bij je past, kies dan een andere
Stap 3. Voer belangrijke details in zoals locatie, datum, tijd enz
Schrijf mooi, desnoods handgeschreven. Maak uw uitnodigingen uniek en persoonlijk; hoeft niet altijd hetzelfde te zijn als de sjabloon. Hoe meer tijd je uittrekt om het te maken, hoe beter de resultaten.
Overweeg hoe laat het evenement eindigt, kledingvoorschrift, voedsellijst, enz. Alles waarvan u denkt dat het nuttig is voor gasten om een idee te krijgen van uw feest, is welkom
Stap 4. Voer de e-mailadressen van uw gasten in
Soms is het nodig om een komma te gebruiken tussen twee e-mailadressen. Sommige sites kunnen u op de hoogte stellen wanneer een bericht is gelezen en houden u op de hoogte; maak gebruik van deze faciliteit en kies deze faciliteit voordat u uitnodigingen verstuurt!
Stap 5. Bekijk de uitnodiging en verstuur deze via de site
De site zal de reactie van uw volledige gastenlijst observeren en helpen bij het vastleggen van bevestigingen. Natuurlijk moet je nog wel wat speciale berichten naar sommige mensen sturen! Soms kan e-mail vastlopen.
Methode 6 van 6: Uitnodigingen verzenden via sociale media
Stap 1. Kies de sociale media die je vrienden en kennissen het meest gebruiken
Gebruik de tools die sociale media bieden om evenementen te maken en uitnodigingen te sturen naar iedereen die je wilt uitnodigen.
Voor meer informatie hierover, zie Een evenement aanmaken op Facebook
Stap 2. Maak een lijst van alle belangrijke informatie
Voeg een foto of twee toe als je wilt. Hoe completer de informatie, hoe meer mensen een idee krijgen van de spanning van uw feest.
Wees creatief! Schrijft: "Hallo allemaal, kom vrijdag om 19.00 uur naar het feest!" zal hen niet interesseren
Stap 3. Als je kunt, begin dan met een gesprek in het gebeurtenispaneel
Beantwoord alle opmerkingen en vragen. Op die manier begin je een goede gastheer te zijn voordat het feest begint. Door gasten te betrekken bij het plannen van het feest, zullen ze het feest bijwonen en zich onderdeel voelen van het feest.
Stap 4. Let op het aantal uitgenodigde personen
Vaak lopen het aantal uitgenodigd via social media en het aantal aanwezigen sterk uiteen. Gebruik nooit het bedrag dat op sociale media wordt vermeld als referentie.
- Over het algemeen bevestigen slechts een paar mensen hun komst, maar er komen nogal wat mensen, vooral als de uitnodiging open is en gasten met vrienden komen.
- Over het algemeen geldt dat hoe meer mensen hun komst bevestigen, hoe groter de kans dat het een "sneeuwbaleffect" heeft voor uw feest, dat wil zeggen dat het groter zal zijn dan gepland.
Suggestie
- Controleer of gasten vrienden meenemen.
- Als u indruk wilt maken op gasten of een bevestiging van hun komst wilt krijgen, kunt u overwegen een klein cadeautje of aandenken naast de uitnodiging te plaatsen.
Waarschuwing
- E-mails, berichten en sms'en zijn eenvoudig door te sturen. Overweeg om "Niet om door te sturen" bovenaan en onderaan toe te voegen. Zo voorkom je dat je zonder eten, drinken en andere feestbenodigdheden komt te zitten.
- Als uw feest groot en zeer feestelijk is, overweeg dan om waardevolle spullen op een veilige plaats te bewaren en waardevolle of dure meubels te verplaatsen of te beschermen.
- Als je veel vrienden tegelijk uitnodigt op Facebook, kun je worden gemarkeerd als spammer
