Feedback is een van de belangrijkste aspecten die medewerkers en studenten kunnen helpen zichzelf te verbeteren. Feedback wordt niet alleen als belangrijk beschouwd, maar is ook een onmisbaar onderdeel in de meeste kantoren en klaslokalen. Dit is vooral te zien als u werknemers heeft of als u verantwoordelijk bent voor het onderwijzen van anderen. Feedback schrijven via e-mail wordt steeds belangrijker naarmate meer werknemers communiceren en op afstand werken. Als u de prestatiebegeleider van een werknemer bent, schrijf dan feedback over hun prestaties. Als je een leraar bent, schrijf dan feedback voor je leerlingen.
Stap
Methode 1 van 3: Feedback schrijven voor werknemers per e-mail
Stap 1. Vertel de reden waarom u de medewerker een e-mail (e-mail) stuurt
U kunt het hem vertellen in het onderwerp van de e-mail of in de hoofdtekst van de e-mail. Het is echter een goed idee om het in het onderwerp van de e-mail te zetten, zodat hij weet wat de e-mail gaat lezen.
Schrijf bijvoorbeeld "Feedback van projectvoorstellen - Geweldige start!" over het onderwerp van de e-mail
Stap 2. Begin de e-mail met een vriendelijke zin
Hiermee laat u medewerkers zien dat u vriendelijke, niet kritische, feedback geeft. Bovendien vergroot dit de kans dat e-maillezers constructieve feedback lezen en ontvangen.
Schrijf iets als: "Een fijne dag verder!"
Stap 3. Waardeer het werk dat de medewerker heeft gedaan
Gewoonlijk heeft de persoon die de feedback ontvangt een opdracht gedaan die u zeer goed zou beoordelen, dus complimenteer hem of haar aan het begin van de e-mail om hem te laten weten dat u zijn inspanningen op prijs stelt.
Je zou kunnen zeggen: “Bedankt dat je zo hard aan dit voorstel hebt gewerkt. Het voorstel is erg goed."
Stap 4. Geef medewerkers eerst positieve feedback
Positieve feedback zal harde kritiek zachter laten klinken. Wees eerlijk, maar vergeet hem ook niet te complimenteren. U moet zich concentreren op zijn huidige baan of op een eerder voltooide taak.
Zeg: "Dit voorstel is erg goed. Je hebt een zeer indrukwekkende doelstelling geschreven en ik zie ook dat er veel ontwikkeling is geweest in de gehanteerde methodiek.”
Stap 5. Noteer negatieve feedback als suggesties
In feite is het efficiënter om suggesties te schrijven over welke punten moeten worden vervangen, maar de lezer zal dit soort advies niet zo goed kunnen opvolgen. Uiteindelijk zou hij zich ontmoedigd kunnen voelen. Schrijf daarom feedback op vanuit jouw standpunt en hoe je deze zou veranderen als je het voorstel zou schrijven.
Je zou kunnen schrijven: 'Ik ga deel één verwisselen voor deel twee, en dan deel drie nog een keer uitleggen, zodat het budgetdeel daar ook kan worden geschreven. Bovendien kun je zeggen: "Ik ga de tweede alinea verwijderen, maar ik zal tot slot een beoordeling van het lopende project toevoegen"
Stap 6. Leg de gegeven negatieve feedback uit
Leg zo nodig uit wat het probleem is en waar het probleem zit. Als zijn kritiek een verandering in verwachtingen of richting betreft, laat het hem dan weten. Vermeld ook gedetailleerde redenen waarom er een wijziging in dat gedeelte zou moeten zijn.
- Zeg: "We voeren grote veranderingen door in het bedrijf, dus we moeten een gedetailleerder voorstel schrijven door het in verschillende delen uit te werken. Ik heb al een overzicht gegeven van welke onderdelen nog verder ontwikkeld moeten worden.
- Als je feedback wilt schrijven die betrekking heeft op de houding van de persoon, vergeet dan niet een concreet voorbeeld te geven van wat je bedoelt. Als u bijvoorbeeld kritiek wilt hebben op het dragen van ongepaste kleding bij het bijwonen van een vergadering met een klant, moet u een voorbeeld geven van een fout die hij of zij heeft gemaakt. Bijvoorbeeld: "De laatste keer dat we een klant zagen, droeg je teenslippers en daarvoor droeg je een t-shirt. Kleding als deze weerspiegelt niet de professionaliteit van het bedrijf dat we altijd laten zien.”
Stap 7. Geef hem suggesties over hoe hij kan verbeteren
Uw feedback zal nutteloos zijn als u hem geen uitweg biedt. Deze suggesties kunnen van alles zijn, van een specifieke lijst met inputs tot een algemene lijst met prestatiesuggesties.
- U kunt een voorbeeld geven zodat hij het probleem kan oplossen. Dit is een uitstekende optie als u een concrete suggestie in gedachten heeft. Zeg bijvoorbeeld 'Gebruik voor uw volgende presentatie neutrale kleuren en gebruik geen overgangen tussen dia's. Bovendien zijn er klanten die de vergadering bijwonen, dus gebruik ook geen bedrijfsjargon.”
- U kunt hem ook vragen welke oplossingen hij zou willen doen om het probleem op te lossen. Deze optie is een uitstekende manier om te gaan als u over een probleem wilt praten dat meerdere oplossingsopties kan hebben. Bijvoorbeeld: "Op welke manieren kunt u uw volgende presentatie verbeteren?" of "Welke wijzigingen wilt u aanbrengen in uw volgende presentatie?".
Stap 8. Herinner hem aan de mogelijke gevolgen
Sommige problemen op de werkplek kunnen de naam van het bedrijf schaden, dus werknemers moeten hiervan op de hoogte worden gesteld. In sommige situaties heeft het niet veel gevolgen als een werknemer een fout maakt. Er zijn echter ook momenten waarop u een klant bent kwijtgeraakt of niet in staat bent om effectieve service te verlenen vanwege een tekort aan medewerkers. Soms zijn er ook gevolgen voor werknemers als ze de situatie niet verbeteren. Breng uw medewerkers direct op de hoogte als er zich problemen voordoen.
- Laat hem bijvoorbeeld weten dat je bang bent dat de klant zal vertrekken vanwege een papierwerkfout.
- U kunt de werknemer ook vertellen dat hij of zij mogelijk niet wordt opgenomen in het volgende project als er geen verbetering is in zijn of haar vermogen om documenten te schrijven.
Stap 9. Beëindig de e-mail met een aanbod om de feedback te verduidelijken en toe te lichten
Dit is een goede manier om de e-mail te beëindigen en hem te laten zien dat je hem steunt. Bovendien zal hij zich hierdoor ook op zijn gemak voelen als hij om opheldering wil vragen over zaken die hij niet begrijpt.
Schrijf bijvoorbeeld een zin als: "Laat het me weten als je nog andere vragen hebt of opheldering nodig hebt over deze kwestie."
Methode 2 van 3: Feedback schrijven over beoordelingen
Stap 1. Definieer doelstellingen voor prestatiebeoordeling
Dit is de reden waarom er evaluatie is. De medewerker weet wat hij gaat lezen als hij weet welke doelstellingen je hebt en helpt je feedback voor hem vorm te geven.
- Richt u zich bijvoorbeeld op het verbeteren van de prestaties van medewerkers? Voert u een bedrijfsbrede assessment uit om te bepalen welke beroepsopleiding vereist is? Doe je driemaandelijkse beoordelingen?
- Informeer de medewerker over deze doelstelling wanneer u feedback voor hem of haar geeft. Je zou kunnen zeggen: “Het bedrijf is van plan om professionele trainingssessies te geven op basis van de behoeften van de werknemers. Daarom verzorg ik functioneringsgesprekken voor elke medewerker.
Stap 2. Bekijk de vorige feedback
Dit kan zowel op basis van eerder verstrekte beoordelingen als op informele feedback tijdens de evaluatieperiode. Controleer ook wat de medewerker heeft gedaan nadat de feedback is gegeven. Heeft hij het gebruikt om zichzelf te verbeteren? Komt feedback alleen het rechteroor binnen en verlaat het het linkeroor?
- Als hij wijzigingen aanbrengt op basis van eerdere feedback, neem dit punt dan op in een positieve recensie over hem.
- Als hij oude feedback negeert, bespreek dan eerdere problemen met hem en gebrek aan initiatief om suggesties op te volgen.
Stap 3. Beschrijf positieve feedback en voeg concrete voorbeelden toe
Start een feedbacksessie altijd door een positieve reactie achter te laten. Prijs de medewerker voor wat hij of zij goed heeft gedaan en geef specifieke opmerkingen over de prestaties. Wees eerlijk en probeer evenveel feedback te geven als het aantal negatieve opmerkingen dat je geeft.
- Geef een voorbeeld als: “Je toonde initiatief toen je je vrijwillig aanmeldde om een project te leiden. Daarnaast toon je ook goede leiderschapsvaardigheden bij het afstemmen met teamleden, het luisteren naar suggesties van anderen en het toewijzen van mensen aan hun respectieve taken.”
- Prijs de goede houding en de noodzaak om het voort te zetten.
Stap 4. Geef opbouwende kritiek en geef concrete voorbeelden
Concentreer u op de kritiek die de meeste voordelen kan opleveren voor het bedrijf of de beoogde werknemer. Informeer de medewerker welke gebieden hij moeilijk vindt en waarom dit een probleem voor hem is.
Geef concrete voorbeelden. Bijvoorbeeld: "In de laatste drie presentaties bent u vergeten uw geschatte budget en projectvertraging te presenteren" of "Het gemiddelde aantal projecten dat u afgelopen kwartaal hebt voltooid was 6, maar deze keer kunt u er slechts 2. Ik denk dat je prestaties onder het gemiddelde zijn”
Stap 5. Definieer prestatiedoelstellingen voor de volgende evaluatieperiode
Zo weten medewerkers op welke punten verbetering nodig is. Daarnaast begrijp je ook wat het bedrijf nodig heeft van zijn medewerkers. De werknemer zal deze feedback ook nuttiger vinden omdat hij op basis van de evaluatie weet wat het bedrijf van hem wil.
- Doelstellingen moeten kort en specifiek zijn. Bijvoorbeeld: "Werknemers moeten 4 artikelen per dag verkopen", "Werknemers moeten de communicatie met klanten verbeteren", of "Werknemers moeten leiderschapstraining volgen".
- Zorg ervoor dat u deze doelstellingen bij de volgende evaluatie realiseert, want dit is wat medewerkers verwachten.
Stap 6. Bied mogelijkheden voor training voor professionele ontwikkeling
Doe aanbevelingen op basis van de opbouwende kritiek die je hebt gegeven. Deze aanbevelingen kunnen gebaseerd zijn op bestaande bronnen zoals workshops, trainingen, interne trainingen of mentoring tussen medewerkers. Daarnaast kunt u ook gratis cursussen voorstellen die online beschikbaar zijn als u een tekort aan middelen heeft.
- Wees open als je een suggestie moet wijzigen nadat je met een medewerker hebt gesproken. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld vragen om een professionele training waar u nog nooit aan heeft gedacht.
- Houd rekening met de werkdoelen van de werknemer. Als uw medewerkers bijvoorbeeld willen doorgroeien naar managementfuncties, kunt u kiezen voor leiderschapstraining als professionele trainingsoptie. Als alternatief, als hij geïnteresseerd is in grafisch ontwerp, laat hem dan een cursus volgen zodat hij zijn vaardigheden voor uw bedrijf kan gebruiken.
Stap 7. Moedig de medewerker aan om de feedbacksessie af te ronden
Hoe briljant de prestatiebeoordeling van een werknemer ook is, niemand vindt het leuk om te horen wat hij of zij mist of wat verbeterd moet worden, dus beëindig de sessie door de werknemer aan te moedigen hem of haar meer op zijn gemak te stellen en minder ontmoedigd of overweldigd te voelen.
Zeg iets als: 'Het afgelopen kwartaal hadden we een aantal onvoorspelbare problemen, maar je hebt uitstekend werk geleverd door de werkdruk aan te passen. We houden van je werk en we kijken ernaar uit om meer van dit soort werk te zien in het huidige kwartaal.”
Stap 8. Moedig een reactie van de luisteraar aan
Dit antwoord kan mondeling zijn nadat u het met hem hebt besproken, of u kunt een feedbackformulier verstrekken om in te vullen. U krijgt een betere respons als werknemers de tijd krijgen om na te denken over hun functioneringsgesprekken en hun antwoorden te schrijven tijdens uw afwezigheid.
Vraag de persoon om feedback over de recensie die je voor hem hebt achtergelaten. Bijvoorbeeld: “Heeft u suggesties voor mij, wat ik moet verbeteren bij het geven van feedback? En “Was mijn feedback duidelijk en nuttig genoeg?”
Methode 3 van 3: Feedback geven aan studenten
Stap 1. Focus op leerprestaties van leerlingen
Het doel van het geven van feedback is om studenten te helpen leren. Geef dus positieve opmerkingen die hem ertoe aanzetten zijn inspanningen te verbeteren in plaats van zijn fouten te bekritiseren. Gebruik deze sessie om instructies te geven en niet om ze te bekritiseren.
U kunt schriftelijke feedback geven op opdrachten van studenten, waaronder schriftelijke opdrachten, presentaties en projecten
Stap 2. Geef feedback over de inhoud en het leveringsmechanisme van de opdracht
Beide zijn belangrijk voor de student omdat hij of zij moet weten hoe deze twee componenten verbeterd kunnen worden. Daarnaast zijn er veel studenten die op het ene gebied beter presteren dan op het andere. Een leerling kan bijvoorbeeld een briljant idee hebben met een goede idee-ontwikkeling, maar hij kan niet correct spellen, geen leestekens correct gebruiken en veel onvolledige en onnauwkeurige zinnen hebben.
- Als je feedback geeft voor een mondeling project of presentatie, zorg er dan voor dat je feedback geeft op elk onderdeel van de opdracht.
- Mondelinge presentaties hebben bijvoorbeeld feedback op inhoud en spreekvaardigheid in het openbaar nodig. Ondertussen hebben projecten feedback nodig op het gebied van inhoud, creativiteit en leveringsmethoden.
Stap 3. Geef specifieke positieve en negatieve feedback
Opmerkingen zoals "goed gedaan", "verbetering" of "verbetering" worden niet specifiek genoeg geacht; studenten weten niet welke onderdelen verbeterd moeten worden en welke goed genoeg zijn. Vertel de leerlingen welke gebieden verbetering behoeven en welke goed genoeg zijn.
- Schrijf iets als: 'De scriptie is duidelijk, goed geschreven en gebruikt het formaat dat we hebben bestudeerd. De openingszin moet echter worden gecorrigeerd omdat deze geen verband houdt met je scriptie”.
- Stel voor: "Uw idee is goed ontwikkeld, maar ik raad u aan extra sessies te nemen om uw gebruik van komma's te verbeteren en te oefenen met het schrijven van perfecte zinnen".
- Geef een combinatie van positieve opmerkingen en opbouwende kritiek.
Stap 4. Stel voor hoe u de vaardigheid kunt verbeteren in plaats van de fout te herstellen
U kunt enkele fouten markeren, maar bewerk niet te veel van het studentenwerk. Schrijf eventuele problemen op die je ziet in het werk van leerlingen, zoals overmatig gebruik van komma's. Stel daarna voor wat er verbeterd kan worden.
Bijvoorbeeld: 'Je hebt te veel komma's gebruikt in je essay. Controleer de regels voor het gebruik van komma's en het combineren van zinnen met komma's. Als je naar een extra sessie komt, kunnen we samen oefenen hoe je een goede alinea schrijft
Stap 5. Geef prioriteit aan uw volgende concept of opdracht
Door op deze manier prioriteiten te stellen, kunnen studenten zich concentreren op andere dingen die moeten worden bereikt. Afhankelijk van je werk kun je prioriteit geven aan je leerdoelen of behoeften van leerlingen.
Zeg: "Nu moet u zich concentreren op het gebruik van actieve zinnen en geen onvolledige zinnen gebruiken."
Stap 6. Beperk feedback tot één gebied of één vaardigheid als dit het grootste probleem is
Focus op de huidige leerdoelen of de behoeften van de studenten die je beoordeelt. Zorg ervoor dat de student weet dat je slechts enkele delen van zijn essay nakijkt, zodat hij er niet vanuit gaat dat de rest van het essay perfect is.
- Markeer de gebieden waarop uw feedback zal worden gericht.
- Geef voordat je het werk van leerlingen teruggeeft aan dat je alleen feedback geeft op bepaalde onderdelen van de opdracht.
- Je kunt studenten laten kiezen op welke vaardigheden of secties ze willen reageren.
Stap 7. Overweldig de leerlingen niet
Als er te veel fouten zijn, herstel ze dan niet allemaal in één feedbacksessie. Als je te veel reacties achterlaat in één sessie, kunnen studenten zich overweldigd voelen en uiteindelijk ontmoedigd raken. Dus, laat een opmerking achter over het gemakkelijkste en meest elementaire om te corrigeren.
- U kunt bijvoorbeeld beginnen met manieren om te voorkomen dat u onvolmaakte zinnen schrijft en woorden opzoekt in het woordenboek als hij niet weet hoe hij ze moet spellen.
- Daarnaast kun je je ook richten op de leerdoelen van de opdracht.
Stap 8. Motiveer leerlingen om te blijven leren
Beëindig de feedbacksessie met positieve woorden en moedig hem aan om te blijven proberen. Je kunt hem ook herinneren aan zijn prestaties in andere opdrachten, zodat hij nog harder zijn best zal blijven doen.
