Een geschreven toon die interesse in uw organisatie wekt, maakt uw e-mail met een donatieverzoek effectief. Het gebruik van e-mail als fondsenwervend medium wint aan populariteit omdat het relatief goedkoper is dan fysieke post en telefoon. Elektronische post maakt communicatie sneller. Er zijn verschillende stappen die u kunt nemen om een pakkende e-mail te maken waarop lezers reageren en u krijgt een grote donatieopbrengst.
Stap
Deel 1 van 3: Een e-mailstructuur opzetten
Stap 1. Maak een sterke kop
De kop is de eerste regel in een e-mail die als titel dient. Van alle verzonden e-mails werd slechts 15% van de e-mails geopend. Een pakkende kop zal de aandacht van die 15% van de mensen vasthouden en hen aanmoedigen om te blijven lezen. Op de meeste e-mailaccounts kunt u de eerste regel (kop) van de e-mail naast de onderwerpregel lezen. Die koppen moedigen mensen aan om je e-mails te openen en zorgen ervoor dat mensen blijven lezen
- Gebruik actieve werkwoorden en zelfstandige naamwoorden om de aandacht te trekken. Gebruik ook de vetgedrukte, gecentreerde en grotere lettergroottefuncties.
- Houd de kop kort, zodat het doel van uw e-mail vanaf het begin duidelijk is. Moedig lezers aan om te denken dat het lezen van deze e-mail nuttig, gepast en relevant zal zijn.
- Beantwoord de vraag van de lezer: Wat krijg ik?
- Onderwerpregels kunnen lezers uitnodigen om verschillende dingen te doen, zoals reageren op uw e-mail, hun aanwezigheid op een bepaald evenement vragen of een plaats of evenement in de lokale gemeenschap delen.
- Een voorbeeld van een goede kop is: “Riau tegen aardgaswet in de rechtbank”
Stap 2. Vertel het hele verhaal in de eerste alinea
Formuleer je doelen vanaf het begin. Laat de ontvanger niet de helft van uw e-mail lezen zonder te begrijpen wat het betekent. Ze kunnen uw e-mail weggooien zonder een donatie te doen. Schrijf duidelijk in deze paragraaf wat uw verzoek is en waarom u de e-mail verstuurt.
- Vraag om donaties in de eerste alinea. Als u rechtstreeks spreekt, moet u dit zorgvuldig vragen. Als u echter e-mail gebruikt, vraag er dan in de eerste plaats om. Maak dit verzoek gemakkelijk leesbaar door het vet of in een groter lettertype te schrijven.
- Vertel de lezer in uw verzoek wat u met hun geld gaat doen. Als je met een kleine donatie iets kunt doen, zeg dat dan. Als $ 5000 bijvoorbeeld 100 kinderen kan voeden, zeg dat dan. Als je het opschrijft, krijg je meer reacties dan als je schrijft dat je Rp. 15.000.000 nodig hebt om een hut te bouwen.
- Vertel de lezers dat ze het recht hebben om te weigeren. Statistieken tonen aan dat mensen eerder geven wanneer ze zich vrij voelen om te kiezen dan wanneer ze zich gedwongen voelen.
- Leg in de eerste alinea je missie uit en beschrijf je missie, zodat de lezer meteen weet waar het geld voor wordt gebruikt. Laat zien dat je niet alleen geld inzamelt.
Stap 3. Gebruik microcontent verstandig
Microcontent zijn de korte zinnen en ondertitels die e-mails sieren. Gebruik microcontent om uw belangrijkste punten te benadrukken, zodat lezers die gewend zijn aan skimmen het interessant zullen vinden om uw tekst te lezen.
- Microcontent omvat titels, ondertitels, onderwerpregels, links en knoppen.
- Gebruik actieve werkwoorden, beschrijvende bijwoorden en zelfstandige naamwoorden. Je doel is dat ze de hele tekst lezen.
- Een voorbeeld van een goede titel ziet er als volgt uit: "Doneer IDR 500.000 om de dolfijnen te redden"
- Maak de tekst vetter of groter zodat deze opvalt. Deze ondertitel verschijnt voor een alinea of bij het starten van een nieuwe sectie.
- Schrijf een eenvoudige ondertitel. Je kunt wel of geen ondertitels gebruiken, maar ze zijn handig als je titel te kort is. Gebruik dezelfde principes - kort, uitvoerbaar, gedurfd.
Stap 4. Schrijf een verhaal
Het schrijven van een verhaal in een e-mail zal de aandacht van meer lezers trekken. Schrijf het verhaal in de hoofdtekst van uw e-mail. Onthoud dat verhalen een begin, midden en einde hebben. Je kunt emotionele verhalen gebruiken om lezers aan te moedigen te doneren. Schrijf een waargebeurd verhaal over de resultaten van uw activiteiten.
Stap 5. Schrijf een korte alinea
Schrijf uw e-mail met korte, duidelijke alinea's. Lezers zullen moe worden van het ontvangen van veel e-mails. Door de lengte van je e-mail te beperken, val je op.
- Maak een of twee hoofdpunten.
- Houd uw e-mail beknopt, zelfs als u vaak moet bewerken en herzien
- Voeg geen geschiedenis toe van waarom u een donatie aanvraagt. De zin in de openingsparagraaf en je verhaal in de hoofdparagraaf zijn voldoende om je redenering uit te leggen.
Stap 6. Zorg voor links en knoppen, maar dwaal niet af van de boodschap
U wilt misschien honderden links opnemen, maar dit kan de lezers afleiden van uw hoofdboodschap, die om donaties vraagt. Een gemakkelijke manier om informatie te verstrekken zonder uzelf af te leiden, is door alle informatie op uw website op te nemen en slechts één link in de e-mail op te nemen, de link naar uw website. Als er bijvoorbeeld een onderzoek is dat uw bewering ondersteunt, neem dan geen link op naar een lang en complex onderzoek in de e-mail. Plaats de onderzoekslink op je website (en zorg ervoor dat de keuze om te doneren opvalt).
Stap 7. Voeg de afbeelding zorgvuldig toe
Misschien wilt u een of twee afbeeldingen toevoegen om uw punt te benadrukken, maar dit is niet nodig. In feite kunnen kleuren en afbeeldingen ervoor zorgen dat uw e-mails op spam lijken. Als u een afbeelding opneemt, plaats deze dan boven of onder aan de e-mail en gebruik deze alleen wanneer dit absoluut noodzakelijk is om uw punt te communiceren of sympathie te wekken.
- Een voorbeeld van een nuttige afbeelding is uw inzamelingsdoel dat donaties ontvangt, zoals een foto van een kind dat voor het eerst nieuwe kleding ontvangt.
- Als uitzondering kunt u uw logo op een onopvallende plaats invoegen, zoals de benedenhoek van een e-mail. Dit logo kan ervoor zorgen dat lezers uw organisatie herkennen.
Stap 8. Schrijf informatie over vervolgstappen/volgende stappen
Aan het einde van de e-mail vindt u informatie over de follow-up. Maak deze informatie prominent zodat lezers deze kunnen zien voordat ze de redenen lezen waarom ze zouden moeten doneren. Deze informatie vertelt de lezer waarom je de e-mail hebt verzonden. Schrijf duidelijk over hoe u een donatie kunt doen.
- Als een lezer de inhoud van uw e-mail niet begrijpt, zal hij deze waarschijnlijk weggooien.
- Zorg ervoor dat dit laatste "verzoek" opvalt en geef duidelijk aan waar je om vraagt. Wijd hier een alinea aan, met vetgedrukt of een groter lettertype of een ander lettertype. Schrijf een link of maak een knop met een andere kleur.
- Als de lezer op een bepaalde knop of link moet drukken of als de lezer een e-mail moet beantwoorden voor verdere instructies, zeg hem dan duidelijk: "Klik op deze knop om nu een aap te redden!" of "Druk op de antwoordknop en typ 'donatiegegevens' in de hoofdtekst van de e-mail."
- Het is makkelijker als de lezer meteen op de knop kan drukken. Je krijgt op deze manier ook meer donaties. Zorg dus voor een link of button naar jouw organisatie.
- Maak een website of online donatiepagina zodat lezers online kunnen doneren. Dit is tenslotte iets wat lezers verwachten van een donatie-e-mail.
Stap 9. Houd het kort
Als uw e-mail lang is, zal het moeilijk zijn voor lezers om het te lezen. Door korte alinea's en koppen te schrijven, is uw e-mail in één oogopslag gemakkelijk leesbaar voordat lezers besluiten door te lezen.
Deel 2 van 3: Lezers overwegen
Stap 1. Maak de toon van je schrijven nonchalanter dan een brief
Een brief van een organisatie aan een persoon klinkt vaak formeel en onpersoonlijk vanwege het gebruikte communicatiemiddel. E-mail heeft echter, net als blogs, een meer informele toon.
- Gebruik voornaamwoorden van de tweede persoon voor de lezer.
- Gebruik alledaagse uitdrukkingen om ervoor te zorgen dat de lezer zich dicht bij je voelt, zoals 'Hij werkt hard' of 'Zit niet stil.'
- Gebruik duidelijke, eerlijke en open taal wanneer u met lezers praat, zodat ze zich dicht bij u voelen en denken dat uw verzoek oprecht is.
Stap 2. Maak uw woorden gemakkelijk leesbaar
Gebruik een eenvoudig lettertype en een visuele uitstraling. Gebruik geen cursief - gebruik Serif-lettertypen en gebruik geen ander lettertype voor titels en tekst. Varieer de vetgedrukte of lettergrootte voor nadruk.
Uw e-mail moet vanuit taalkundig oogpunt gemakkelijk te begrijpen zijn - u kunt het beste taal gebruiken die middelbare scholieren kunnen begrijpen. Maak geen al te complexe e-mail. Uw schrijven moet duidelijk, foutloos (taalstructuur of spelling) en gemakkelijk te lezen zijn
Stap 3. Gebruik de service van een e-mailprovider
Als u er zeker van wilt zijn dat uw e-mails worden geopend of wilt bepalen wat voor soort mensen uw e-mails lezen, hoeft u niet te wachten om deze informatie samen met antwoorden of donaties te krijgen. Als u een service zoals MailChimp gebruikt, kunt u de metrische gegevens die door deze service worden gegenereerd, gebruiken om e-mails te maken die resoneren met uw doelgroep.
- U kunt metrische gegevens bekijken, zoals het aantal klikken, het aantal geopende e-mails en het aantal gelezen e-mails.
- Het aantal geopende e-mailgegevens helpt bij het bepalen van populaire onderwerpkoppen en verhoogt het aantal mensen dat uw e-mails leest.
- Een andere reden om gebruik te maken van de diensten van een e-mailprovider is dat u niet verdacht wordt van spammer. U zult ook veel tijd besteden aan het maken van een lijst met e-mailadressen, deze opsplitsen om aan het maximale aantal adressen te voldoen (de meeste e-mails hebben een maximale limiet van 50 ontvangers per e-mail), het beantwoorden van één e-mail per keer en het beheren van e-mails die zijn teruggestuurd omdat het adres niet langer actief was.
Stap 4. Zorg ervoor dat de mensen op de e-maillijst om je missie geven
Controleer uw e-maillijst regelmatig om er zeker van te zijn dat de mensen erop uw e-mails lezen, vooral mensen die hun interesse expliciet kenbaar maken. Uw metrische gegevensresultaten zullen beter zijn en u zult uw tijd efficiënter gebruiken.
Stap 5. Maak een gepersonaliseerde e-mail per segment
Gebruik verschillende tonen volgens de donorgroep. Als u bijvoorbeeld een groep mensen heeft die regelmatig op uw e-mails reageren, kunt u de e-mail op een persoonlijke toon sturen. Maak nog een lijst met de namen van mensen die uw e-mails normaal gesproken niet openen. Verstuur de e-mail op een minder nonchalante toon. Maak ook e-mails met een "verklarende" toon voor mensen die uw e-mail voor het eerst ontvangen.
Een e-mailserviceprovider helpt u uw e-mail te personaliseren door de naam van de lezer op te nemen, zoals 'Geachte heer Henry'
Stap 6. Voer de gegevens in die uw inzamelingsactie ondersteunen
Om ervoor te zorgen dat uw lezers zich betrokken voelen, verstrekt u gegevens over hoe uw geld wordt of zal worden gebruikt. Deze informatie kan worden geplaatst in de openingsparagraaf of in de sectie waar u lezersopvolging aanvraagt of in beide secties. Mensen geven eerder als ze weten dat hun geld voor een goed doel is gebruikt.
Stap 7. Zeg bedankt na ontvangst van de donatie
Vergeet niet een persoonlijk bedankje te sturen nadat je je donatie hebt ontvangen. Dit soort eenvoudige handeling kan in de toekomst herhaalde donaties garanderen. U dient deze begroeting zo snel mogelijk te verzenden; beschouw deze begroeting als een ontvangstbewijs van geld.
Als je elke maand een grote donatie ontvangt, maak dan een sjabloon die je kunt kopiëren, zodat je deze in je concept-e-mail kunt plakken en deze snel kunt aanpassen
Deel 3 van 3: Een e-mailadreslijst maken
Stap 1. Koop geen lijst met e-mailadressen
Het verkopen en kopen van een lijst met e-mailadressen van potentiële donateurs is een illegale activiteit volgens de regeringsverordening van de Republiek Indonesië Nummer 82 van 2012 betreffende de implementatie van elektronische systemen en transacties. Er zijn bedrijven die u e-maillijsten laten "huren" voor eenmalig gebruik, maar ze zijn erg duur. Duizenden e-mailadressen krijgen meestal weinig resultaat. U kunt uw geld beter aan iets anders besteden en een betere manier vinden om een lijst met e-mailadressen op te bouwen.
Stap 2. Verzamel namen en adressen op uw evenementen
Wanneer je non-profitorganisatie betrokken is bij een evenement, zorg er dan voor dat mensen hun e-mailadres op je e-maillijst kunnen zetten. Zorg ervoor dat op het registratiepapier duidelijk staat dat ze willen worden toegevoegd aan uw e-mailadreslijst.
Probeer een sweepstake of wedstrijd te houden om meer namen te krijgen. Organiseer tijdens een evenement een loterij of wedstrijd voor mensen die hun e-mailadres registreren
Stap 3. Gebruik sociale netwerken
Zorg ervoor dat uw non-profitorganisatie een sterk profiel heeft op sociale media - van Twitter tot Facebook tot Instagram. Het is gemakkelijk om mensen te bereiken via sociale media en als je interessant materiaal hebt, kunnen mensen je schrijven delen of je helpen om donaties te vragen. Vraag uw netwerk op sociale media om hun e-mailadressen te registreren, zodat ze geen belangrijke aankondigingen missen.
Stap 4. Maak het gemakkelijk om te registreren
Uw website moet bezoekers vertellen hoe ze hun e-mailadres kunnen registreren. De site hoeft niet flitsend te zijn, maar moet wel gemakkelijk te vinden en te gebruiken zijn.
Tips
- Lees oude brieven (papier en elektronisch) die zijn gebruikt voor fondsenwerving. Gebruik soortgelijke zinnen als u denkt dat de letters effectief zijn. Veel organisaties gebruiken oude brieven als voorbeeld om nieuwe brieven te maken.
- Gebruik uw logo om e-mails direct te herkennen. Lezers associëren organisaties of bedrijven vaak met hun logo.
- Gebruik de diensten van een e-mailprovider om boeiendere e-mails te maken en statistieken te genereren die de prestaties van uw e-mails in de toekomst zullen verbeteren. MailChimp is een goede keuze.
- Zorg ervoor dat uw e-mail een whitelabel heeft voordat u deze verzendt. Als je een online fondsenwervingsplatform gebruikt, zoals Fundraise.com, doet dit platform dit automatisch.
