Informatie is gemakkelijker te verkrijgen, te ordenen en te bewerken met behulp van formulieren. Formulieren zijn vooral handig als u veel gegevens uit een lijst moet invoeren of enquêteresultaten moet krijgen. Elk formulier heeft verschillende velden (vakken voor het invoeren van gegevens). Formulieren kunnen verschillende veldtypen hebben, zowel eenvoudig als complex. Met eenvoudige velden kunt u de gewenste gegevens typen. Complexe velden kunnen een "keuzelijst" zijn waarmee u uit verschillende opties in een lijst kunt kiezen, en een "draaiknop" waarmee u de waarden kunt kiezen die u wilt invoeren. Dit artikel helpt u bij het maken van formulieren met Excel of Google Formulieren, die onderdelen zijn van Google Docs (het online webgebaseerde tekstverwerkingsprogramma van Google).
Stap
Methode 1 van 3: Een gegevensinvoerformulier maken met Excel
Stap 1. Bepaal of het gegevensinvoerformulier het meest geschikt is voor uw behoeften
Formulieren voor gegevensinvoer worden gebruikt wanneer u eenvoudige tekstvakformulieren nodig hebt die elk een titel in de vorm van een label hebben. Met het gegevensinvoerformulier kunt u eenvoudig gegevens bekijken en invoeren zonder dat u van veld hoeft te wisselen, vooral wanneer niet alle velden op het beeldscherm kunnen worden weergegeven. Misschien is uw lijst met contactgegevens en klantorders bijvoorbeeld groter dan 10 kolommen. Het is gemakkelijker als u uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, besteldatum, besteltype, enzovoort invoert met het gegevensinvoerformulier in plaats van elke informatie in zijn eigen velden in te voeren.
Stap 2. Voeg de titel toe die wordt gebruikt in het gegevensinvoerformulier
Voer boven aan elke kolom een titel in die u in het gegevensinvoerformulier wilt gebruiken. Excel gebruikt deze koppen om velden te maken op formulieren voor gegevensinvoer.
- Als u bijvoorbeeld de kopjes "Naam, Adres, Telefoonnummer, E-mail, Bestellingsdatum en Bestellingstype" opgeeft in hun respectievelijke kolommen, beginnend van links naar rechts op het werkblad, zullen die titels in het dialoogvenster verschijnen (invoerformuliergegevens) in volgorde van boven naar beneden.
- Controleer voordat u doorgaat naar het volgende proces of er een knop Formulier in het gegevenslabel staat. Voeg anders een knop Formulier toe aan de werkbalk Snelle toegang. Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen en selecteer de optie Meer opdrachten. Wijzig populaire opdrachten in Alle opdrachten, scrol helemaal onderaan de lijst en klik op Formulier. Klik daarna op de knop Toevoegen gevolgd door de knop OK.
Stap 3. Open het gegevensinvoerformulier om gegevens in te voeren
Klik op alle cellen onder de kopjes en ga naar het label Gegevens. Zoek en klik op de knop Formulier. Excel geeft een dialoogvenster weer met elke kolomkop die eerder in het werkblad is ingevoerd in de vorm van een verticale veldlijst. Het dialoogvenster fungeert als een gegevensinvoerformulier.
- De knop Formulier bevindt zich op het label Gegevens of Snelle toegang op de werkbalk.
- Als u het werkblad waaraan u werkt een naam hebt gegeven, heeft het dialoogvenster (formulier voor gegevensinvoer) een titel. De tekst in de titel zal hetzelfde zijn als de naam van het werkpapier. Als het werkblad geen naam heeft, bevat de titel van het dialoogvenster (gegevensinvoerformulier) het woord 'Blad' gevolgd door het nummer van het werkblad.
Stap 4. Voer de gegevens voor de nieuwe rij in
Gebruik de TAB-toets om naar het volgende veld in het gegevensinvoerformulier te gaan. Druk op de RETURN-knop na het invoeren van gegevens in elk veld in het gegevensinvoerformulier. De ingevoerde gegevens worden toegevoegd als de volgende regel in de lijst op uw werkblad.
Stap 5. Klik op de knop Sluiten in het dialoogvenster (formulier voor gegevensinvoer) om de gegevensinvoer te beëindigen
Excel sluit het gegevensinvoerformulier. U hoeft niet op de RETURN-knop te drukken voor de laatste rij.
Methode 2 van 3: Een formulier maken met Google Documenten
Stap 1. Ga naar docs.google.com/forms
Google Formulieren is erg handig voor het plannen van evenementen, het maken van enquêtes of het snel en gemakkelijk verzamelen van informatie. Log in op uw Gmail-account voordat u doorgaat, als u dat nog niet heeft gedaan.
U kunt het formulier met anderen delen, zodat zij het formulier online kunnen invullen en alle antwoorden in een werkblad kunnen worden verzameld
Stap 2. Klik op het plusteken (+)
Google Formulieren opent een nieuw formulier. Er zijn twee hoofdlabels bovenaan het formulier: Vragen en Antwoorden.
Stap 3. Voeg vragen toe aan je formulier
U moet elke vraag opschrijven en aangeven welk type antwoord u wilt. Als dit de eerste keer is dat u een formulier maakt, maakt u gebruik van de knop Rondleiding maken om vertrouwd te raken met alle beschikbare opties. Op het formulier kunt u 9 verschillende soorten vragen invullen.
- gebruik maken van Kort antwoord (kort antwoord) als het gewenste antwoord uit slechts één of twee woorden bestaat
- gebruik maken van paragraaf (alinea) als het gewenste antwoord één zin of meer is. Uw vraag kan bijvoorbeeld zijn: "Wat zijn de voordelen van regelmatig sporten?"
- gebruik maken van meerkeuze (meerkeuze) als u één antwoord wilt uit meerdere gegeven opties. Bijvoorbeeld: "Van welke sport geniet je het meest?" Geef een lijst met sporten om uit te kiezen. Elke optie in de lijst verschijnt naast een kleine ronde knop op het formulier
- gebruik maken van Selectievakjes (selectievakje) als u meerdere antwoorden wilt uit de gegeven lijst met opties. Bijvoorbeeld: "Welke sport beoefen je?" Geef een lijst met sporten om uit te kiezen. Elke optie in de lijst verschijnt naast een kleine vierkante knop op het formulier.
- gebruik maken van Laten vallen (dropdown) als je een antwoord wilt als keuze uit het menu. Bijvoorbeeld: "In welk seizoen beoefent u gewoonlijk de meeste van uw favoriete sport?" geef een lijst met seizoenen. Er verschijnt een lijst op het formulier in de vorm van een vervolgkeuzelijst. Het eerste antwoord verschijnt in deze vervolgkeuzelijst.
- gebruik maken van Lineaire schaal (lineaire schaal) als u het antwoord wilt in de vorm van een beoordeling van de opties in de vorm van een numerieke schaal. Bijvoorbeeld: "Hoe geïnteresseerd bent u in de Indonesische competitie?" De vraagschaal verschijnt in de vorm in de vorm van cijfers 1-5. U kunt de schaal vergroten of verkleinen bij het maken van een vraag. De maximale schaal die kan worden gebruikt is 1 tot 10.
- gebruik maken van Meerkeuzeraster (meerkeuzeraster) wanneer u meerdere antwoorden op een vraag wilt. Bijvoorbeeld: "In welke maand beoefent u gewoonlijk de volgende sporten?" Voer de lijst met maanden in als rijen en de lijst met sporten als kolommen. De vraag "meerkeuzeraster" verschijnt als een raster met rijopties verticaal weergegeven en kolomopties horizontaal.
- gebruik maken van Datum als het gewenste antwoord een specifieke datum is.
- gebruik maken van Tijd als het gewenste antwoord een bepaalde tijd is.
Stap 4. Kies een methode voor het verzamelen van gegevens uit de formulierinvuller
Klik op het label Reacties om de beschikbare opties weer te geven. Kies Maak een nieuwe spreadsheet of Selecteer een bestaande spreadsheet.
- Als u een nieuw werkblad maakt, voert u een naam in voor het werkblad en klikt u op Maken. Google zal het nieuwe werkblad aan het formulier koppelen. Wanneer mensen het formulier invullen, voert Google de antwoorden op de vragen in het formulier in op het werkblad. Elk antwoord wordt weergegeven met een tijdstempel (timestamp).
- Als u een bestaand werkblad selecteert, kiest u een van de werkbladen die u hebt gemaakt. Google koppelt het bestaande werkblad aan het formulier. Houd er rekening mee dat deze methode ervoor zorgt dat Google bestaande werkbladen opnieuw formatteert. Vragen in het formulier verschijnen als kolomkoppen.
Methode 3 van 3: Uw eigen creatieve formulier maken met Excel
Stap 1. Bepaal of dit formuliertype het beste bij u past
Gebruik een aangepast formaat als u een formulier wilt met een aangepaste lay-out en bepaalde waardelimieten die andere mensen kunnen invullen. U kunt bijvoorbeeld gegevens verzamelen over een bepaalde sport en u wilt weten welke oefeningen u alleen kunt doen, de frequentie in een maand, het percentage vrije tijd dat u aan lichaamsbeweging besteedt en andere details.
-
Stap 2. Schakel het label Ontwikkelaar in
Het Developer-label bevindt zich rechts van het View-label. Met het label Ontwikkelaar kunt u de verschillende tools gebruiken die nodig zijn om uw eigen aangepaste formulieren te maken.
- Klik op de knop Microsoft Office gevolgd door de knop Excel-opties.
- Klik op het selectievakje met het label Toon ontwikkelaar in het lint.
- Klik op het label Ontwikkelaar om beschikbare tools te bekijken. Excel gebruikt speciale terminologie voor complexe velden, zoals keuzelijsten. Dit complexe veld wordt "controle" genoemd. U moet het pictogram Insert Controls gebruiken, dat een koffer met een hamer en een moersleutel weergeeft.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 12 Stap 3. Voer de hoofdtitel in die op het formulier zal worden gebruikt
Typ elke titel in zijn eigen cel. Als u bijvoorbeeld gegevens verzamelt over mensen van verschillende leeftijden in verschillende steden, voert u de kopjes Naam, Leeftijd, Stad in.
Geef de gewenste titellay-out op het formulier op bij het invoeren van de titel. Het is een goed idee om een of meer lege cellen onder of rechts van elke kop te laten staan. Zo is de afstand tussen elke titel en het veld voor het invoeren van gegevens niet te klein
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 13 Stap 4. Vul de gebruikte gegevens in het complexe (controle)veld op het formulier in
Typ elke gegevens in de cel. Als u bijvoorbeeld gegevens over sport verzamelt, voert u Honkbal, Voetbal, Hockey, Tennis, Golf in.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 14 Stap 5. Gebruik de INDEX-functie
De INDEX-functie kan waarden retourneren uit een opgegeven gegevensbereik. Voer de functie INDEX in de doelcel in om de selectie van een besturingselement weer te geven. Als A1 bijvoorbeeld opties bevat en C1:C5 gegevens bevat, voert u INDEX (C1:C5, A1, 0) in A1 in.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 15 Stap 6. Voeg de keuzelijst toe die u op het formulier wilt weergeven
Gebruik een keuzelijst als u de formuliergebruiker alleen bepaalde keuzes wilt geven. Als u bijvoorbeeld sportgerelateerde gegevens verzamelt, beperkt u de selectie tot Honkbal, Voetbal, Hockey, Tennis en Golf. Wie het formulier invult, kan maar uit een paar van deze sporten kiezen. Stel de locatie en waarde van elke keuzelijst in.
- Klik op Invoegen in het gedeelte Besturing. Klik vervolgens op de keuzelijst (Formulierbeheer) onder Formulierbeheer.
- Klik op de locatie op het werkblad waar u de linkerbovenhoek van de keuzelijst wilt weergeven en blader vervolgens naar de plaats waar u de rechterbenedenhoek van de keuzelijst wilt laten verschijnen.
- Klik op Eigenschappen in het gedeelte Besturingselementen. Voer in het venster Object opmaken het bereik in waar de gegevens zich bevinden (in dit voorbeeld C1:C5) en de cel die het resultaat oplevert (in dit voorbeeld A1).
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 16 Stap 7. Voeg alle combinatievakken toe die u op het formulier wilt weergeven
De combinatiebox is bijna hetzelfde als de keuzelijst. Dit vak combineert echter een tekstvak met een keuzelijst. Gebruik het combinatievak als u de gebruiker opties wilt geven om uit een beperkte lijst te kiezen of alternatieve antwoorden in te typen. Als u bijvoorbeeld sportgerelateerde gegevens verzamelt, voert u Honkbal, Voetbal, Hockey, Tennis en Golf in als opties. Voor een gebruiker die voetbal en andere sporten mag spelen, kan hij echter Voetbal en andere sporten in de lijst selecteren, of Voetbal selecteren en de naam van een andere sport invullen in het tekstvak dat deel uitmaakt van het combinatievak. Stel de locatie en waarde in voor elk combinatievak.
- Klik op Invoegen in het gedeelte Besturingselementen. Klik vervolgens op Keuzelijst met invoervak onder Formulierbesturingselementen.
- Klik op de locatie op het werkblad waar u de linkerbovenhoek van het combinatievak wilt laten verschijnen en sleep het naar de plaats waar u de rechterbenedenhoek van het combinatievak wilt laten verschijnen.
- Klik met de rechtermuisknop op het combinatievak en klik vervolgens op Besturingselement opmaken. Voer in het venster Opmaakbeheer het bereik in waarin uw gegevens zich bevinden (in dit voorbeeld C1:C5), de cel waarin het resultaat wordt weergegeven (in dit voorbeeld A1) en het nummer in het vak Vervolgkeuzelijsten. Het ingevoerde aantal bepaalt het aantal regels in het combinatievak voordat u naar beneden moet scrollen om de rest van de lijst te zien.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 17 Stap 8. Voeg alle afspeelknoppen toe die u op het formulier wilt laten verschijnen
De draaiknop verschijnt op het formulier als een symbool waarvan de bovenste helft een pijl is die naar boven wijst en de onderste helft een pijl die naar beneden wijst. Gebruik de draaiknop wanneer u wilt dat de gebruiker een nummer selecteert uit een reeks numerieke waarden, inclusief datum of tijd. Als u bijvoorbeeld sportgerelateerde gegevens verzamelt, wilt u misschien weten hoe vaak gebruikers een bepaalde sport in een maand spelen, maar wilt u alleen resultaten invoeren waarbij het totale antwoord meer dan 20 is. In dit geval kunt u instellen de maximale limiet van de afspeelknop tot 20. Wie Iedereen die het formulier invult, kan een waarde van 1 tot 20 selecteren met behulp van de pijlen omhoog en omlaag op de afspeelknop. Stel de locatie en waarde in voor elke afspeelknop.
- Klik op Invoegen in het gedeelte Besturingselementen. Klik daarna op de draaiknop onder Formulierbesturingselementen.
- Klik op de locatie op het werkblad waar de linkerbovenhoek van de draaiknop zal verschijnen en sleep tot waar de rechterbenedenhoek van de draaiknop zal verschijnen.
- Klik met de rechtermuisknop op de afspeelknop en klik op Format Control. Voer de getallen in de velden Waarde en Wijzigen in. Voer de cel in waarin het resultaat wordt weergegeven (in dit voorbeeld A1) in het veld Celkoppeling.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 18 Stap 9. Voeg indien nodig een schuifbalk toe aan het formulier
De schuifbalk ondersteunt een reeks waarden met behulp van schuifpijlen of schuifvakken. Gebruik de schuifbalk als u wilt dat de gebruiker een waarde selecteert uit een groot aantal waarden, zoals een percentage. Als u bijvoorbeeld sportgerelateerde gegevens verzamelt, wilt u misschien weten hoeveel procent van de vrije tijd van een gebruiker aan de door hem gekozen sport wordt besteed. In dit geval kunt u de schuifbalk gebruiken als een percentagebereik. Gebruikers die het formulier invullen, kunnen de schuifpijl of het schuifvak verplaatsen om het percentage te selecteren dat ze willen invoeren. Stel de plaats en waarde in voor elke schuifbalk.
- Klik op Invoegen in het gedeelte Besturingselementen. Klik vervolgens op de schuifbalk onder Formulierbesturingselementen.
- Klik op de locatie op het werkblad waar de linkerbovenhoek van de schuifbalk zal verschijnen en veeg helemaal naar waar de rechterbenedenhoek van de schuifbalk zal verschijnen.
- Klik met de rechtermuisknop op de schuifbalk en klik vervolgens op Opmaakbesturingselement. Voer een getal in de velden Waarde en Vervanging in. Voer de cel in waarin het resultaat wordt weergegeven (in dit voorbeeld A1) in het veld Celkoppeling.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 19 Stap 10. Schakel het ontwikkelaarlabel uit
Deze optie verwijdert de toegang tot regelapparatuur. Doe dit wanneer u klaar bent met het toevoegen van alle gewenste besturingselementen aan het formulier. Deze stap moet worden uitgevoerd zodat wanneer u het formulier naar gebruikers verzendt, ze alleen gegevens kunnen invoeren in complexe velden (besturingselementen) op het formulier. De gebruiker kan het gegevensbereik dat kan worden ingevoerd in complexe velden (controles) niet wijzigen.
- Klik op de knop Microsoft Office gevolgd door de knop Excel-opties.
- Klik op het selectievakje met het label Toon ontwikkelaar op het lint.
Maak een formulier in een spreadsheet Stap 20 Stap 11. Sla het formulier op als sjabloon
Klik op de Microsoft Office-knop gevolgd door de optie Opslaan als. Selecteer Excel-werkmap in de lijst die verschijnt. Selecteer Excel-sjabloon in het veld met de tekst Opslaan als type en klik op de knop Opslaan. Uw aangepaste formulier is klaar om naar de menigte te worden gestuurd om in te vullen.
