Met de Out of Office- of "Outdoors" -assistent in Microsoft Outlook kunt u automatische antwoorden instellen die worden verzonden naar mensen die contact met u opnemen terwijl u inactief of niet op kantoor bent. De afwezigheidsfunctie is alleen beschikbaar voor gebruikers van Microsoft Exchange-accounts. Zelfs thuisgebruikers zonder Exchange-account kunnen echter nog steeds "afwezigheids"-sjablonen maken en regels voor het programma maken, zodat Outlook automatisch antwoorden kan verzenden.
Stap
Methode 1 van 4: Outlook 2013 en 2010
Stap 1. Klik op het menu "Bestand" en selecteer vervolgens "Info" in het linkerzijbalkmenu
Stap 2. Selecteer "Automatische antwoorden (afwezig)"
Daarna wordt het dialoogvenster "Automatische antwoorden" geopend.
Als deze optie niet beschikbaar is, gebruikt u mogelijk een niet-Exchange-account. Volg de stappen die worden beschreven in de vierde methode in dit artikel om automatische antwoorden in te stellen voor niet-Exchange-accounts
Stap 3. Vink de optie "Automatische antwoorden verzenden" aan
Stap 4. Vink de optie “Alleen verzenden tijdens deze periode” aan en selecteer vervolgens de gewenste starttijd (“Starttijd”) en eindtijd (“Eindtijd”)
Als u bijvoorbeeld van plan bent om twee weken op vakantie te gaan, selecteert u de duur van uw vakantie.
Stap 5. Klik op het tabblad "Binnen mijn organisatie" en typ vervolgens een automatisch bericht dat wordt verzonden naar collega's (in hetzelfde kantoor of bedrijf) die contact met u willen opnemen
Stap 6. Klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" en schrijf vervolgens een automatisch bericht dat wordt verzonden naar mensen buiten uw organisatie of kantoor die contact met u willen opnemen
Schrijf bijvoorbeeld een bericht waarin u uitlegt dat u het druk hebt en geef de afzender van het bericht de opdracht om vragen te stellen en problemen te bespreken met andere contactpersonen op kantoor.
Stap 7. Klik op “OK”
Mensen die u een e-mail sturen wanneer u niet op kantoor bent, ontvangen een automatisch bericht dat u aanmaakt.
Methode 2 van 4: Outlook 2007
Stap 1. Klik op het menu "Extra" en selecteer vervolgens "Afwezigheidsassistent"
Het dialoogvenster "Afwezigheidsassistent" wordt geopend.
Als deze optie niet beschikbaar is, gebruikt u mogelijk een niet-Exchange-account. Volg de stappen die worden beschreven in de vierde methode in dit artikel om automatische antwoorden in te stellen voor niet-Exchange-accounts
Stap 2. Vink de optie "Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden" aan
Stap 3. Vink de optie “Alleen verzenden tijdens deze periode” aan en selecteer vervolgens de gewenste starttijd (“Starttijd”) en eindtijd (“Eindtijd”)
Als u bijvoorbeeld van plan bent een dag niet op kantoor te zijn, kiest u een geschikte datum (bijvoorbeeld uw verlofdatum of uw no-showdatum).
Stap 4. Klik op het tabblad "Binnen mijn organisatie" en typ vervolgens het automatische antwoord dat u wilt verzenden naar collega's (in hetzelfde kantoor of bedrijf) die contact met u willen opnemen
Leg bijvoorbeeld uit dat u een dag niet op kantoor bent en dat de manager tijdens uw afwezigheid verantwoordelijk is voor uw werk.
Stap 5. Klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" en typ vervolgens een automatisch bericht dat u wilt verzenden naar mensen buiten uw organisatie of kantoor die contact met u willen opnemen
Stap 6. Klik op "OK"
Mensen die u een e-mail sturen wanneer u niet op kantoor bent, ontvangen een automatisch bericht dat u aanmaakt.
Methode 3 van 4: Outlook 2003
Stap 1. Klik op het menu "Extra" en selecteer vervolgens "Afwezigheidsassistent"
Het dialoogvenster "Afwezigheidsassistent" wordt geopend.
Als deze optie niet beschikbaar is, gebruikt u mogelijk een niet-Exchange-account. Volg de stappen die worden beschreven in de vierde methode in dit artikel om automatische antwoorden in te stellen voor niet-Exchange-accounts
Stap 2. Vink de optie "Ik ben momenteel niet op kantoor" aan
Stap 3. Schrijf het bericht dat u automatisch wilt verzenden naar de mensen die contact met u opnemen in het veld "Slechts één keer automatisch beantwoorden aan elke afzender met de volgende tekst" op het scherm
Mensen die u e-mailen, krijgen automatisch antwoord totdat u weer aan het werk gaat.
Stap 4. Klik op "OK"
Alle partijen die via e-mail contact met u opnemen, ontvangen automatisch een "Out of Office"-bericht voor onbepaalde tijd, of totdat u de eerste stap in deze methode herhaalt en "Ik ben momenteel op kantoor" selecteert.
Methode 4 van 4: Niet-uitwisselingsaccount
Stap 1. Voer Microsoft Outlook uit op de pc
Stap 2. Klik op het menu "Home" en selecteer "Nieuwe e-mail"
Stap 3. Typ in de hoofdtekst van het bericht het antwoord dat u automatisch wilt sturen naar mensen die contact met u opnemen
Later wordt dit bericht gebruikt als uw 'afwezig'-sjabloon.
Stap 4. Klik op het menu "Bestand" en selecteer "Opslaan als"
Het dialoogvenster "Opslaan als" wordt daarna geopend.
Stap 5. Selecteer "Outlook-sjabloon" in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type"
Stap 6. Typ de naam van de berichtsjabloon en klik vervolgens op "Opslaan"
Deze sjabloon kan nu worden gebruikt wanneer u niet bereikbaar bent via e-mail op uw persoonlijke Outlook-account.
Stap 7. Klik op "Home", selecteer "Regels" en selecteer "Regels en waarschuwingen beheren"
Om ervoor te zorgen dat de sjabloon automatisch naar de afzenders van berichten wordt verzonden wanneer u geen contact hebt, moet u een regel maken die Outlook instrueert om automatisch te antwoorden op brieven die zijn ontvangen met behulp van de sjabloon.
Stap 8. Selecteer "Nieuwe regel" en selecteer vervolgens "Regels toepassen op berichten die ik ontvang" onder het gedeelte "Start met een lege regel"
Stap 9. Klik op "Volgende" en selecteer vervolgens nogmaals "Volgende" om een regel te maken
Stap 10. Vink de optie "beantwoorden met een specifiek sjabloon" aan onder "Wat wilt u met het bericht doen? ”.
Stap 11. Vink de optie "een specifieke sjabloon" aan onder het gedeelte "Bewerk de regelbeschrijving (klik op een onderstreepte waarde)"
Stap 12. Selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem" in het vervolgkeuzemenu "Zoeken in"
Stap 13. Selecteer een kant-en-klaar sjabloon om te gebruiken als een automatisch "afwezig" antwoord en selecteer vervolgens "Openen"
Stap 14. Klik op "Volgende" en voeg indien nodig uitzonderingen toe
U kunt bijvoorbeeld e-mail doorsturen van een bepaalde afzender naar een ander e-mailaccount.
Stap 15. Klik op "Volgende" en typ vervolgens de naam van de auto-reply-regel die is gemaakt
Stap 16. Klik op "Voltooien"
Iedereen die je een e-mail stuurt, krijgt een automatisch bericht van de sjabloon die je aanmaakt.
