Kostenanalyse is een van de vier soorten economische beoordeling (naast kosten-batenanalyse, kosteneffectiviteitsanalyse en kostenutiliteitsanalyse). Zoals de naam al aangeeft, richt kostenanalyse zich op de kosten van het implementeren van een programma, ongeacht het primaire resultaat. Kostenanalyse is een belangrijke eerste stap voordat een andere economische beoordeling wordt uitgevoerd om de geschiktheid of betrouwbaarheid van een project te bepalen.
Stap
Deel 1 van 3: Doelen en reikwijdte definiëren
Stap 1. Weet waarom een kostenanalyse nodig is
De reikwijdte van de kostenanalyse hangt van deze redenen af, dus voordat u de reikwijdte van de analyse overweegt, moet u ervoor zorgen dat de resultaten van de kostenanalyse uw hoofdvraag beantwoorden.
- Als u een kostenanalyse maakt om een begroting of toekomstplan voor te bereiden, ligt de scope meestal alleen op organisatieniveau.
- Aan de andere kant kan het voor een meer beperkt en specifiek doel, zoals het bepalen van de haalbaarheid en kosten van een bepaalde dienst, een meer enge kostenanalyse vereisen die alleen op bepaalde diensten is gericht.
Stap 2. Identificeer uw kostenanalysestandpunt
Naast waarom u een kostenanalyse nodig heeft, moet u ook weten "wiens" kosten moeten worden geanalyseerd. Dit bepaalt welke gegevens moeten worden verzameld en hoe deze moeten worden geclassificeerd.
- Misschien wilt u bijvoorbeeld de kosten berekenen van het aanbieden van een bepaalde dienst aan een klant. Als dat zo is, bekijk dan de kosten vanuit zijn oogpunt en overweeg het bedrag van de servicekosten die in rekening worden gebracht (of zullen worden gefactureerd), het transport naar de locatie en andere kosten.
- Als u alleen de kosten van een programma wilt weten, kijkt u over het algemeen naar bedrijfskosten. Mogelijk kijkt u ook naar alternatieve kosten, bijvoorbeeld of het aanbieden van het ene programma u ervan weerhoudt een ander programma aan te bieden.
Stap 3. Diversifieer de aangeboden programma's
De manier waarop u het programma beschrijft, bepaalt hoe de kostentoewijzing wordt geanalyseerd. Als de organisatie programma's draait die gemakkelijk te onderscheiden zijn, is de verdeling duidelijk te zien. Voor overlappende programma's of programma's die dezelfde bronnen delen, bepaalt u hoe u ze kunt scheiden.
- Overlappende programma's kunnen tot op zekere hoogte op één hoop worden gegooid, in plaats van afzonderlijk te worden beoordeeld. Kies de meest logische manier volgens de activiteiten van de organisatie en probeer zo efficiënt mogelijk te werken.
- Om te bepalen of programma's moeten worden uitgesplitst, kijkt u naar de services die elk programma biedt, de middelen die nodig zijn om de services te leveren en aan wie de services worden geleverd. Als 2 van de 3 van deze factoren hetzelfde zijn in de twee gerelateerde programma's, kun je ze combineren in een kostenanalyse.
Stap 4. Bepaal de periode die u wilt beoordelen
Hoe u kosten classificeert en berekent, hangt af van de periode waarvoor de kosten worden geanalyseerd, zoals lange termijn (enkele maanden of jaren) of korte termijn (enkele weken of slechts één keer).
- Als u bijvoorbeeld de haalbaarheid van een bepaalde service probeert te bepalen, moet u eerst bepalen hoeveel het zou kosten om die service te produceren. Je voert een kostenanalyse op lange termijn uit om te bepalen of de organisatie de kosten van de dienst kan betalen.
- Het is meestal beter om een tijdsperiode te kiezen waarin u nauwkeurige omzetgegevens krijgt, in plaats van alleen schattingen. Dit is handig als u kostenanalyse wilt gebruiken als basis voor verdere economische evaluatie.
Deel 2 van 3: Kosten classificeren
Stap 1. Bekijk indien mogelijk eerdere rapporten over kostenanalyse
Als de organisatie al een kostenanalyse heeft uitgevoerd, pas dan dezelfde of een vergelijkbare manier van kostenclassificatie toe. Op deze manier kunnen de twee rapporten worden vergeleken, waardoor ze in de loop van de tijd nuttiger worden.
Je zou ook kunnen kijken naar kostenanalyses die vergelijkbare organisaties doen of dezelfde diensten aanbieden
Stap 2. Maak een lijst van alle directe kosten van het programma dat wordt geëvalueerd
Directe kosten omvatten salarissen en voordelen voor teamleden, grondstoffen en benodigdheden, en alle benodigde meubels of apparatuur. Afhankelijk van het type programma of service die wordt aangeboden, kunt u ook contract-, licentie- of verzekeringskosten betalen.
- Directe kosten zijn kosten die specifiek worden gemaakt voor programma's of diensten die worden geëvalueerd in een kostenanalyse. Deze vergoeding wordt niet gedeeld met andere programma's.
- Overheadkosten, zoals nutsvoorzieningen (inclusief water en elektriciteit), kunnen directe kosten zijn als het programma of de dienst een eigen locatie heeft.
Stap 3. Indirecte kosten
Indirecte kosten omvatten algemene administratieve kosten of managementsalarissen en toelagen, faciliteiten, apparatuur en al het andere waar een ander programma of andere dienst aan bijdraagt. Wat als indirecte kosten wordt geclassificeerd, hangt af van hoe u de programma's of services van de organisatie scheidt.
Met name bij het berekenen van een apart programma of dienst moet u deze indirecte kosten toerekenen
Stap 4. Schik de kosten om het doel van de analyse weer te geven
Het kostenanalyserapport moet uiteindelijk nuttig zijn voor de organisatie. Kies in plaats van te vertrouwen op brede financiële categorieën, categorieën die de doelstellingen van de kostenanalyse nauwkeurig weerspiegelen.
Standaardcategorieën kunnen personeelskosten, bedrijfskosten en opstartkosten zijn. Geef binnen elke categorie aan welke kosten worden geclassificeerd als directe en indirecte kosten
Deel 3 van 3: Kosten berekenen
Stap 1. Verzamel financiële rapporten en informatie
Noteer voor elk type kosten dat in de analyse moet worden opgenomen, de gegevensbronnen die nodig zijn om de bijbehorende kosten te kunnen berekenen. Als u kosten wilt schatten, maakt u een lijst met rapporten die de benodigde informatie bevatten, zodat u betrouwbare schattingen kunt maken.
- Gebruik zoveel mogelijk informatie over werkelijke kosten. Dit verhoogt de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van uw kostenanalyse.
- Zoek voor schattingen naar betrouwbare bronnen die zo eng mogelijk kunnen worden toegepast. Als u bijvoorbeeld het loon moet schatten, gebruikt u het gemiddelde tarief voor werknemers binnen een stad in plaats van een nationaal tarief.
Stap 2. Tel de directe kosten van het programma bij elkaar op
Gebruik de verzamelde informatie om de uitgaven voor salarissen, apparatuur, grondstoffen en andere kosten die rechtstreeks verband houden met het beoordeelde programma bij elkaar op te tellen. Verleng deze kosten over de geanalyseerde tijdsperiode.
- Als je een lange termijn kostenanalyse maakt, bereken dan eerst de directe kosten op week- of maandbasis en breid deze dan uit.
- Wanneer u personeelskosten berekent, zorg er dan voor dat u de kosten (of waarde) opneemt van de voordelen die worden verstrekt aan werknemers die in het gerelateerde programma werken.
Stap 3. Wijs indirecte kosten toe aan het geanalyseerde programma
Om indirecte kosten toe te wijzen, bepaalt u hoe elke kosten over verschillende programma's kan worden verdeeld. Bereken daarna het aandeel van de kosten in gerelateerde programma's.
Stel dat u bijvoorbeeld het salaris van de HR-directeur toekent. Aangezien deze directeur verantwoordelijk is voor het programmapersoneel, ligt het voor de hand dat zijn salaris wordt verdeeld naar het aantal medewerkers in de staf. Als u in totaal 10 medewerkers heeft en er 2 zijn gedelegeerd aan het programma of de dienst die wordt beoordeeld, kunt u in een kostenanalyse 20 procent van het directeurssalaris toewijzen aan het programma
Stap 4. Bereken de afschrijving van het actief
Als de kapitaalgoederen van de organisatie, inclusief meubilair of uitrusting, moeten worden gebruikt om het programma uit te voeren of de dienst te verlenen die wordt geëvalueerd, moet de afschrijving van het actief worden opgenomen in de totale kosten voor het programma of de dienst.
Afschrijvingen berekenen kan lastig zijn. Als u geen ervaring heeft met het afschrijven van activa, raden wij u aan gebruik te maken van de diensten van een accountant
Stap 5. Houd rekening met verborgen kosten
Afhankelijk van de organisatie en het programma dat wordt geëvalueerd, kunnen er extra kosten zijn die niet op de begroting of financiële historie staan. Neem deze kostenramingen mee in de analyse, zodat de resultaten geloofwaardiger zijn.
- Als u bijvoorbeeld een programmakostenanalyse uitvoert voor een stichting, kunnen de verborgen kosten de geschatte waarde zijn van gewerkte vrijwilligersuren, gedoneerde grondstoffen of gedoneerde ruimte.
- Verborgen kosten kunnen ook alternatieve kosten omvatten. Het lanceren van een programma kan bijvoorbeeld van invloed zijn op het vermogen van een organisatie om andere programma's aan te bieden.
Stap 6. Trek conclusies op basis van je bevindingen
Ga terug naar uw doel om een kostenanalyse uit te voeren en bepaal de actie die moet worden ondernomen. U kunt ook prognoses of schattingen opnemen van toekomstige kosten in verband met het programma of de service.
- Uw kostenanalyse zal op zijn minst een reëel cijfer opleveren voor de kosten van het uitvoeren van een bepaald programma of bepaalde service.
- Uw kostenanalyse kan ook nieuwe vragen oproepen, wat aangeeft dat verdere analyse nodig is voordat een definitieve beslissing wordt genomen.
