Omdat het vaak wordt gebruikt voor persoonlijke en informele doeleinden, kan het schrijven van een formele e-mail ontmoedigend zijn. Als u echter een formele e-mail moet schrijven aan een leraar, baas, zakenpartner, overheidsinstantie of andere persoon die formaliteit nodig heeft, volgt u deze eenvoudige richtlijnen. Breng uw punt kort en duidelijk over en volg de regels voor schrijven, stijl en formele letterindeling. Controleer en corrigeer ten slotte uw e-mail voordat u deze verzendt.
Stap
Methode 1 van 3: E-mail formatteren
Stap 1. Gebruik een professioneel e-mailadres
Idealiter is het e-mailadres een variatie op uw echte naam, geen gebruikersnaam of bijnaam. Gebruik punten, streepjes of underscores, indien mogelijk zonder cijfers of andere letters.
Bijvoorbeeld [email protected] lijkt onprofessioneel. Ondertussen zou [email protected] geschikter zijn om te gebruiken
Stap 2. Gebruik een professioneel lettertype
Met de meeste e-mailservices kunt u tegenwoordig in verschillende lettertypen en teksten schrijven. Voor officiële e-mails is het echter het beste om officiële lettertypen zoals Times New Roman en Arial te gebruiken. Vermijd decoratieve lettertypen zoals Comic Sans of Old English. In aanvulling op:
- Schrijf uw e-mail in een gemakkelijk te lezen lettertype, zoals grootte 12.
- Vermijd speciale teksten zoals cursief, vet of veelkleurige lettertypen, tenzij dit past bij de inhoud en het doel van de e-mail.
- Schrijf de e-mail niet volledig in hoofdletters. Als je zo schrijft, lijkt het alsof je tegen de ontvanger schreeuwt.
Stap 3. Geef de e-mail een korte en precieze titel (onderwerp)
Gebruik een paar trefwoorden die betrekking hebben op de inhoud van de e-mail in de titel. Zo voorkom je dat de ontvanger je e-mail negeert. E-mails die zonder titel of met een obscure titel worden verzonden, lijken onbelangrijk voor de ontvanger.
- E-mailtitels zoals 'Snelle vragen', 'Contact met u opnemen' of 'Belangrijke zaken' zullen voor de ontvanger onduidelijk lijken.
- Ondertussen lijkt de e-mailtitel "Planning, gastenlijst, lunchuitnodiging en vergaderingsoverzicht voor 12 maart" te lang en bevat meerdere onderwerpen tegelijk.
- Aan de andere kant is de titel van de e-mail "Vergadering over roltrapschade op 12 maart" vrij kort en duidelijk. Deze titel kan de ontvanger een overzicht van het hoofdonderwerp geven, evenals een duidelijke datum.
Methode 2 van 3: Inhoud schrijven
Stap 1. Gebruik een passende begroeting
Begin een formele e-mail altijd met een begroeting. U kunt de naam van de ontvanger rechtstreeks schrijven (als u dat weet). Vul de naam van de ontvanger in met zijn titel of titel (Dhr., Ms., Dr., etc.). U kunt desgewenst ook "Geachte" voor de naam en titel van de ontvanger schrijven.
- Als u de naam van de ontvanger van de e-mail niet weet, schrijft u gewoon "Geachte heer/mevrouw" of "Aan geïnteresseerden".
- Gebruik geen "Hallo" of "Hallo" of andere informele begroetingen.
Stap 2. Stel jezelf voor in de eerste alinea (indien nodig)
Als je schrijft naar iemand met wie je nog nooit eerder contact hebt gehad, zoals een nieuwe klant, personeelsmanager of overheidsfunctionaris, stel jezelf dan voor en leg uit waarom je e-mailt. Schrijf dit op in de eerste of tweede zin van je e-mail.
Als u bijvoorbeeld een sollicitatie e-mailt, kunt u schrijven: "Mijn naam is Maria Isabella. Ik heb contact met u opgenomen om te solliciteren naar een baan als administratief medewerker die op de JobXYZ.com-website wordt geadverteerd."
Stap 3. Prioriteer de belangrijkste informatie
Nadat u uzelf heeft voorgesteld en uw belangrijkste doel voor het verzenden van de e-mail hebt aangegeven, kunt u doorgaan met de hoofdtekst van de e-mail. Zet de belangrijkste informatie helemaal bovenaan. Op die manier zult u de tijd van de ontvanger meer waarderen en het doel van de e-mail duidelijker maken.
Als u bijvoorbeeld een e-mail aan een overheidsfunctionaris schrijft, kunt u beginnen met: "Mijn naam is Maria Isabella. Ik heb uw e-mailadres van de officiële website van de Salatiga City Court. Ik stuur deze brief om mijn bezwaar tegen de kaartje dat ik op 29 februari 2015 heb ontvangen."
Stap 4. Kom direct ter zake van de brief
In een formele brief kunt u uw punt direct kenbaar maken. Small talk maakt de lezer alleen maar verward en moeilijk te begrijpen wat je nodig hebt of nodig hebt.
- Als je bijvoorbeeld een brief schrijft aan een professor op de campus, hoef je niet rond te lopen en dingen te schrijven als: "Ik ben Maria Isabella. Ken je mij? Scheikunde 221 is momenteel mijn favoriete vak omdat je het lesmateriaal is heel goed georganiseerd. Ik kan dus altijd volgen en weten wat er wordt getest. Wat het examen betreft, moet ik denken aan het komende examen."
- Aan de andere kant kan het schrijven van een e-mail als deze het misschien duidelijker maken: "Ik ben Maria Isabella. Ik studeer Scheikunde 221 en ik wilde je vertellen over een mogelijke botsing van examenroosters."
Stap 5. Schrijf een korte e-mail
Hoewel er geen specifieke lengtelimiet is, is het een goed idee om een e-mail net zo lang te maken als één laptop- of computerscherm.
Als je e-mail lang genoeg is, deel hem dan op in verschillende korte paragrafen. Laat een lege regel tussen elke alinea in plaats van deze ingesprongen te schrijven
Stap 6. Gebruik de officiële taal
Aangezien formele e-mails voor professionele doeleinden worden gemaakt, moet u een goede indruk maken. Gebruik volledige zinnen en beleefde zinnen. Vermijd het volgende:
- Jargon
- Onnodige afkortingen
- Gebruik van emoticons en emoji
- Respectloze woorden
- Grap
Stap 7. Gebruik een passende slotbegroeting
Net als bij het openen van begroetingen, zijn er verschillende opties voor het sluiten van begroetingen die in formele brieven kunnen worden gebruikt. Zorg ervoor dat u uw volledige naam en titel vermeldt, evenals eventuele andere titels (indien van toepassing). Voorbeelden van afsluitende begroetingen die kunnen worden gebruikt zijn:
- "Met vriendelijke groet,"
- "Met vriendelijke groet,"
- "Bedankt,"
- "De groeten,"
- "Jouw student,"
Methode 3 van 3: Voorbereiden om brieven te verzenden
Stap 1. Voeg de benodigde bijlagen toe
Als u een bijlage moet toevoegen, zorg er dan voor dat u deze in de hoofdtekst van de e-mail opneemt, zodat mensen die deze lezen deze kunnen zien. Probeer het aantal bijlagen en bestandsgroottes te beperken en gebruik veelvoorkomende en veelgebruikte bestandstypen.
Voeg bijvoorbeeld een bericht toe als 'Ik voeg een pdf-kopie van mijn curriculum vitae en portfolio bij'
Stap 2. Verbeter de inhoud, spelling en grammatica van de e-mail
Vertrouw niet alleen op e-maildiensten om uw spel- en grammaticafouten op te sporen. Lees uw e-mail hardop of laat iemand het controleren en repareren. Zo vind je makkelijk spelfouten en onduidelijke zinnen.
Stap 3. Zorg ervoor dat uw e-mail geen gevoelige informatie bevat
Onthoud altijd dat e-mail geen veilige manier van communiceren is. Houd er rekening mee dat e-mailservers kunnen worden gehackt, of dat de ontvanger opzettelijk of onopzettelijk informatie deelt die u niet wilt onthullen.
