Een rekening is een lijst met prijzen voor verkochte goederen of verleende diensten. Met Microsoft Word kunt u facturen maken met bestaande sjablonen of met uw eigen ontwerp. De onderstaande stappen begeleiden u bij het maken van facturen in Word 2003, 2007 en 2010.
Stap
Methode 1 van 1: Kant-en-klare sjablonen downloaden
Stap 1. Maak een nieuw document aan
Ook al is een kant-en-klaar sjabloon geen nieuw document, begin met factureren alsof u een nieuw document aan het maken bent.
- Selecteer in Word 2003 "Nieuw" in het menu Bestand.
- Klik in Word 2007 op de Office-knop in de linkerbovenhoek van het venster en selecteer vervolgens "Nieuw" in het menu Bestand.
- Klik in Word 2010 op het tabblad Bestand en selecteer vervolgens de optie Nieuw in de lijst met opties aan de linkerkant van het venster.
- Klik niet op de nieuwe werkbalk in Word 2003 of op de knop Nieuw in de werkbalk voor snelle toegang in Word 2007/2010. Met de knop kunt u alleen een nieuw document maken met de sjabloon Normal.dot of Normal.dotx. Gebruik deze methode als u een rekening wilt maken van een leeg document.
Stap 2. Zoek de gewenste sjabloon
- Selecteer in Word 2003 en 2007 Facturen in de optie "Beschikbare Office-sjablonen" aan de linkerkant van het taakvenster Nieuw document. Selecteer een sjabloontype uit de lijst in het middelste venster en selecteer vervolgens een van de factureringssjablonen die worden weergegeven.
- Selecteer in Word 2010 Facturen in het gedeelte Beschikbare Office-sjablonen van Office.com-sjablonen. Dubbelklik op de sjabloonmap die u wilt maken en selecteer een van de factureringssjablonen die worden weergegeven.
Stap 3. Download de sjabloon door op de knop "Download" in het midden van het scherm te klikken
Vervolgens kunt u de rekening wijzigen, met de informatie onderaan dit artikel. Sla de kosten op nadat u wijzigingen heeft aangebracht.
U hebt ook rechtstreeks toegang tot factureringssjablonen voor Word en Excel vanaf de Microsoft-website, op https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Zorg ervoor dat u de juiste factuur met uw versie van Word
Stap 4. Tweede manier:
Facturen maken van lege documenten
Stap 5. Maak de factuurkop
Noteer uw bedrijfsnaam en voeg de juiste "Facturering"-beschrijving toe. U kunt bijvoorbeeld "Aanbiedingen" vermelden als het document alleen als offerte dient en niet als factuur.
- U kunt de koptekst bovenaan de pagina opnemen of de koptekstfunctie van Word gebruiken. Als u de koptekstfunctie van Word gebruikt en voorspelt dat de rekening meer dan één blad zal bedragen, kunt u de optie Verschillende eerste pagina gebruiken om volledige kopteksten op de eerste pagina en samenvattingskoppen op volgende pagina's weer te geven.
- De bedrijfsnaam moet in hetzelfde lettertype staan als uw andere bedrijfsmaterialen.
- Het rekeningoverzicht moet zo groot zijn dat de ontvanger van het document het kan identificeren.
Stap 6. Schrijf de factuurdatum bovenaan het document, rechts van het factuuroverzicht
U hoeft echter geen datum op te nemen die zo groot is als de beschrijving.
Word heeft een automatische datumfunctie die de datum van vandaag voor u kan invoegen. Hoewel het erg handig is, moet u deze functie niet gebruiken voor facturen die elektronisch worden verzonden, omdat de datum steeds verandert wanneer het document wordt geopend. Hoewel de bewaardatum niet verandert, wordt bij facturering gekeken naar de datum op de factuur om te zien wanneer u bent betaald
Stap 7. Nummer de rekening
Dit nummer moet ook bovenaan de rekening verschijnen. Rekeningnummering maakt het voor u gemakkelijker om uw rekeningen bij te houden als u meerdere rekeningen open heeft staan. U kunt uw factuur op de volgende twee manieren nummeren:
- Niet-klantgerelateerde wereldwijde nummering. Zo kunt u alle facturatiedocumenten in één map opslaan.
- Speciale nummering voor elke klant. Gebruik deze nummering als u voor elke klant een aparte map wilt aanmaken. Misschien wilt u een deel van de naam van de klant in het factuurnummer opnemen, zoals "Swithin1".
Stap 8. Geef het adres van de afzender en ontvanger weer
Vermeld uw adres en naam, evenals het adres van de klant op de factuur.
Uw contactgegevens moeten de naam van het bedrijf, de naam van de begunstigde, het adres van de klant en, indien nodig, telefoon-, fax- en e-mailadres bevatten
Stap 9. Noteer de factuurgegevens
Met de tabelfunctie in Microsoft Word kunt u gemakkelijk rijen en kolommen maken voor factuurgegevens, zoals artikelhoeveelheid, artikel-/servicebeschrijving, eenheidsprijs/servicekosten en totale prijs voor het gekochte artikel.
Met de tabelfunctie in Word kunt u ook berekeningen uitvoeren. In plaats van handmatig de totale prijs van een gekocht artikel te berekenen, kunt u de hoeveelheid eenvoudig vermenigvuldigen met de prijs. Daarna kunt u alle subtotalen berekenen om de totale factuur te vinden
Stap 10. Schrijf de totale rekening aan de rechterkant van de rekening, net onder de prijs per stuk
U kunt de totale facturering vetgedrukt maken voor een betere weergave.
Als u omzetbelasting in rekening brengt, geeft u een subtotaal van alle goederen/diensten weer, noteert u de gefactureerde belasting en vermeldt u het belastingpercentage links van de belastingwaarde. Schrijf daarna de totale rekening eronder
Stap 11. Voeg betalingsregels toe
U kunt betalingsregels boven of onder aan de factuurgegevens weergeven. Een veelgebruikte betalingsregel is "betalen wanneer de rekening binnenkomt". "vervalt over 14 dagen", "vervalt over 30 dagen" of "vervalt over 60 dagen".
Misschien wilt u onderaan de rekening een memo toevoegen waarin wordt uitgelegd hoe u moet betalen, algemene informatie of een bedankje voor uw klant voor het gebruik van uw service
Stap 12. Sla de rekening op met een naam die gemakkelijk te begrijpen is en die het type rekening beschrijft
U kunt ook de bedrijfsnaam, het factuurnummer en de naam van de klant opnemen.
Tips
- Nadat u het factuurdocument heeft opgeslagen, kunt u het document als sjabloon gebruiken om nog een factuur aan te maken door bij het aanmaken van een nieuwe factuur de functie "Nieuw van bestaand" te gebruiken. U kunt facturen ook opslaan in een.dot- of.dotx-sjabloonformaat voor toekomstig gebruik.
- Een andere manier om facturen en andere informatie te bekijken, is door een Microsoft Excel-werkmap te maken en een link naar het bestand van de factuur in Word-formaat te plakken. Wanneer u de werkmap bijwerkt, klikt u met de rechtermuisknop op het geplakte werkblad en selecteert u "Koppeling bijwerken" om de wijzigingen te zien.
