Ongeacht uw leeftijd, of wat uw achtergrond en ervaring ook is, effectieve communicatie is een vaardigheid die u kunt leren. Over het algemeen waren de grote leiders aller tijden geweldige communicators en redenaars. In feite is communicatie een van de meest populaire majors op het niveau van het hoger onderwijs, en het vermogen om efficiënt te communiceren wordt algemeen erkend. Met een beetje zelfvertrouwen en een basiskennis van communicatie ben je in staat om binnen de kortste keren een mening te vormen.
Stap
Deel 1 van 5: De juiste omgeving creëren
Stap 1. Kies het juiste moment
Zoals de uitdrukking die we vaak horen: er is een plaats en tijd voor alles, evenals voor communicatie.
Vermijd 's nachts discussies over zware dingen. Weinig mensen praten graag over lastige onderwerpen zoals financiën of langetermijnplanning als ze moe zijn. Geef in plaats daarvan het bericht door of bespreek het 's ochtends of' s avonds wanneer mensen alerter, beschikbaarer en over het algemeen beter in staat zijn om duidelijk te reageren
Stap 2. Zorg voor een open en intiem gesprek
Kies de juiste plek die je de vrijheid geeft om openlijk te spreken, zodat het gesprek zich ontwikkelt en rijpt. Als je slecht nieuws moet brengen (zoals een overlijden of echtscheiding), doe dat dan niet in het openbaar, onder collega's of andere mensen. Respecteer mensen door op een meer besloten plek met hen te communiceren. Het kan ook meer ruimte bieden voor het ontwikkelen van dialoog, met begrip en betrokkenheid en ervoor zorgen dat het gesprek twee kanten op gaat.
Als je voor een groep mensen presenteert, controleer dan vooraf de akoestiek van de ruimte en probeer je stem duidelijk te oefenen. Gebruik indien nodig een microfoon om ervoor te zorgen dat het publiek je kan horen
Stap 3. Vermijd alle mogelijke afleiding
Schakel "alle" elektronica uit die het gesprek kan onderbreken. Als de telefoon overgaat, schakelt u deze uit bij de eerste keer overgaan, zet u de telefoon vervolgens volledig uit en gaat u verder met het gesprek. Laat je niet afleiden door externe afleiding. Ze kunnen zowel jou als je luisteraars irriteren en kunnen het gesprek effectief doden.
Verwijder afleidingen.
Deel 2 van 5: Structureer uw communicatie
Stap 1. Organiseer en verduidelijk ideeën in je hoofd
Dit moet worden gedaan "voordat" u ideeën probeert over te brengen. Als je een passie hebt voor een onderwerp, kunnen je ideeën in de war raken als je je tijdens de communicatie niet richt op een paar kernboodschappen. Deze kernboodschappen kunnen fungeren als ankers die focus en duidelijkheid geven over uw communicatie.
De vuistregel is om drie hoofdpunten te kiezen en je op alle drie te concentreren. Op die manier kun je, als het onderwerp van de baan raakt, terugkeren naar een van de drie punten zonder in de war te raken. Het opschrijven van die punten kan helpen
Stap 2. Wees zo duidelijk mogelijk
Leg uit wat je uit het gesprek hoopt te halen. Het doel kan bijvoorbeeld zijn om informatie te verstrekken, informatie te verkrijgen of actie te ondernemen. Als iedereen wist wat ze van deze communicatie verwachtten, zou alles veel vlotter verlopen.
Stap 3. Blijf gefocust op het onderwerp
Als je eenmaal je drie belangrijkste punten hebt gemaakt, zorg er dan voor dat al je berichten ze versterken. Als je over deze kwesties hebt nagedacht en ze hebt samengevat in enkele grote ideeën, zullen die belangrijke zinnen waarschijnlijk in je hoofd blijven hangen. Wees niet bang om het te gebruiken om uw boodschap te versterken. Zelfs de meest zelfverzekerde en bekende sprekers zullen hun sleutelzinnen keer op keer hergebruiken voor nadruk en versterking. Vergeet niet om de algemene boodschap duidelijk en direct te houden.
Stap 4. Bedank de luisteraar
Bedank de persoon of groep voor hun tijd en reactie. Welke uitkomst je ook krijgt van deze communicatie, zelfs als deze afwijkt van de jouwe, beëindig deze beleefd en respecteer alle input en de tijd van mensen.
Deel 3 van 5: Communiceren in spraak
Stap 1. Stel de luisteraar op zijn gemak
Dit kan voor aanvang van een discussie of presentatie. Bijvoorbeeld door een favoriete anekdote te vertellen. Dit kan luisteraars helpen u te identificeren als een van degenen met dezelfde dagelijkse problemen.
Stap 2. Articuleer jezelf
Het is belangrijk om de boodschap duidelijk en ondubbelzinnig over te brengen, zodat de boodschap duidelijk wordt ontvangen door elke luisteraar. Al je woorden worden onthouden omdat mensen meteen begrijpen wat je bedoelt. Hiervoor moet u uw woorden duidelijk overbrengen en taal gebruiken die eenvoudiger en minder gecompliceerd is.
Stap 3. Duidelijke uitspraak
Spreek op een stemniveau dat luid genoeg is zodat alle partijen het kunnen horen en niet te stil of teruggetrokken lijken. Spreek de kernzinnen goed uit om misverstanden te voorkomen. Als je gewend bent om te mompelen als je gespannen bent, probeer dan jezelf te oefenen om je boodschap in een spiegel uit te drukken. Soms is het beste moment om uw communicatiepunten te bespreken in een comfortabele omgeving. Dit kan helpen om de boodschap in je hoofd vorm te geven. Onthoud dat het oefenen en verbeteren van je uitspraak kan helpen om zelfvertrouwen op te bouwen.
Stap 4. Luister aandachtig en zorg ervoor dat uw gezichtsuitdrukkingen interesse weerspiegelen
Onthoud dat communicatie twee kanten op gaat, en als je praat, leer je niet. Door actief te luisteren kun je meten hoeveel van je bericht de luisteraar heeft bereikt en of het goed is ontvangen of verbeterd moet worden. Als je luisteraars verward lijken, vraag ze dan om in hun eigen taal te herhalen wat je hebt gezegd, zodat het hen kan helpen het te begrijpen. Het kan u ook helpen eventuele misverstanden op te sporen en te corrigeren.
Stap 5. Interessant geluid
Monotone geluiden zijn onaantrekkelijk voor het oor, dus goede communicators gebruiken toon om de communicatie te verbeteren. Norma Michael raadt je aan:
- Verhoog uw stem en zet uw volume hoger terwijl u van het ene onderwerp naar het andere gaat.
- Verhoog uw volume en vertraag de bezorging van berichten wanneer er een speciaal of afsluitend bericht is.
- Spreek snel, maar pauzeer om trefwoorden te benadrukken wanneer u om actie vraagt.
Deel 4 van 5: Communiceren met lichaamstaal
Stap 1. Leer mensen kennen
Natuurlijk ken je niet altijd iedereen in het publiek of zijn er nieuwe vrienden in de groep, maar ze knikken met je mee en kijken je vertrouwd aan. Dit betekent dat ze met u verbonden zijn. Beloon ze dus door ze te erkennen!
Stap 2. Zorg voor duidelijke en ondubbelzinnige lichaamstaal
Pas je gezichtsuitdrukking bewust aan. Probeer enthousiasme te uiten en empathie op te wekken bij uw luisteraars door zachte uitdrukkingen te gebruiken. Vermijd het gebruik van negatieve gezichtsuitdrukkingen zoals fronsen of opgetrokken wenkbrauwen. Of gezichtsuitdrukkingen al dan niet negatief zijn, hangt af van de context, met name de culturele context, dus het hangt af van de situatie waarin je je bevindt.
Identificeer snel onverwachte lichaamsstijlen die worden veroorzaakt door culturele verschillen, zoals gebalde vuisten, slungelig of stilstaan. Als je niet bekend bent met de cultuur, probeer dan te vragen naar communicatie-uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen 'voordat' je begint te praten met (of met) mensen waarvan je de culturele context niet kent
Stap 3. Oogcontact in communicatie
Oogcontact kan een goede relatie opbouwen en mensen ervan overtuigen dat je te vertrouwen bent en interesse toont. Tijdens een gesprek of presentatie is het belangrijk om de ander zo mogelijk in de ogen te kijken en gedurende een redelijke tijd contact te houden. Pas op dat je het niet overdrijft. Gebruik spaarzaam oogcontact, ongeveer 2-4 seconden per keer.
- Vergeet niet met het hele publiek te praten. Als je voor een panel spreekt, kijk dan het hele panel in de ogen. Iemand negeren kan hen beledigen, het kan je zaken kosten, afgewezen worden of welk succes je ook probeert te behalen.
- Als je voor een groot publiek spreekt, pauzeer dan even en maak oogcontact met een lid van het publiek voor een seconde of twee voordat je opnieuw begint. Dit kan ervoor zorgen dat de personen in het publiek zich gewaardeerd voelen.
- Realiseer je dat oogcontact in elke cultuur anders is. In sommige culturen wordt dit als verontrustend en ongepast beschouwd. Vraag het eerst of doe vooraf wat onderzoek.
Stap 4. Gebruik ademhaling en pauzes in je voordeel
Er is kracht in pauze. Simon Reynolds zegt dat pauzes luisteraars kunnen verleiden om te luisteren. Dit helpt je om je punt te benadrukken en geeft de luisteraar de tijd om te verwerken wat je zojuist hebt gezegd. Hierdoor kan uw communicatie er aantrekkelijker uitzien, uw spraak gemakkelijker verteren en comfortabeler zijn om te horen.
- Haal een paar keer diep adem om jezelf te kalmeren voordat je begint te communiceren.
- Wen eraan om diep en regelmatig te ademen tijdens het praten. Dit kan je stem stabiel en kalm houden en je meer ontspannen maken.
- Gebruik pauzes om even op adem te komen van wat je zegt.
Stap 5. Let op hoe je gebaren door mensen kunnen worden beoordeeld
Gebruik handbewegingen met zorg. Wees je bewust van wat je handen doen als je spreekt. Sommige handgebaren kunnen zeer effectief zijn om uw boodschap te onderstrepen (open gebaren), terwijl andere de luisteraar kunnen afleiden of aanstootgevend kunnen zijn, en zelfs de neiging kunnen hebben om het gesprek af te sluiten (gesloten gebaren). U kunt leren door te kijken naar de handbewegingen van andere sprekers en te zien hoe deze u als luisteraar beïnvloeden. Imiteer bewegingen die u effectief en interessant vindt. Onthoud dat de meest effectieve bewegingen natuurlijk, langzaam en empathisch zijn.
Stap 6. Controleer je andere lichaamskenmerken
Zorg ervoor dat uw ogen niet afdwalen, uw handen niet zenuwachtig lijken, of dat u geen repetitieve bewegingen maakt zoals wiegen, snel knipperen, wiebelen met uw voeten enzovoort. Kleine gebaren zoals deze verminderen de effectiviteit van uw bericht.
Vraag iemand om u op te nemen terwijl u spreekt en kijk hoe snel uw bericht wordt afgeleverd. Elke repetitieve beweging of onbewuste gewoonte wordt heel zichtbaar en grappig. Zodra u dergelijke gebaren vindt, is het gemakkelijker om de ongewenste lichaamstaal aan te passen en te controleren op herhaling
Deel 5 van 5: Effectieve communicatie in conflict
Stap 1. Ga op dezelfde hoogte staan
Stel jezelf niet hoger dan de persoon met wie je praat. Dit kan verschillende machtsniveaus creëren en kan conflicten zelfs naar een ander niveau tillen. Als ze zitten, ga dan bij ze zitten.
Stap 2. Luister naar de andere partij
Laat ze hun gevoelens uiten. Wacht tot je aan de beurt bent om te spreken, onderbreek ze niet.
Stap 3. Spreek op een kalm stemniveau
Schreeuw niet en maak geen beschuldigingen over de andere partij of hun acties.
Stap 4. Laat ze weten dat je naar hun punten luistert en hun kant begrijpt
Neem de tijd om uitspraken te doen als: "Als ik je goed begrijp, zeg je dat…"
Stap 5. Forceer het einde van het argument niet
Als iemand zich terugtrekt uit een ruzie of de kamer verlaat, volg hem dan niet. Laat ze dat doen en praten als ze rustiger zijn en klaar om te praten. #Probeer niet altijd het laatste woord te krijgen. Nogmaals, dit kan een conflict verergeren dat nooit zal eindigen. Soms moet je het eens zijn om het oneens te zijn en verder te gaan.
Stap 6. Gebruik 'ik'-berichten
Als je je zorgen uit, probeer dan zinnen te beginnen met 'ik' en duidelijk te zeggen hoe ze je kunnen laten 'voelen'. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen "je bent zo'n puinhoop en ik word er gek van", probeer dan "Ik heb het gevoel dat deze puinhoop problemen voor ons veroorzaakt. De chaos kwam in mijn hoofd en zorgde ervoor dat ik me beperkt voelde. Eerlijk gezegd stoort deze puinhoop me meer dan zou moeten."
Tips
- Wees voorzichtig met humor. Een beetje humor die je in de discussie laat glippen, kan heel effectief zijn, maar blijf niet hangen en verschuil je er niet achter om te verbergen wat moeilijk te zeggen is. Als je constant aan het giechelen en grappen bent, wordt je communicatie niet serieus genomen.
- Als je een presentatie geeft voor een groep of publiek, wees dan voorbereid om lastige vragen te stellen, zodat je op het goede spoor blijft en niet in de war raakt. Om altijd effectief te communiceren, raadt Michael Brown de 'gouden regel' aan voor het omgaan met moeilijke vragen in de context van een groep of publiek. Hij stelt voor dat u naar vragen en problemen luistert en deze herhaalt en namens alle aanwezigen spreekt. Deel uw antwoord met de menigte door uw ogen van de vraagsteller af te wenden en naar de hele groep of het publiek te kijken om samen de vraag te beantwoorden. Onderstreep dit gezamenlijke antwoord en zet het gesprek voort door van richting te veranderen.
- Niet zeuren of smeken. Dit zal geen respect of interesse wekken. Als je erg van streek bent, excuseer jezelf dan en ga terug naar de discussie als je gekalmeerd bent.
- Niet brabbelen. Dit kan ertoe leiden dat uw bericht verkeerd wordt begrepen of niet serieus wordt genomen.
- Kijk online voor enkele voorbeelden van geweldige sprekers in actie. Enquête enkele van de meest bekeken, bijvoorbeeld Ted Talks. Er zijn veel rolmodellen te zien in online video's. Zie ze als “uw persoonlijke communicatiecoach”!
